Come suono professionale al telefono

Nell'era delle tecnologie di Internet l'e-mail, social media e chiacchierata vita sono tutti modi per lo scambio di informazioni, ma strumento di comunicazione ancora al telefono è preferito, soprattutto quando si parla di conversazioni d'affari . Il modo in cui si risponde alle chiamate telefoniche riflette sulla vostra azienda o reparto e su come i vostri potenziali clienti faranno la impressione abeti su di voi. Ecco perché è una priorità assoluta per suonare professionale quando appendere, essere gentile e disponibile. La tua voce e il comportamento possono fare la differenza, in modo da prendere in considerazione queste cose quando appendere:

- Rispondi al telefono
Prova a rispondere al telefono ogni volta che si riceve una chiamata e rispondere prima del 4 ° anello. In un caso che avete qualche lavoro fuori dall'ufficio, che sarà in grado di rispondere, inoltrare le chiamate al cellulare o prendere in considerazione di assumere una segretaria, ma non lasciare mai i vostri potenziali clienti, clienti attuali e partner commerciali da appendere alla squilla il telefono senza una risposta. Tuttavia, è impossibile essere al telefono durante tutta la giornata, in modo da registrare un messaggio sulla vostra segreteria telefonica che fornisce informazioni su alcuni modi alternativi di collegamento con voi e quando sarebbe stato possibile richiamare. Restituire i richiami di chi lascia i loro nomi e numeri, non importa per telefono o e-mail, perché in questo modo si lascia l'impressione di organizzazione sicuro e affidabile

-. Identificarvi
Utilizzare voce accogliente e mettere un sorriso sul tuo viso. Anche se la persona non può vedere, si suonerà più gentile e cordiale. Non rispondere alle telefonate in modo semplice con "Ciao". Invece, identificare la persona per la quale si sta rispondendo e lui o lei dare un titolo, signor o la signora Dopo quella di indicare il vostro nome, cognome e la vostra posizione di lavoro. Lasciate che suona così: "l'ufficio del signor Miller, la sua segretaria Susan Jones al telefono Come posso aiutarti.?». Assicurarsi che la voce è calma e positivo

-. Parlare lentamente e chiaramente
Anche in ufficio è una grande confusione e tutti vogliono qualcosa da te nello stesso tempo, rispondere al telefono parlando lentamente e chiaramente . Se si parla rapidamente e la persona dall'altra parte non si capisce le tue parole, egli chiederà di ripetere e questo richiederà più tempo di una conversazione calma composta

-. Rimanere positivo e professionale
Usa linguaggio professionale. Di ': "Buongiorno." invece di "Ciao.", "Grazie per aver chiamato." no "Bye- ciao." e qualcosa di più come "Vuoi darmi un paio di secondi per controllare le informazioni?" invece di "Non lo so." Suono sempre positivo e gentile e lasciare il chiamante colpito dalla vostra conversazione e il comportamento

-. Presentare le informazioni
Ognuno sta chiamando con un motivo, quindi avranno bisogno di un po 'di informazioni su di voi. Aggiornare i fatti e dettagli, e cercare di rispondere pienamente e completo a tutte le domande. In un caso che non si è sicuri della corretta informazione, presentare le vostre scuse e controllare rapidamente. Mai dare informazioni errate o incomplete.

- Prendete messaggi
La persona da cui si sta rispondendo non ha sempre tempo per ricevere tutte le chiamate, in particolare nel caso in cui si può presentare il chiamante le informazioni e il sostegno necessari. Chiedere un elenco di importanti clienti e partner e un elenco black- con nomi di persone che il vostro superiore non è disponibile per. Con queste informazioni si sarà in grado di reagire correttamente dopo aver il nome del chiamante. Se il manager non è in grado di rispondere a una chiamata, al momento, servono le tue scuse al chiamante e offrirgli o lei a lasciare un messaggio. Un messaggio completo comprende le seguenti informazioni: nome e cognome del chiamante e l'azienda, la data e l'ora della chiamata, ogni altra informazione che il chiamante voi e le vostre risposte ha dato alle domande che lui o lei chiedeva. Ripetere il messaggio prima di appendere su per essere sicuri che tutto sia corretto e chiaro. Nel dare il supervisore dei messaggi di sinistra, di organizzare i più importanti in cima alla lista.

Procedete le telefonate come vostre faceplate incontri face to essere gentile, sorridente e cordiale, rispondendo con professionalità e cortesia. In questo modo si lascerà buona impressione ed è più probabile che il chiamante per ricordare l'esperienza piacevole che avevano, a parlare con voi al telefono. Questa è una preposizione di crescita del business attirare nuovi clienti e mantenere quelli abituali Hotel  .;