Gestione sovraccarico Email interno

inviare e ricevere decine di email legate al lavoro ogni giorno. Messaggi – spesso quelli che sono comunicazioni interne – folla nostre caselle di posta e il nostro tempo. Ma quanti di questi messaggi di posta elettronica in arrivo sono veramente necessaria e importante? Quando fa la quantità di lettura esaurito e rispondere ai colleghi &'; e-mail diventano controproducenti? Queste domande sono emerse come le aziende hanno iniziato a esplorare nuovi modi per migliorare l'efficienza e per alleviare i loro dipendenti dalle alluvioni quotidiane di messaggi ridondanti. In questo post vorrei discutere un CEO &'; s radicale cambiamento per la comunicazione interna nella sua azienda – più alcuni piccoli modi che si possono migliorare le tecniche e-mail tra i vostri colleghi.

E-mail è diventata una parte così indispensabile di comunicazione interna che è difficile immaginare abbandonarla del tutto. Eppure uno CEO ha fatto proprio questo: il mese scorso, Thierry Breton, il CEO di Atos, un'informazione tecnologia società di servizi, ha annunciato l'attuazione di un divieto interno a livello aziendale per iniziare quest'anno. Questa non è cosa da poco, come Atos ha 80.000 dipendenti che coprono 42 paesi.

L'annuncio ha causato scalpore, sia all'interno della società e da parte dei media, ma bretone fortemente difeso la sua decisione nel corso di un'intervista con la BBC nel mese di dicembre. Ha spiegato che i motivi del divieto interno di posta elettronica è stato a “ migliorare la qualità delle condizioni di lavoro &"; per tutti i 80.000 dipendenti, che sono regolarmente sommersi con e-mail. Un'altra preoccupazione era per la qualità della sua azienda, che stava trascorrendo “ troppo tempo su e-mail interne e non abbastanza tempo per la gestione e" Inoltre, e-mail esterni saranno ancora una forma primaria di comunicazione con i clienti.

Quali sono, dunque, sono le alternative per la comunicazione interna efficiente, soprattutto all'interno di una società in cui i dipendenti si estendono più continenti e fusi orari? Breton ha citato una serie di strumenti che Atos ha iniziato a incorporare e continuerà ad attuare nei prossimi mesi, che Breton si è ora utilizza interamente tramite e-mail interna. Le opzioni includono l'instant messaging, reti interne sociale (come Yammer, di cui potete leggere di più in un precedente post del blog), il cloud computing, e di micro blogging. Tra le mie opzioni preferite sono i siti di condivisione di documenti, che tagliano fuori allegati e di fornire un forum online dove i colleghi possono inserire commenti e domande su documenti.

La maggior parte delle aziende non sono pronte a eliminare messaggi di posta elettronica interni. Anche Breton prevede che sarà di 10 o 15 anni prima che tutte le imprese di adottare tali metodi. Invece, ecco alcuni suggerimenti su come rintuzzare le proprie e-mail – e non esitate a condividerle con i colleghi

-! Inizia con un oggetto ma concisa descrittivo. Se la linea tematica afferma chiaramente il vostro scopo, che vi aiuterà a tagliare verso il basso il testo nel corpo del messaggio

- Prima “. Rispondi a tutti &"; o CC altri sulla posta elettronica, valutare se tutti i destinatari davvero bisogno di vedere l'e-mail. Ci vuole un po 'per leggere attraverso le catene di posta elettronica lunghi ed è un uso inefficiente di tempo, se la conversazione non è rilevante per il destinatario

- Se siete in procinto di rispondere a una e-mail con un semplice “. Grazie, &" ; riflettere prima su cui si sta inviando a. Alcune persone apprezzano una email conclusiva di ringraziamento; altri lo trovano inutile e uno spreco di tempo e di spazio

-. Rileggere e modificare i messaggi di posta elettronica prima di inviarle. -Mail di lavoro devono essere concisi e al punto, e ogni volta di leggere si scopre più parole per eliminare. Ciò è particolarmente importante per le email inviate a un dispositivo mobile.

Se avete un paio di punti da discutere, abbattere la tua email in punti elenco. Questa organizza i tuoi pensieri in modo chiaro, e il destinatario potranno apprezzare la lettura di alcuni punti elenco invece di punti prolisso Hotel  .;