Organizzazione di riunioni efficaci

Ogni volta che vado a una funzione aziendale provo a compilare una "lezioni apprese" lista: quanto bene l'evento è stato organizzato, cosa si potrebbe fare meglio, quanto è buono l'ordine del giorno è stato e - soprattutto - come erano il pubblico Altoparlanti. Lo faccio con lo scopo di migliorare le mie organizzazione di eventi e di parlare in pubblico abilità come anche per aiutare gli altri. La recente conferenza di vendita ho partecipato ha provocato un riassunto in due parti.

Parte I. Essendo una parte dell'ordine del giorno.
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Se sei stato invitato a parlare ad un evento, affrontare il compito in modo professionale, non importa quanto bene un presentatore sei.

- Scopri che l'argomento è e quando si va in, che è davanti a voi e chi è dopo di te. Prendere in considerazione le note dopo o anche stare insieme con l'altoparlante che precede in anticipo per vedere se è possibile fare riferimento a quello che lui o lei dice nel proprio discorso per rendere il flusso di informazioni più regolare.

- Ricordate: se lo slot all'ordine del giorno è appena prima di un pasto, le persone stanno per essere impazienti. Se si va a destra dopo un pasto, le persone stanno per essere assonnato e dovranno essere ri-energizzato

-. Practice. Tempo se stessi e avere qualcuno ti ascolta, evein se la persona non sa nulla circa l'argomento. Gettare qualcosa insieme all'ultimo momento non è adviseable anche per i migliori oratori: si può avere tutti i punti verso il basso, ma ancora non so quanto tempo ci sarebbe voluto per coprire tutti. Non pratico significa che si potrebbe o finire con un po '"aria morta", perché non si ha abbastanza materiale, o di dover rimescolare e accartocciare l'ultima parte del suo intervento, perché avete troppo

. - Sappiamo che hai una storia da raccontare, sappiamo che è interessante e vogliamo sentire - è per questo che siete stati invitati a parlare. Tuttavia, se il racconto non riguardare l'argomento è stato chiesto di coprire e si ha solo dieci minuti per coprire l'intero soggetto, è storia dovrebbe prendere non più di due minuti. Sarete visti come un oratore straordinario se è possibile coprire la vostra storia in due minuti e fare una presentazione efficace del vostro argomento nel tempo rimanente. Non ti piacerebbe avere una reputazione di qualcuno che può cambiare la vita di un membro del pubblico in dieci minuti

-? Rimanere in tempo. Un buon discorso che è in tempo da un altoparlante per la prima volta è grande. Lo stesso da un noto speaker è ancora meglio - dimostra rispetto verso il pubblico e altri relatori meno noti, che implica un grado mirabile di cortesia e umiltà

Parte II.. Essendo un host.
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Quindi, il set è incredibile, le luci sono incredibili, il sistema audio è l'ultima e più grande, e si dispone di una straordinaria gamma di altoparlanti e soggetti. Questo significa che si può semplicemente sedersi e riposare sugli allori? Non ancora

-. Rispettate il vostro pubblico -. Iniziare e terminare in tempo

- Parlate con i vostri altoparlanti in anticipo, avere un'idea della loro capacità. Ricordate, qualcuno può essere un grande scrittore o un conversatore incredibile, ma un oratore pubblico mediocre

-. Se un diffusore è semplicemente male, diciamo così. Voi non state facendo un favore a nessuno, consentendo qualcuno che non può rimanere in tema, in tempo e nella mente del pubblico

-. Se un oratore è stato male in passato, è stato dato un feedback in tal senso e ancora non ha mostrato miglioramenti, non mettere lui /lei sul palco più. Periodo. Trovare qualcun altro per coprire tale argomento

-. Impiegare qualcuno per mantenere i vostri altoparlanti in tempo - ". 10 min" una persona in prima fila con un cronometro e una serie di grandi dimensioni, plackards audaci, " 5 min. "," 1 min. "," Il tempo è up! " Se si vuole essere ad alta tecnologia, avere due schermi di computer piatti scenografia destra ea sinistra del palco di fronte al diffusore e che mostra il tempo di conto alla rovescia

-. Specificare un codice di abbigliamento per entrambi gli altoparlanti e partecipanti. "Specifica" è una parola chiave qui. "Business casual" non taglia più, perché in un ambiente moderno può significare qualsiasi cosa, da pantaloncini e t-shirt a pantaloni cachi e camicie di golf. Dare loro un esempio. Se volete vedere oxford e pantaloni cachi button-down, messo per iscritto. Se volete vedere giacca e cravatta, dirlo nell'invito e /o l'annuncio per la riunione

-. Programmare le pause. Io non capisco voler interrompere il flusso della presentazione, però, è stato scientificamente dimostrato che le persone possono stare solo concentrato e attivamente assorbire le informazioni per circa un'ora alla volta. Le persone con vesciche piene tendono ad ascoltare ancora meno. Assicurarsi che non ci sono un sacco di bagni vicino alla sala conferenze, prevedere che informaiton nei vostri pacchetti agenda e lasciate che il vostro pubblico funzionare almeno ogni due ore.

- Essere una padrona sia per il pubblico e gli altoparlanti. Avere refrigeratori d'acqua creati intorno al perimetro della vostra sala conferenze - le persone tendono a diventare disidratati veramente veloce nelle moderne spazi-super con aria condizionata. Impostare un caffè e la stazione di tè con un paio di caffè lungo e urne di acqua calda per i diffusori backstage, soprattutto se si dispone di un lungo ordine del giorno che corre fino a tarda sera. La gente si ricorderà di aver preso cura di loro al vostro evento, e voglia di tornare e portare altri con loro. Non ti piacerebbe che Hotel  ?;