Stanco di riunioni? 5 passi essenziali per le vostre riunioni più produttive possono essere

Immagine questo scenario …

Si sono seduti in un 9:00 incontro e attualmente &'; s 9:10 e non tutti i partecipanti attesi sono arrivati. Il moderatore ha ottenuto di iniziare con voce # 1 di un over-caricato ordine del giorno. Il moderatore &'; ordine del giorno s è in realtà solo un elenco di argomenti che sono puntati da discutere.

Molti partecipanti appena consegnato voi le loro dispense che verranno discussi in questo incontro. È haven &'; t visto queste informazioni prima, in modo che ci si aspetta di essere in grado di leggere alcuni di essi, ma preferisce concentrarsi sul diffusore, al momento, in modo da non essere scortese

alle 9:15,. due persone aprono la porta della riunione e sono sventolato a cura del moderatore. Il dibattito in corso viene interrotta e la gente inizia a chiacchierare con i nuovi arrivati ​​come si siedono. Poi pochi minuti sono spesi ottenere queste persone fino alla velocità sulla discussione.

Come ogni argomento viene discusso, ci si rende conto che non tutti gli argomenti saranno di montaggio nel telaio di tempo di questo incontro. Uno di questi argomenti è di grande interesse per voi e il vostro reparto, ma è stato spinto in avanti da precedenti ordini del giorno di riunione 4 volte e si &'; re scommesse hanno vinto &'; t ottiene ad esso … ancora

Ora &';. re ascoltando uno degli argomenti che è venuto con un volantino. L'altoparlante spiega l'intero sfondo del tema e, infine, 6 o 7 minuti più tardi, arriva al punto in merito alla decisione questa persona sta cercando. I partecipanti sono invitati a leggere la mano-out e sono dati pochi minuti per farlo.

Una volta che tutti hanno letto il volantino, molte persone affermano che hanno bisogno di andare ad altri soggetti nell'ambito dei loro servizi di porre domande o discutere ulteriormente l'argomento a portata di mano. Quindi l'oratore accetta di tavolo la discussione e la decisione fino alla prossima riunione, un mese più tardi.

Poi l'altoparlante successivo si prepara a spiegare il loro argomento e tutti si rendono conto che è ora 10:05 e la gente ha bisogno di passare alla loro prossima riunione. L'incontro avrebbe dovuto essere sospesa alle 10:00, dal momento che avrebbe dovuto essere solo un'ora.

Questo suona scenario incontro a tutti i familiari?

Recentemente ho parlato con un cliente circa le riunioni svolte in sua compagnia e abbiamo discusso alcuni dei migliori modi per creare e guidare efficaci riunioni produttive in modo che gli scenari come quello di cui sopra don &'; t accada più.

Ecco le prime 5 cose che puoi fare per ottenere risultati migliori e gli esiti di vostri incontri e utilizzare il vostro tempo incontro più produttivo

1) Creare un ordine del giorno che include i seguenti componenti..:
una. Nome di incontro al vertice
b. Data e Ora di corrente c. Partecipanti attesi
d. Argomenti all'ordine del giorno indicati con numeri romani, o altro.
E. Una breve descrizione di ogni argomento dell'agenda
f. La persona a parlare per ogni argomento nell'agenda
g. Il tempo a disposizione per quella persona di parlare su questo argomento

2.) Usare un moderatore /leader, un verbalizzante e un cronometrista per ogni riunione. Si tratta di tre persone distinte. Il moderatore può concentrarsi sul contenuto dei temi e dei relatori, contribuendo a chiarire o guidare la discussione. Il beneficiario minuto deve prendere minuti e il cronometrista può mantenere i diffusori di correre sul loro tempo a disposizione.

3). Nessuno dovrebbe essere permesso di entrare in una riunione in ritardo. La cultura può essere cambiato con il sostegno adeguato da leadership. Le aspettative possono essere modificate se spiegare le regole e bastone con le regole. La porta viene bloccato dopo la riunione ha inizio. Questo isn &'; la t una festa in giardino. E &'; s una riunione. Le riunioni dovrebbero iniziare in tempo e terminerà il tempo.

Se avete bisogno di persone di prendere decisioni in questi incontri, poi in realtà essere lì in modo che gli argomenti da discutere e decisioni da prendere. E &'; s non un buon uso del tempo di fare marcia indietro su argomenti perché le persone sono in ritardo e devono essere presi fino a velocità. I veri emergenze possono essere gestiti separatamente. Ritardo e la mancanza di rispetto per il resto dei partecipanti è inaccettabile se questi incontri sono da prendere sul serio.

4.) Agende e dispense devono essere inviati una settimana prima della riunione, se si desidera decisioni da prendere nel corso della riunione. Questo è così che la gente sa cosa temi sono da trattare, quali materiali sono da leggere in anticipo e quale decisione o la raccomandazione si aspetta da loro nel corso della riunione.

Se si sta sorprendendo tutti in occasione della riunione con i temi ei materiali, isn &'; t sempre probabile che una decisione può essere raggiunta o raccomandazioni fatta sul posto. I partecipanti devono essere chiari su l'aspettativa che i materiali sono da leggere prima delle riunioni e che sono di portare i loro raccomandazioni o decisioni che la riunione. Una decisione sarà raggiunto molto più veloce in questo modo.

Questo aiuta anche con la questione delle emergenze dell'ultimo minuto che possono tirare qualcuno fuori dalla riunione troppo. Se hanno letto il materiale e hanno creato le loro raccomandazioni, ma sono stati chiamati via su un'emergenza inattesa, allora possono inoltrare le loro decisioni o raccomandazioni al moderatore incontro per l'inclusione nella riunione ed i minuti.

Se si invia una e-mail con allegati o un volantino fisico, includere la breve introduzione al tema e il motivo della decisione o raccomandazioni necessarie e puh-lease essere breve, precisa e al punto!

5) Don &';. t sovraccaricare l'ordine del giorno con argomenti che non si adatta nel telaio ora della riunione. Don &'; t dare speranza ad una persona o di un dipartimento, quando &'; s probabile che il tempo si esaurirà. Usare i tempi per ogni argomento suggerito sopra Suggerimento # 1 in modo da poter ragionevolmente e mostrare un po 'di tempo con precisione strutture per ogni argomento entro limiti ragionevoli. La priorità dei temi e di essere selettivi. Decidere se l'argomento proposto per la discussione è più adatto per questa riunione o un altro metodo. Poi, se si &'; re ancora fuori spazio all'ordine del giorno più volte, è consigliabile aumentare il tempo a disposizione per ogni riunione o aumentare la frequenza delle riunioni Hotel  .;