Lista di controllo per i dirigenti impegnati

Lista di controllo per i dirigenti impegnati
10 consigli per una migliore gestione del tempo, l'efficienza e l'organizzazione

da Mary Sigmann, Certified Professional Organizer ®

1. "Bookend" la giornata con la pianificazione e organizzazione.
Quando si inizia la giornata con un piano e un ufficio organizzato, si è in grado di colpire il suolo in esecuzione e realizzare molto di più. Ogni mattina, rivedere e rivedere la vostra lista "da fare". Alla fine della giornata raddrizzare il vostro spazio di lavoro e creare il vostro programma per il giorno seguente.
2. Concentrarsi sul compito a portata di mano.
E 'difficile fare più di un compito così alla volta. Metti la tua energia nel fare una cosa giusta e passare alla prossima cosa quando si è fatto. Se necessario, tenere un elenco aggiornato di ciò che deve essere fatto come nuovi compiti pop-up.
3. Mettere da parte un blocco di tempo ininterrotto durante la giornata.
Lasciate che ognuno si lavora con sapere che non sono disponibili per le telefonate, gli appuntamenti o domande e durante questo tempo. Usa il tuo tempo indisturbati per riorganizzare o per tenersi aggiornati sulle attività di solito non avete tempo per. Pagina 4. Prendi il controllo della tua email.
Eliminare messaggi di posta elettronica in maniera regolare, controllare la posta elettronica solo a intervalli prestabiliti, e tenere come poco in tua casella possibile. Se ti senti come si sta annegando nelle e-mail, mettere da parte un blocco di tempo solo per il compito di ottenere sotto controllo.
5. Sviluppare un "breve chiamata" forma mentis.
Cortesia è atteso in conversazione d'affari, ma si può ancora fare brevità vostra intenzione senza essere scortese. Sostituire: "Come stai?" con "Come posso aiutarla?" Domande aperte del tipo: "Come stai?" invitare le risposte lunghe.
6. Stabilire i limiti su quanto tempo si permetterà incontri per durare.
La chiave per un efficace (e breve) incontro è la preparazione. Far sapere a tutti in anticipo per quanto tempo l'incontro durerà, i temi che saranno affrontati, e le informazioni che ci si aspetta ogni persona di contribuire. Aderire al piano e scoraggiare depistaggio.
7. Fate una lista unica pagina del spesso chiamati numeri di telefono e post-it vicino al vostro telefono.
Richiede più tempo di quanto tu creda di cercare un numero sul computer o schedario. Sono i numeri che avete bisogno più spesso sulla punta delle dita di composizione. Pagina 8. Gruppo compiti simili per la massima efficienza.
Ritorno telefonate, email di risposta, scrivere note personali, e correndo per commissioni sono tutte le categorie di attività che si fanno più facilmente se raggruppate. Quando si effettua una telefonata è più facile tenere solo in movimento verso il basso nell'elenco.
9. Conservare in scatole-separati per le diverse categorie di carte
Prova separare i documenti in queste categorie:. Elementi che sono immediati e importanti; elementi che sono "in attesa" o in attesa; elementi che sono pronti per essere presentata, trasmessi a qualcun altro o recensito in un secondo momento. Tenere le scatole in-su una superficie vicino alla vostra scrivania.
10. Mantenete il vostro disordine-free scrivania.
Tenere la cucitrice, erogatore del nastro, penne extra e altre forniture in un cassetto, piuttosto che in cima alla vostra scrivania. Visualizzare foto, premi e soprammobili sulle pareti o scaffali, e riservare la parte superiore della scrivania per l'essenziale - il telefono, il computer e di oggi il lavoro di ufficio Hotel ..