Il fare e non fare di incontri d'affari

Se correttamente pianificato ed eseguito, le riunioni possono essere un modo efficace per condividere informazioni o risolvere problemi. Quando le riunioni sono disorganizzati, in programma senza ragione, troppo spesso, o non abbastanza spesso, diventano uno spreco di tempo e di energia, e sono una frustrazione per tutti. Le riunioni possono essere uno strumento molto utile per la produttività di un'organizzazione. Il successo di una riunione dipende da come viene effettuata. Qui ci sono alcune cose da considerare, cosa fare e cosa non fare quando si pianifica e l'esecuzione di una riunione.

Non hai ancora un incontro, se non vi è alcun motivo per avere uno.

Fare un incontro se c'è un argomento da discutere.

Molte organizzazioni hanno incontri su base regolare (una volta a settimana, due volte al mese, ecc), che va bene se c'è qualcosa di cui parlare nel corso della riunione. Se una riunione è prevista, ma non ha un punto, finisce per perdere tempo, non solo durante l'incontro, ma nel tempo che ci vuole per tutti di preparare. Se si dispone di incontri programmati, e si sa che una settimana è particolarmente lento e non ci sarà nulla da discutere, annullare e riconvocare quando si dispone di un problema che ha bisogno di attenzione.

Non includere le persone che Non sono coinvolti nel tema.

Fare invitare coloro che hanno un prezioso contributo o hanno bisogno di essere coinvolti.

Fai attenzione su chi invitare alla riunione. Riesame della questione e coinvolgere tutti coloro che avranno importanti contributi per fare, o avrà bisogno di sapere su di esso in futuro. Se ci sono i partecipanti che non hanno alcun nesso con l'oggetto, si sta sprecando il loro tempo. Inoltre, se non siete attenti a chi si invitano, è possibile escludere le persone che possono avere bisogno di essere inclusi. Ci possono essere membri del personale che non può essere di lavoro su di esso al momento, ma potrebbe essere necessario per partecipare a capire in un secondo momento. Se si tratta di un nuovo progetto, si consiglia di invitare quelli con più informazioni. Ci possono essere persone che non sono direttamente associati al progetto, ma che sono più informati su di esso. In questo caso, possono fornire informazioni utili che altri non possono.

Non andare in impreparati.

fare avere un ordine del giorno da seguire e una struttura di base per la riunione.

Ogni incontro dovrebbe avere un piano di base. Hai bisogno di sapere ciò che deve essere affrontato e realizzato nel corso di un incontro, e come avete intenzione di andare a farlo. L'ordine del giorno ha bisogno di specificare che cosa dovrebbe essere presentato nel corso della riunione, e quando. La struttura dell'incontro è come è organizzato. Se questo è un incontro in cui tutti hanno bisogno di partecipare, di determinare il modo migliore per farlo (dare tempo per le domande, andare in giro la stanza per ogni persona per il feedback, ecc.); Se lo scopo della riunione è quello di brainstorming, pensare a come si desidera generare idee. Ogni incontro ha bisogno di un ordine del giorno e la struttura, ma come ogni viene utilizzato differirà in base alla riunione.

Non dare per scontato che qualcun altro verrà eseguito.

hanno un facilitatore.

Una volta un'agenda è impostato, ci deve essere qualcuno che garantisce che sia seguito. Una riunione può avere un piano, ma i partecipanti hanno i loro ordini del giorno, e un incontro può facilmente andare fuori pista quando nessuno sta attaccando al piano. Se non riesci a facilitare, trovare qualcuno che guardare l'orologio, seguire il programma, e tenere tutti in pista.

Non essere egoista con il tempo.

Non rispettare le altre pianificazioni.

Le riunioni sono efficaci se usati in modo responsabile. Pianificare abbastanza tempo per concentrarsi sulla questione a portata di mano, ma non usare il tempo egoisticamente. Altri membri del team hanno probabilmente altre questioni che sono altrettanto o forse più importante rispetto a quello attuale, e hanno bisogno di tempo per fare il proprio lavoro. Inoltre, quando le riunioni sono troppo lunghi, i partecipanti perdono interesse. Se diventa chiaro che non si ha abbastanza tempo per risolvere la questione nel corso della riunione, programmare un altro. La pausa tra le riunioni permetterà ai partecipanti di tornare riposati e aperto a nuove informazioni.

Non proprio l'incontro.

Do dare la possibilità per l'ingresso e la discussione nel tempo assegnato.

Il tema della riunione non è l'unico scopo. Lo scopo è quello di condividere queste informazioni. Questo non sarà realizzato se una persona sta facendo tutto il parlare. Consenti sempre tempo per il feedback, domande, e la discussione. Se non si dispone di questi elementi, l'incontro diventa una lezione.

Gli incontri più produttivi sono quelli che hanno la più pensiero messo in loro. L'argomento, i partecipanti, e la struttura sono tutti i componenti essenziali. Con la giusta attenzione e la pianificazione, è possibile ottenere il massimo dal vostro incontro, ei membri del personale che frequentano Hotel  .;