4 Fondamenti di alleggerire il carico nella Posta in arrivo

Mi piace lavorare con entusiasmo, professionisti guidati. Su richiesta di uno dei miei clienti, un avvocato a Baltimora, ho lavorato con uno dei suoi collaboratori, un giovane, membro energico della ditta.

A parte l'insegnamento della parte di gestione delle attività del Produttive Day Success System &commercio ,, ci siamo concentrati un po 'su come si gestisce la sua e-mail. Mentre questo associato hadn &'; t migliaia accumulate e migliaia di e-mail nella sua posta in arrivo o in ancora una cartella, aveva ancora più di 2.000 nella sua posta in arrivo il giorno abbiamo lavorato insieme

Quando abbiamo finito di ottenere il suo arrivo in giù. a 0 (e gli ho insegnato come mantenere in questo modo), mi ha ricordato di coprire alcuni suggerimenti con voi ancora una volta per essere sicuri di &'; re sulla strada giusta quando si tratta di gestire il tuo indirizzo e-mail – uno di quegli strumenti che si pensa è un amico un giorno e un nemico della prossima. icon wink 4 Fondamenti di alleggerire il carico nella Posta in arrivo

Qui ci sono 4 elementi fondamentali che voglio che tu ricordi per aiutare ad alleggerire il carico nella Posta in arrivo

1. Posta in arrivo non è un archivio, né una To-Do list

Posta in arrivo ha lo scopo di portare e-mail IN. E &'; s non intende vivere lì per sempre. Che cosa viene in deve tornare di nuovo fuori. E &'; s non è diverso rispetto alla casella di posta fisico sulla scrivania per i documenti, file e altro posta in arrivo. E &'; s anche niente di diverso da segreteria per il telefono dell'ufficio o il telefono cellulare. Tutte queste informazioni non dovrebbe accumulare. E &'; s lo scopo di continuare a fluire in avanti per la sua prossima stazione temporanea o sede permanente

2.. La posta elettronica può essere troppo disordine

Proprio come tutti gli altri bit in arrivo di cui sopra di dati, la vostra e-mail possono accumularsi e diventare disordine, proprio come la carta e file può sulla vostra scrivania. Così ricordare questo prossimo bit: “ Clutter è decisioni sfatti &";. Si sta evitando o differire decisioni quando si lascia che i tuoi molte caselle di posta si riempiono di roba

E-mail è fatto per essere letto, a meno che non si sa immediatamente &';. S spazzatura o spam. Altrimenti leggerlo, quindi STOP. Prendere una decisione in merito al contenuto della e-mail e &';. Utilità per voi
s

Quando ho lavorato con il mio cliente, il socio, egli riconobbe subito che gran parte di ciò che aveva tenuto era ormai inutile o senza senso da quando è stato legato alla attività completate e progetti e il tempo era passato.

Controlla la tua casella di posta elettronica. Quanto lontano si sta svolgendo e-mail? Un anno? Due anni? Di più? Come è questo informazioni utili per voi?

3. Meglio prevenire che
dispiace

A volte &'; s vero … si deve tenere a e-mail sempre e sempre a causa di norme e regolamenti vigenti nel vostro lavoro, carriera o industria legali, finanziari e /o di altro. Tuttavia, anche se questo &'; s vero, che doesn &'; t significa queste e-mail sono meglio conservati nella Posta in arrivo o nelle cartelle a sinistra. No scusa. Hanno bisogno di andare da qualche altra parte

Se don &';. T riferimento anziani e-mail molto – o del tutto – una volta che il compito, lavoro, progetto, programma o client di lavoro è completato, prendere in considerazione l'archiviazione e-mail e allegati altrove.

Consolida le informazioni nel disco rigido secondo il progetto, lavoro, ufficio, programma o client. Oppure è possibile archiviare nel vostro sistema di posta elettronica per anno o in un'altra struttura che ti aiuta a trovare loro velocemente quando effettivamente c'è bisogno di trovare in un secondo momento.

4. Per ora o per dopo

Se non &'; t già hanno alcune cartelle predisposte sul lato sinistro dello schermo, questo è un posto utile per mantenere le e-mail attivi e in corso. Mentre il socio ho lavorato con un sacco identificati e un sacco di informazioni vecchie, obsolete o inutili nella sua posta in arrivo, alcuni di questi erano, un tempo, utile. Così una volta le e-mail diventano informazioni di riferimento, cui hanno bisogno per uscire dalla Posta in arrivo.

Mentre il lavoro è in corso, è possibile impostare le cartelle a sinistra, sotto la Posta in arrivo per il monitoraggio e la conservazione dei lavori in corso o progetti. Ma … mantenere la destinazione finale di queste informazioni in mente, soprattutto se si e'. re destinato a essere il risparmio tutte le informazioni del cliente, per esempio, nel vostro hard disk in base alle linee guida aziendali o in forma cartacea in un cassetto file

Don &' ; t utilizzare cartelle di posta elettronica come un trampolino di lancio, se l'informazione è veramente destinata a stare altrove su una base più permanente. Se questo &'; s il caso, quindi, con poche eccezioni, esso &'; s migliore per ottenere queste e-mail ei relativi allegati alla loro sede definitiva fin da subito, invece di lasciarli accumulano. I &'; aver visto questa “ stepping stone &"; approccio ritorcersi contro più di una volta e la frustrazione e il tempo perso è stato incredibile Hotel  .;