Esecuzione Riunioni significative

Come sapete, non c'è niente di più noioso di seduta attraverso un incontro che è inutile o sfocata. E &'; s una perdita di tempo comune. Le riunioni sono anche molto costoso in termini di tempo e di produttività. Quindi, se si e' re chiamati a eseguire una riunione, la prima domanda che dovrebbe porsi è, “ E 'questo incontro davvero necessario o posso compiere ciò che deve essere fatto in modo più efficiente e " ;? Se si dispone di un'alternativa migliore, usarlo. Oggi, con e-mail, fax, chiamate in conferenza, teleconferenza, e le reti di computer, si dispone di numerose opzioni. Ma se si &';. Abbia deciso che un incontro di persona è la scelta migliore, quindi pianificare in anticipo con cura

Prima di riunione, è necessario impostare obiettivi. Che cosa è che deve essere deciso? Qual è il miglior risultato possibile da questo incontro? Scrivete i vostri obiettivi così li avete a portata di mano.

Avete bisogno di una riunione o di una serie di incontri per realizzare le vostre intenzioni? Quale preparazione non partecipanti devono eseguire in anticipo? Avete bisogno di nominare un gruppo di lavoro di pre-riunione o ottenere determinati documenti o di avere i partecipanti e-mail idee o problemi all'ordine del giorno da risolvere? Storicamente, quanto produttivo hanno incontri con questo gruppo di stato? Quale incontro stile funziona meglio con questo gruppo?

Le riunioni sono destinate ad essere uno scambio di idee e /o informazioni. Ci sono generalmente cinque scopi per incontri: per informare, formare, ispirare, risolvere problemi, o risolvere i conflitti. Qual è lo scopo del vostro incontro? È realistico gestire multi-scopi di questo incontro?

In secondo luogo, prendere il tempo per analizzare i partecipanti. Considerate tutte le persone che dovrebbero partecipare a questo incontro e perché. Altri partecipanti fanno spesso per riunioni più lunghe, in modo da mantenere la vostra lista al minimo. Ma anche attenzione alle conseguenze di affacciata persone che dovrebbero essere lì. Esaminare un elenco del personale per assicurarsi di aver invitato tutte le persone chiave.

Se sono sconosciuti, seguire le linee guida di analisi pubblico per aiutare a preparare. Se i partecipanti sono persone che conosci, poi pensare a come interagiscono. C'è un fanfarone nel gruppo che sconvolge incontri con lunghi monologhi? Se è così, si sono incaricati di intervenire sul gruppo &'; s nome. Si tratta di un gruppo tranquillo? Poi, le attività di progettazione per convincere la gente interagire e lavorare insieme.

Si tratta di un gruppo che lavora bene insieme o ci sono purulenta conflitti che devono essere diffusa? Pensa ai tuoi partecipanti in dettaglio: i loro umori, le loro abitudini di lavoro, le loro capacità, le loro lamentele, le loro pressioni, le loro risorse, la loro diversità, ecc quindi pianificare un formato che garantisce che questo gruppo può raggiungere i suoi obiettivi.

Inoltre, riflettere attentamente sul dove e quando della riunione. E 'la posizione comoda per tutti? È la camera confortevole e privata? La stanza è deprimente o attraente? Sarebbe utile per la riunione di essere fuori ufficio? Avete il giusto equipaggiamento? Come &'; s l'illuminazione? Che ora del giorno è la cosa migliore per il gruppo? Sarebbero spuntini essere un bene?

In terzo luogo, è necessario redigere un ordine del giorno e distribuirlo ai partecipanti in anticipo e chiedere ulteriori suggerimenti. Come siete in carica, è necessario decidere quali elementi agenda misura il vostro periodo di tempo.

Pensare l'ordine degli argomenti all'ordine del giorno. Si consiglia di posizionare i punti all'ordine del giorno più facili prima così il gruppo sperimenta successo nella fase iniziale. Se si dispone di un sacco di punti all'ordine del giorno per coprire, è possibile notare un riparto tempo accanto a ogni voce. Un punto all'ordine del giorno critico è assegnazioni.

Al termine di un incontro di qualità, il presidente ha bisogno di elencare i risultati e le assegnazioni per ogni partecipante. Se puoi &'; t risolvere un problema nel corso della riunione, assegnare un gruppo di studio per delineare i problemi o interrogare i partecipanti. Chiaramente delineano quello che sono state fatte scelte e saranno prese le azioni che cosa e da chi. Discutere con il gruppo di tutte le estremità libere e allocare sia un altro tempo o una persona per la loro gestione. Ribadire conclusioni per assicurare un accordo e porre fine in tempo.

La gente rispetta un leader che è rispettoso delle loro pressioni di tempo e attivamente facilita l'ordine del giorno in modo che non ci sono risultati visibili. Distribuire un riassunto riunione scritta al gruppo entro quarantotto ore e follow-up con i gruppi di studio prima della prossima riunione per assicurarsi che essi sono preparati con le informazioni giuste. Grazie a questi strumenti, è possibile sfruttare le opportunità di crescita e di aumentare il valore alla vostra organizzazione
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