Email Efficienza: la regola 'toccare una volta' - Come sta che lavorare per voi

&'; ve tutti sentito parlare del &'; toccarlo una volta &';? governare – dove associa compiaciuta con scrivanie apparentemente vuote ti dicono che devono la loro serenità di non permettere mai che il lavoro di ufficio di toccare loro scrivania più di una volta. Avete mai provato per voi stessi e trovato voi stessi non meglio, se non peggio

Allo stesso modo, se avete detto tutti nel vostro ufficio che potrebbero avere un desiderio, quanti di loro avrebbero optare per &';? A 30 ore al giorno e ' ;, un &'; otto giorni settimana &' ;, o qualche altro tipo di dispositivo di stipare tutto il necessario per avere fatto in tempo a disposizione

Così molti di noi hanno così tante cose che il più grande? fonte di stress per la maggior parte di noi è l'enorme volume di attività e informazioni ci sentiamo di stipare in ogni giorno. Tutti abbiamo bisogno di più tempo ogni giorno, come noi guardiamo al nostro rigonfiamento &'; per fare &'; liste e si chiedono come possiamo &';. ll mai andare a fondo di loro

Bene, in primo luogo, dobbiamo accettare il fatto che, a volte, è solo isn &'; t che va ottenere fatto – il giorno rimane lunga 1.440 minuti, e semplicemente doesn &'; t sommano. Poi, invece di battere noi stessi su questo fatto matematico assoluto, dobbiamo concentrarci sulla definizione di obiettivi realistici, priorità i nostri compiti, e lavorando sulle cose più importanti.

potrei scrivere un'intera colonna su priorità tuo to-do list e appena graffiare la superficie, ma che isn &'; t che cosa questo articolo è circa. Invece, facciamo solo concentrarsi su un semplice suggerimento che potrebbe dare qualche minuto in più ogni giorno, o anche ogni ora

Avete mai sentito parlare di un &';! A-bin &' ;?

Indipendentemente dal fatto che &'; re in attività o meno, ognuno ha un in-bin. Può essere la vostra casella di posta, la posta in arrivo, si &' lavoro; sono già stati assegnati, o roba cadere sulla scrivania in quello che un mio collega chiama &'; workstation roulette &' ;. Che cosa mai formarsi in porta per voi, tutti noi dobbiamo elaborare questa roba

Il problema è che, se si prende il &';. Toccarla una volta &'; approccio al vostro in-bin, allora si potrebbe spendere la metà della vostra giornata gestire input casuali che non sono né urgenti, né importante. Per questo motivo, credo che &'; s un &'; regola &'; che è stato fatto per essere infrante. Rendere la vita più facile per te stesso e, invece, provare a cambiare che per …!

Toccare ogni voce non più di due volte

Ecco &'; s un esempio. Una e-mail arriva nella tua casella di posta. Si legge, e quindi devono decidere che cosa si &'; re intenzione di fare al riguardo. Se si segue il &'; one touch &'; governate pedissequamente, allora siete in debito di trattare con esso lì per lì, indipendentemente dal fatto che richiede attenzione immediata. Così, invece, determinano quanto sia importante e /o urgente è, e lo fanno fuori scrivania – o in un file, una cartella, provare, quello che funziona meglio per voi. Ha bisogno di essere da qualche parte fuori del tuo modo, ma non così fuori strada che puoi &'; t trovare o non pensarci più. Dopo aver &'; ve archiviato ed elaborato tutti questi input in modo appropriato, è possibile in ordine di priorità e lavorare su di essi in rigoroso ordine di priorità

L'unica eccezione a dimostrare questa regola è se l'ingresso vi porterà meno di 2 minuti a. gestire, come ad esempio una risposta breve e-mail o una richiesta di inviare un documento. Poi, sarà più efficiente per gestire lì e poi

Quindi, tornando con i nostri articoli in scomparti che sappiamo ci porterà più di un paio di minuti da affrontare – cosa facciamo con loro? In primo luogo, si deve chiedere &'; ho bisogno di questa &'; Se don &'; t bisogno poi spazzatura, altrimenti solo ingombra la vostra vita

Per qualsiasi elemento che sopravvive questo abbattimento, allora è necessario decidere quanto sia importante, che cosa deve fare con esso, e quando. by; e assegnare una priorità adeguata da lì È un set di file per questo sia per i documenti cartacei e per la posta elettronica.

Quando si recupera la posta, si fa rivedere e poi rimetterlo alla cassetta postale US Post Office? Ovviamente no! Quindi perché insistiamo sulla lasciando email rivisto nelle nostre caselle di posta? Controllate, se si don &'; t bisogno, spazzatura, se lo fai e &'; s rapido, rispondere e file o spazzatura, se ne avete bisogno e si può prendere un po ', depositare nel luogo appropriato per l'azione successiva. Si potrebbe etichettare cartelle di posta elettronica con titoli come &'; Azione - Priorità, &'; &'; Azione - Non Urgente, &'; &'; attesa &' ;, &'; &' ;, Archive e &'; Riferimento &' ;. Si potrebbe anche scegliere di creare file per specifici progetti o gruppi di clienti si sta lavorando. E 'anche una buona idea avere i file cartacei rispecchiano i tuoi file elettronici per la facilità d'uso.

Un altro modo per ampliare il tempo a disposizione è quello di fermare lasciando la tua email aperte sul desktop e controllando costantemente. Appena un decennio fa, tutti noi sono riusciti a fare affari senza e-mail a tutti e, anche adesso, il servizio postale degli Stati Uniti fornisce solo una volta al giorno. Perché lasciare che la tua email governare la tua vita di veglia? Provate solo controllare la posta elettronica prima cosa al mattino, dopo il pranzo e al termine della giornata. E &'; s il vostro account di posta elettronica; si &';! re non la sua persona

La sfida più grande è nella priorità questi vari input, ma, se si dà il permesso di toccare ogni elemento due volte prima di iniziare effettivamente a lavorare su di esso, credo sinceramente vi sentirete come voi &' ; voi stessi ve dato il dono di pochi preziosi minuti in più ogni giorno. Che cosa hai intenzione di fare con il vostro Hotel  ?;