Produttività Coaching - Quattro suggerimenti per rendere riunioni più produttive

Abbiamo tutti esperienza troppi incontri nel nostro ambiente lavoro quotidiano. Avete mai sentito qualcuno lamentarsi che don &'; t hanno abbastanza incontri nella loro settimana? Certamente haven &'; t incontrato nessuno che desidera per più incontri o che i loro incontri potrebbe essere più lungo di quanto già sono. Se questo &'; s il caso, allora perché abbiamo così tante riunioni che girano molto più a lungo del necessario

Si tratta in realtà fino a una mancanza di concentrazione?. Quando la gente vede un progetto di venire o sentire il bisogno di coordinare gli sforzi, la loro prima risposta è quella di tenere una riunione. Ma quando partecipano alla riunione vi è una mancanza di una chiara direzione. Che è in carica? Come deve l'incontro andare? Quali risultati la riunione dovrebbe realizzare? Poiché la maggior parte incontri mancanza di messa a fuoco, vagano senza meta per il 95% del tempo assegnato, solo per vedere una folle corsa per i risultati negli ultimi 5% del tempo, che di solito fa sì che l'incontro per eseguire gli straordinari.

Qui ci sono alcuni semplici passi per aiutarvi a ottenere il meglio — non il peggiore — dalle vostre riunioni:

1. Ricorda: il tempo ha orrore del vuoto
Questo è vero soprattutto con le riunioni.. Se si pianifica una riunione per durare due ore, sarà quasi sempre prendere l'intero due ore. La prossima volta, cercare di tenere lo stesso incontro di due ore in 45 minuti. Causerà a tutti di essere molto più mirato fin dall'inizio.

2. Avere un ordine del giorno mirato
L'ordine del giorno dovrebbe rispondere a quattro domande fondamentali:.
* What – come in quello che è il risultato finale della riunione dovrebbe compiere
* Chi – come in che avranno l'opportunità di parlare
* Quanto tempo – come in quanto tempo dovrebbe ogni individuo può intervenire
* Quando – come quando dovrebbe essere l'incontro avvolto con il tempo sufficiente per la delega di azione?

3. Qualcuno deve facilitare.
Se non vi è alcun chiaro leader o manager, un partecipante alla riunione deve avere la responsabilità di mantenere l'ordine del giorno si spostano lungo. In realtà, anche se vi è un leader attuale organizzazione, può essere saggio di designare un altro partecipante come facilitatore —. Qualcuno che controlla l'orologio e si assicura che la riunione rimane sul tema

4. Ricordare partecipanti alla riunione di venire preparati.
Riunioni i partecipanti devono portare un elenco di attività o elementi da discutere all'interno di un gruppo. Ho i miei clienti istituito un gruppo di categoria per le attività che corrispondono a un particolare gruppo riunione. In questo modo, quando si fanno vedere nel corso della riunione, si può tirare su il loro elenco di attività ed essere preparati per gli elementi per discutere Hotel  .;