Comunicare un Variazione del progetto Go-Live Data

Il vostro progetto go-live è cambiato – ora che cosa? Indipendentemente dalle ragioni del cambiamento (e diciamocelo, "la data è cambiato" di solito viene interpretato come "la data è scivolato"), ci sono sei operazioni da compiere quando si comunica un cambiamento nella data di go-live del progetto:

1. Si consideri il contesto.
E 'importante considerare il contesto in cui si verifica il cambiamento. Se è nelle prime fasi del progetto ai cicli di vita, il cambiamento non può essere critico, perché c'è abbastanza tempo per regolare il piano di progetto. Tuttavia, può minare la fiducia dei cittadini nel processo di pianificazione del progetto. D'altra parte, se il progetto è già ben avviato, sarà necessario essere chiaro come i nuovi impatti data la consegna dei componenti e dei benefici che erano stati promessi nella fase di avvio del progetto.

2. Si consideri il pubblico.
Come per ogni comunicazione, prima è necessario considerare il vostro pubblico. Chi sarà a ricevere la fine di questa comunicazione? Nella maggior parte dei casi, si avrà diversi gruppi, tra cui i soggetti coinvolti nel progetto, i membri del team di progetto e altri colpiti dal progetto. Ogni gruppo ha le proprie esigenze e si deve considerare come il cambiamento interessa ogni gruppo.

3. Creare il messaggio.
E 'fondamentale essere chiari e coerenti sul messaggio si sta comunicando. Qual è il motivo del cambiamento? Sarà il secondo tempo contribuire a rendere il progetto più efficace, dando più tempo per la raccolta dei requisiti o la personalizzazione o di formazione? O è la modifica relativa a bilancio o di disponibilità di risorse?

Fare attenzione di avere un messaggio di "ufficiale" che è diverso dalla ragione "reale" per il cambiamento. Molto spesso il vero motivo si fuoriesca nell'organizzazione comunque e minare l'ambiente di fiducia che si sta tentando di creare. Onestà – soprattutto in anticipo piuttosto che dopo la verità si scopre - è la politica migliore.

Il messaggio deve essere chiaro e conciso – non più di un paio di frasi. E dovrebbe essere adattata ad ogni pubblico: "qui è la ragione per il cambiamento e qui è come l'impatto di voi." Search

4. Scegli un portavoce.
Che comunica il messaggio dipende dal piano di comunicazione e di governance la struttura del progetto. Dipende anche il pubblico. Ad esempio, se il promotore del progetto comunica regolarmente lo stato al comitato direttivo del progetto o la pensione, e il project manager di solito comunica al resto dell'organizzazione, quindi le persone dovrebbero comunicare il cambiamento ai rispettivi pubblico come parte degli aggiornamenti di stato regolari.

Se non vi è stata poca comunicazione sul progetto, è possibile effettuare questa comunicazione il primo di una serie di aggiornamenti regolari del progetto. Il promotore del progetto potrebbe introdurre il primo aggiornamento e poi il responsabile del progetto o di altra persona designata in grado di continuare con i seguenti aggiornamenti.

5. Considerare come sarà comunicato il messaggio.
Ci sono molti modi in cui è possibile comunicare il cambiamento, da una riunione speciale all-azienda ad una linea nel rapporto mensile sullo stato del progetto. Si dovrebbe seguire il processo che si è delineato nel piano di comunicazione del progetto e anche considerare che il modo di comunicare il messaggio è altrettanto importante, se non di più, di quello che si comunica.

Ad esempio, se si tiene una riunione speciale all-azienda ad annunciare il cambiamento di data, le persone avranno la sensazione che il cambiamento è un grosso problema. D'altra parte, se si scivolare nella l'ultima riga di un aggiornamento del progetto che viene pubblicato su un sito web raramente visitati, le persone possono o non vederlo o pensare che si sta tentando di nasconderlo.

Se il messaggio viene comunicato di persona, essere a conoscenza di comunicazioni non verbali di chi parla, come il contatto visivo, espressione del viso e il tono della voce. Questi elementi non verbali devono trasmettere la sincerità, la fiducia e l'empatia: "Io sto dicendo la verità, io so di cosa sto parlando e mi preoccupo come li interessa." Anche decidere in anticipo come saranno gestite le domande e da chi.

6. Follow-up dopo la comunicazione.
E 'importante che ci sia frequente follow-up dopo la comunicazione al fine di garantire che le persone hanno ricevuto il messaggio e per rispondere ad eventuali domande o dubbi. Questo feedback ci aiuterà a determinare quali /come comunicare prossimo. Canali informali di comunicazione sono importanti perché qui le persone possono essere più aperti sulle loro percezioni del progetto quando sono in piedi intorno al dispositivo di raffreddamento dell'acqua o nel parcheggio rispetto a quando sono a riunioni formali sullo stato del progetto.

le modifiche di progetto accadere. Comunicare un cambiamento nella data di go-live del progetto non deve deragliare il vostro progetto. Può essere l'occasione per rivedere (o creare) piani di comunicazione, gestione dei rischi e di gestione del cambiamento del vostro progetto. Avendo questi piani in atto aiuterà a garantire che i cambiamenti non disturbare il progetto o ostacolano il suo successo finale.

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