Organizza il tuo Business

Il compito di depositare lavoro di ufficio è spesso il più odiato ed evitato in qualsiasi ufficio. Lo stesso vale per la nostra casella di posta elettronica! La buona notizia è che non è così difficile come molti pensano di stabilire e mantenere il vostro deposito quando si dispone di un sistema.

Se si inizia la giornata seduti alla scrivania ingombra o una casella di posta piena di mail senza risposta, lei stesso impostato per un maggiore livello di stress e mancanza di produttività a partire dall'inizio della giornata. Per la maggior parte delle persone (noi compresi), le nostre vite personali sono già riempiti con abbastanza lo stress; aggiungendo che non ci motiva a darsi da fare sulla nostra lista di cose da fare. Si meritano di iniziare la giornata riposati e fiducioso in modo da poter essere produttivi e fare progressi sul completamento vostri compiti

Un lavoro &mdash organizzata;. Sia fisici che virtuali — vi darà la fiducia e un senso di empowerment, mentre un ingombra scrivania o casella di posta può farti sentire letargico e confusi e si zap la vostra energia creativa!

Così ora ci si chiede come un mucchio di carta disordinato può causare stress. La risposta più semplice non è solo procrastinazione; questi pezzi di carta e senza risposta e-mail sono in realtà differiti decisioni. Ogni pezzo di carta o e-mail nello stack è un promemoria di qualcosa che hai bisogno di sostenere, che inevitabilmente si sottolineare ogni volta che vedete. Se non fai niente, poi quel piccolo monticello di carta &';. Ve creare crescerà in montagne di stress, lasciando ti senti sopraffatto e incerto dove cominciare

Con un impegno per superare questa situazione, è necessario sapere da dove cominciare e su cosa lavorare. Il primo passo è quello di capire quanto sia semplice può essere. Lo sapevate che ci sono solo tre tipi di file di cui avete bisogno? Un sistema di classificazione efficace ha solo tre tipi di file: azione, di riferimento e di archiviazione. Diamo &';! S un'occhiata a tre tipi, e ricordare questi sono applicabili alla vostra casella di posta troppo

Azione Files

Il file dell'azione è tutto ciò che riguarda i progetti su cui si sta lavorando, quali sono i file che si accede frequentemente. Assicurarsi che questi file sono vicino al vostro ufficio e si ha facile accesso per riferirsi a loro in modo da poterli presentare di nuovo dopo che sono stati usati. Molti di noi salvare questi tipi di file elettronici sul nostro desktop a causa della paura della perdita; ma una volta che li mettono in atto un sistema organizzativo, si può lasciare andare la paura!

Per quanto riguarda la posta elettronica, i file delle azioni possono essere contrassegnati o contrassegnati con la data di completamento appropriato come la data di scadenza. Inoltre, è possibile impostare il promemoria per l'azione di un tempo in anticipo quando si è in grado di completare l'attività in un tempo ragionevole, senza perdere la data di scadenza.

File di riferimento

Riferimenti file non sono accessibili tutte le volte che i file delle azioni, ma sono ancora file importanti a cui bisogna aggrapparsi. Questi tipi di file non devono necessariamente essere in ufficio, ma non dovrebbe essere troppo lontano per un facile accesso.

La tua casella di posta elettronica può essere impostato in sottocartelle etichettati con facili da riconoscere o nomi di riferimento consentendo di "file" le e-mail che si desidera avere a disposizione per riferimenti futuri.

File di archivio

I file archiviati sono file che non sono necessari con una certa regolarità (o anche a tutti ). Questi file possono essere memorizzati in una zona di stoccaggio o di qualsiasi altro luogo dove saranno al sicuro.

La maggior parte delle applicazioni software di posta elettronica sono dotati di una funzione di auto-archiviazione. Hai solo bisogno di assicurarsi di abilitare e applicare le impostazioni corrette per la vostra situazione specifica.

Tutti e tre i tipi di file sono importanti per voi e il vostro ufficio a rimanere organizzato e sulla cima di compiti da completare. Ma per quanto riguarda la condivisione delle informazioni con altri individui? Con oggi &'; s tecnologia abbiamo la possibilità di condividere file elettronici e file fisici piuttosto facilmente. Una delle più recenti funzionalità di supporto organizzativo tecnologiche più è la condivisione di file nuvola. I benefici, ovviamente, sono numerosi. L'investimento dipende dalle esigenze specifiche della persona o organizzazione che vogliono implementare l'uso di un sistema di condivisione dei file nuvola; e sì, ci sono anche alcuni "contro" per quanto riguarda la condivisione di file elettronici.

Per il vostro business, è necessario considerare davvero quanto valore un sistema di archiviazione condivisa porterà e come aumenterà la vostra efficacia come così come la vostra efficienza. Il file sharing nube non è poi così diversa dalla libreria risorsa aziendale fisico. Il valore che porta dipenderà da quanto impegno e di pensiero che mettete nel setup e il layout originale. Pensate: da quanto tempo avete sprecato alla ricerca di file specifici o materiale azienda? E 'facile immaginare quanto più produttivo tutti i membri del vostro team potrebbe essere se potessero rapidamente e accedere ai file di cui hanno bisogno facilmente. Questo è uno di quei momenti in cui l'investimento iniziale di tempo e risorse è necessario che il sistema o strumento organizzativo per essere veramente vantaggioso. Ricorda "Non riuscendo a Plan prevede di fallire", e non è mai più vero che in questo caso

Inoltre, un business troverà che il lavoro di squadra è rafforzata quando le risorse sono facilmente condivisi tra tutti i membri del team; e quando il lavoro di squadra migliora, così fa anche l'uscita di tutta la squadra —., che si traduce con un aumento di efficacia e una linea di fondo il miglioramento finanziariamente

Infine, un ottimo modo per garantire il successo del nuovo sistema di archiviazione organizzativo è quello di ottenere il maggior numero possibile di persone a bordo con l'attuazione, avendo ognuno fornisce il suo pensiero su come il processo deve essere, quali requisiti specifici ogni membro una squadra potrebbe avere, e permettendo a tutti di testare e fornire un feedback lungo la strada.

Avere un business isn &' organizzata; t solo una necessità per le aziende Fortune 500; è una necessità per l'imprenditore solo partendo pure. Il vostro successo finale dipende da quanto ben organizzata si è in principio; il più organizzato si è, più motivati ​​che si devono completare le attività in modo tempestivo, che si traduce in un maggiore successo.

Fino alla prossima volta, abbracciare la vostra saggezza interiore.

Namaste,
Karen
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