Un invito all'azione: perché ora è il momento più emozionante che ho visto in 30 anni di attività come consulente Organizzativo

Il fatto è che, negli ultimi 30 anni, la maggior parte delle aziende non hanno valutato i servizi che ho dovuto offerta. Le mie più grandi concorrenti erano “ apatia &"; e “. &" dimissioni; Alcune organizzazioni hanno ritenuto che la disorganizzazione wasn &'; t davvero un problema linea di fondo - e certamente non un “. Deve avere &"; Altri fatti tentativi di “ stanno organizzando, &"; ma i risultati sono stati meno desiderabile, o più spesso non sostenibile. Non sono mai stato il successo di documentare in modo efficace i costi di disorganizzazione o dei benefici di organizzazione, e così ho arrancavo lungo come un business, sanno che era che stavo facendo era cambiare la vita - ma non fare abbastanza vendite per dimostrare il vero valore dei prodotti /servizi che abbiamo offerto.

Improvvisamente la situazione è cambiata.

la nuova domanda

I giorni di lavoro in un ufficio 8:30-5:30, e poi tornare a casa sono finiti! Clienti richiedono informazioni 24/7, e dipendenti lavorano da una varietà di posizioni. Un sistema di archiviazione di carta in ufficio è inutile se si &'; re di rispondere a un client da casa, mentre il pendolarismo, da un altro ufficio nella propria impresa, o l'ufficio di un cliente o prospect. La capacità di chiunque di compiere il loro lavoro si basa sulla loro accesso alle informazioni di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno. Quasi Paperless ™ è fondamentale per fare affari nel 21 ° secolo

Quando il concetto di “. paperless &"; è stato introdotto, la gente presume che “ paperless &"; dire “ organizzato automaticamente &"; In realtà, abbiamo scoperto solo era vero il contrario. Se avete un mucchio di 1.000 documenti, si potrebbe prendere un po ', ma si può sfogliare e trovare quello che ti serve. Se si dispone di documenti elettronici, che possono essere memorizzati su diversi dischi in vari formati, non può mai trovare quello che stai cercando.

In aggiunta, la tecnologia wasn &'; t abbastanza sofisticato per rendere paperless veramente vitale. Per fortuna, abbiamo &'; re quasi fuori che “ goffo &"; palcoscenico. Noi &'; ve scoperto i vantaggi di essere “ collegato &"; praticamente tutto il tempo in una varietà di modi, di avere più monitor per computer sulle nostre scrivanie per la massima produttività, e di programmi progettati per proteggere le password che cambiamo spesso per una maggiore sicurezza.

Il giorno verrà in cui la tecnologia renderà andare senza carta totale un'opzione, ma ci &'; re non c'è ancora. Per esempio, ho incontrato l'amministratore delegato di una società che ha appena entrato nel consiglio di una organizzazione non-profit locale. La prima cosa che ha ricevuto era un legante da 3 pollici di documenti pertinenti per l'organizzazione. Scansione di tutto non è molto pratica, o addirittura necessaria, quindi per ora mantenere il legante è l'opzione migliore. Verrà il giorno in cui l'organizzazione avrà diario elettronico, e il legante diventerà inutile, risparmiando tempo, spazio, energia e denaro.

The New Records Management

Per decenni, la gestione dei record è stata progettata per proteggere le aziende /individui documentando il processo dietro decisionale. Questo non è più possibile per due ragioni principali è:.! 1) Il costo del contenzioso e 2) Pace del business

In passato, gli avvocati hanno detto i dipendenti “ In caso di dubbio, tenerlo &"; Con il cambiamento delle leggi federali in materia di contenzioso, la conformità è diventato scandalosamente costoso - il costo di produzione di una singola pagina è stimato a cinque dollari. Ciò si traduce in centinaia di migliaia di dollari di spesa per un singolo processo, e innumerevoli ore di perdita di produttività a causa di dipendenti che siano necessarie per la produzione di documenti e di comparire in tribunale. Questo fatto rende la creazione e l'esecuzione di politiche di gestione dei record cruciale.

Educare i dipendenti sulle questioni di gestione dei sei record è essenziale:
1. Quali informazioni devo continuare?
2. In quale forma?
3. Per quanto tempo?
4. Chi è responsabile per il deposito delle informazioni?
5. Chi ha bisogno di accesso ad esso?
6. Come possiamo trovarlo?

Evitare la
colpa gioco

Se di fare tutte le 100 dipendenti, e" Se tu avessi il tempo, ci sono documenti nei file si potrebbe buttare comodamente via &"; Novantanove di loro risponderebbero “ Sì! &Rdquo; Ma chi va a lavorare e dice “ Io don &'; la t ha niente altro da fare; I &'; intenzione di ripulire il mio file &"; Infatti, se lo fanno, altri diventano infastidito, e la pulizia persona è ostacolata perché spesso hanno bisogno della collaborazione di altri in azienda per prendere decisioni su ciò che essi possono eliminare in modo sicuro.

Gestione lamenta che le registrazioni sono un disastro a causa dell'indifferenza dei dipendenti e dei dipendenti si astengano da buttare via nulla per paura di dover produrre di nuovo! In realtà, un programma di successo di gestione dei record richiede la partecipazione di almeno tre soggetti:
1. Gestione, che determina la filosofia di gestione dei record dell'organizzazione
2. Legale, che determina ciò che si predica la legge
3. I dipendenti, che sanno quali sono le informazioni di cui hanno bisogno per svolgere il loro lavoro

Il primo passo cruciale

Quando un'organizzazione è pronta a muoversi per quasi Paperless e commercio ;, il primo passo è quello di eliminare tutto il superfluo esistente carta. Un metodo efficace è quello di organizzare un evento che io chiamo un “ Produttive Environment Day ™. &Rdquo; Io definisco un “ Produttive Ambiente ™ come “ un ambiente intenzionale in cui tutto intorno a voi sostiene chi sei e chi vuoi essere &"; Il produttiva Day &commercio Ambiente; è un evento che fornisce ai dipendenti la possibilità di eliminare il disordine. (Sidebar OPTIONAL:. Produttivo Environment Day Lista di controllo per 18 consigli per un esito positivo)

Tutti lavorano insieme per staccare il primo strato di carte inutili. Nella mia esperienza, se l'evento è impostato correttamente, i risultati sono sorprendenti! Una società con 400 dipendenti ha tenuto una serie di 12 eventi Produttive Ambiente giorno in cui hanno affrontato sia cartacei e file elettronici. Con dipendenti che lavorano nei loro uffici per solo due ore sulla carta, per un totale di 25.000 chili di carta è stato inviato per il riciclaggio! Una piccola organizzazione non-profit con 30 persone ha trascorso sei ore di file di pulizia e riciclato 6.000 chili di carta.

A Win-Win Esito

Ognuno vince a seguito di un giorno produttivo ambiente! Nel caso di una società che si muove, c'è un risparmio di migliaia di dollari in costi di spostamento, il tempo trascorso disimballaggio dopo lo spostamento, e il risparmio in termini di costi di attrezzature e spazio immobiliare. Il giorno stesso prevede un aumento della consapevolezza di produttività individuale - e dei principi riporto nel partecipante &'; s vita personale. Dopo ogni evento, ho sentito storie di persone che chiedono che cosa hanno imparato a casa.

L'opportunità Ahead

Come Tom Henning, presidente della assurity Life Insurance, metterlo: “ Se si stanno muovendo per un ambiente senza carta, è difficile farlo senza l'assistenza di un professionale. Barbara Hemphill ha applicato molti degli stessi principi lei s 'sviluppato per la gestione della carta nella gestione dei documenti elettronici. Con l'avvento di discovery, i suoi principi sono ancora più importante e potrebbe potenzialmente far risparmiare alle aziende centinaia di migliaia di dollari in spese per evitare costose discovery legale &";.

Ci sono migliaia di organizzazioni, grandi e piccole, che sarà essere in movimento per quasi Paperless &commercio ;. Ci sarà bisogno di molti “ Barbara Hemphills &"; per aiutarli. Se &'; vuoi per possedere la propria attività, o aggiungere un flusso di reddito supplementare per un'attività già esistente, qui &'; s la vostra occasione! Lo specialista (CPES) formazione Ambiente produttivo certificato vi fornirà la metodologia, la meccanica, e il marketing è necessario per avere successo. Together We Are Better!

© Barbara Hemphill 2010
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