Top Cinque punte per Correre Produttive & Riunioni efficaci

Sei mai stato in una riunione in cui vi è un ordine del giorno, ma non è seguito? O, dove si discute lo stesso problema più volte, con nessuna risoluzione? Se avete risposto sì, tu sei la maggioranza. Nel corso della mia carriera, mi sono seduto attraverso centinaia di incontri che sono stati improduttivi e una perdita di tempo. Tuttavia, con una corretta pianificazione ed esecuzione, è possibile ospitare un incontro ben gestito. Il seguente articolo fornisce alcuni suggerimenti per sviluppare e gestire riunioni efficaci:

1. Decidere perché si vuole avere un incontro. Qual è lo scopo della riunione? Cosa stai cercando di realizzare, indirizzo, o risolvere? Se è possibile gestire il problema da soli o con una seconda persona, poi un incontro non è necessario. Solo pianificare una riunione in cui è necessario l'input da un più ampio gruppo di persone o di avere un problema che deve essere discusso con un gruppo specifico di persone, come ad esempio la gestione /gruppo dirigente o un suo comitato esecutivo.

2. Se si stabilisce che un incontro è necessario, sviluppare e condividere un ordine del giorno con quelli che saranno presenti alla riunione almeno una settimana di anticipo. L'ordine del giorno dovrebbe precisare le materie da trattare, che tipo di risultato che ci si aspetta in relazione a ciascuna voce (ad esempio, hanno bisogno di input sufficienti per prendere una decisione, vogliono sviluppare un piano d'azione), il tempo assegnato a ciascun punto all'ordine del giorno, il inizio e fine dell'ora della riunione, e in che modo si terrà l'incontro (ad esempio, faccia a faccia, chiamata in teleconferenza). Distribuire l'ordine del giorno una settimana di anticipo darà i partecipanti alla riunione la possibilità di porre domande o richiedere ulteriori informazioni prima della riunione. Essa contribuirà inoltre ai partecipanti di essere preparati per la riunione, liberando tempo prezioso durante l'incontro reale per arrivare al cuore della questione.

3. La persona che gestisce la riunione (facilitatore) deve rispettare gli argomenti all'ordine del giorno. Se qualcuno solleva un problema che non è all'ordine del giorno o estranei ai punti all'ordine del giorno, metterlo in “ parcheggio &"; Il parcheggio serve a ricordare a discutere tale questione in un secondo momento, se questo è al termine della riunione o ad una prossima riunione.

4. Il facilitatore dovrebbe anche fare in modo che il tempo assegnato per ogni punto all'ordine del giorno è onorato. Due suggerimenti per ottenere questo risultato sono:

a. Stabilire una regola, in anticipo, che la gente non può ripetere ciò che un altro individuo ha già detto. Possono, tuttavia, offrire nuove idee o suggerimenti, oppure porre domande a fini di chiarimento.

b. Sollecitare input da ogni partecipante prima prima di consentire un individuo che ha già parlato di nuovo a parlare. In questo modo si sente tutti &'; s prospettiva, e impedisce agli individui verbose di monopolizzare la conversazione.

I suggerimenti di cui sopra devono muoversi l'ordine del giorno in avanti, assicurando che l'incontro si conclude nel momento indicato all'ordine del giorno.

5. Una volta che l'incontro si è concluso, distribuire i minuti in modo tempestivo, in genere entro una settimana dopo la riunione. I verbali dovrebbero ribadire argomenti all'ordine del giorno, quanto deciso, quali misure misure saranno prese, che è stato assegnato ad una specifica fase di azione, e quando i punti di azione devono essere completate. Il facilitatore o una persona designata devono seguire il passo con i partecipanti alla riunione per garantire aver completato i loro compiti nel concordato scadenze. Quando la gente agire, spingendo in avanti le cose, questo incoraggia le persone a partecipare alle riunioni future, in quanto possono vedere i progressi e il successo.

Seguendo i cinque suggerimenti di cui sopra, si dovrebbe essere in grado di eseguire le riunioni più efficienti ed efficace. Lo sviluppo di un programma specifico e la condivisione in anticipo, nel segno di ordine del giorno, fissare limiti di tempo per ogni punto dell'ordine del giorno, assicurando che l'ingresso di tutti è stato sollecitato, e follow-up per assicurarsi che tutti ha completato i loro incarichi in modo tempestivo può fare riunioni più produttivo e di successo. Quando le persone partecipano alle riunioni ben gestiti e vedono sono stati compiuti dei progressi, sono più propensi a partecipare e partecipare alle future riunioni

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