Ottenere Email Under Control

La gestione del flusso di messaggi e-mail che molti di noi hanno bisogno di interagire con su una base quotidiana è una sfida crescente
Nessuno &';. S il volume è in diminuzione. Che “ bestia è fuori dalla stalla, &"; e noi &';! Lei non sarà in grado di spingere indietro in
Quindi, ottenere una presa su di esso con un buon approccio sistematico è fondamentale per rimanere sani di mente

Se siete in una piccola minoranza di. le persone attualmente in grado di mantenere meno di uno schermo pieno di e-mail la maggior parte del tempo (perché il volume è basso e /o li elaborare rapidamente e costantemente), il sistema è probabilmente bene così come sono. Se avete regolarmente molti di più di quello che risiede nella tua e-mail in-box, you &' (centinaia, migliaia?); Re pericolosamente soggetta a stress e intorpidimento relativo alla vostra mondo della comunicazione digitale

A causa del volume di discreta. messaggi e la velocità con cui si fanno vedere, e-mail sembra essere un demone unico,
con una vita propria. In sostanza, però, e-mail non è diverso da un desktop in vassoio o una segreteria telefonica – esso &'; s semplicemente una scatola di raccolta per le comunicazioni in entrata e le informazioni che devono essere valutati, elaborati e organizzati a seconda dei casi. E-mail che controlla coinvolge la stessa sfida come la gestione fisica in-tray – spesso troppa roba che noi don &'; t hanno il tempo o la voglia di lavorare e organizzare come si tratta in Così diventa facilmente una palude di “. Inscenato &"; o “ attesa &"; Articoli – si scambiarono un'occhiata, forse anche leggere, ma non ha deciso in merito o efficacemente organizzata (che ho scoperto ben 7.000 messaggi di posta elettronica ancora purulente in un client &'; s in-vassoio).

La grande sfida

e-mail è semplicemente un in-box, esso deve essere svuotato regolarmente per essere al massimo funzionale. “ vuoto &"; non significa finire tutto il lavoro incorporato nelle e-mail e- vuol dire prendere delle decisioni su cosa indica ciascuna e organizzare di conseguenza. Le stesse procedure si applicano a qualsiasi in-box – che si tratti &'; s il vassoio sulla scrivania o la segreteria telefonica. Essi dovrebbero essere la trasformazione stazioni, non silos di immagazzinamento. Poiché il volume nel computer è molto maggiore di un audio o cartaceo “ " in, e; tuttavia, ottenendo a zero sembra particolarmente arduo. Ma non c'è luce alla fine del tunnel, se si stanno semplicemente lasciare che le cose si accumulano lì. Ci vuole meno sforzo per iniziare ogni giorno o due da zero nella tua casella di quanto non faccia per mantenere “ blob amorfo &"; di accumulata e disorganizzato “ roba &"; che deve essere continuamente rileggere e rivalutate per il loro significato.

Le basi

Abbiamo visto in centinaia di modi unici persone hanno escogitato per gestire la loro e-mail, e molti lavorano bene – fintanto che nulla è perduto, l'inventario non continua ad aumentare, e qualcuno può facilmente vedere le e-mail di cui hanno bisogno per agire su. Qui ci sono alcune procedure di base che normalmente funzionano per tutti:

Utilizzare il tasto CANC
La facilità con cui abbiamo spazzatura cose dalla nostra corrispondenza cartacea doesn &'; t sembra di tradurre al computer per molti! persone – forse perché le email don &'; t occupano molto spazio fisico e sono così facilmente parcheggiati da qualche parte che &'; s non immediatamente nel nostro viso. Essi &'; re occupare spazio psichico, però, e l'eliminazione di tutto ciò che don &'; t davvero bisogno, come la incontriamo, è fondamentale per gestire il diluvio. In caso di dubbio, buttare fuori. Se &'; ve lasciare messaggi di posta elettronica si accumulano, spurgo è la prima cosa da fare. A volte è più facile da pulire casa, fare clic sul “ Da &"; Pulsante che li ordinare per loro fonte –.! spesso è possibile scaricare diversi in un momento così

File
Utilizzare un sistema di storage semplice per le cose che si desidera conservare gli archivi e supporto . Se &'; re a “ in caso di dubbio, tieni &"; persona, che &'; s bene, ma don &'; t l'hanno intasare il vostro in-vassoio. Rendere le cartelle di riferimento nella barra di navigazione e file questo tipo di e-mail laggiù. E &'; sa molto più facile per perdere le loro tracce tra i 500 o 1.000 nel vostro in-box che in una cartella è possibile assegnare un nome. E la funzione di ricerca può trovare facilmente qualsiasi cosa con una parola chiave. Evitare l'uso di cartelle nidificate che si deve fare clic su Apri per trovare il file. Un semplice elenco-alfa ordinato – per argomento, tema, o di una persona – di solito è sufficiente e più facile da affrontare in fuga. Purge li quando si hanno piccole finestre di tempo con niente di meglio da fare

Completa il < Quelle 2 minuti!
Il famigerato regola 2 minuti è di fondamentale importanza per la gestione delle e-mail. Tutto ciò che si può trattare con in meno di 2 minuti, se si e' re mai intenzione di farlo a tutti, dovrebbe essere fatto la prima volta che si vede. Ci vuole più tempo per leggerlo, chiuderlo, aprirlo e leggerlo di nuovo quello che sarebbe per terminare la prima volta che appare. In un ambiente di posta elettronica pesante, non sarebbe inusuale avere almeno un terzo di loro richiede meno di 2 minuti alla spedizione.

Organizzare le email che richiedono un intervento e follow-up!
Se si &'; ve eliminato, archiviato, e finito il tuo < E-mail 2 minuti, si e' re lasciato solo due tipi: (1) quelli che richiedono più di 2 minuti per affrontare e (2) quelli che rappresentano qualcosa che &'; re in attesa su dagli altri. Un modo semplice e veloce per ottenere il controllo è quello di creare più di due cartelle nella barra di navigazione – “ azione &"; e “ Waiting For &"; e archiviarli conseguenza. Queste cartelle devono essere visivamente distinta dalle cartelle di riferimento e dovrebbe sedersi in cima alla vostra lista di cartella, che può essere realizzato facendo loro tutti i tappi con una punteggiatura prefisso come il simbolo @ o un trattino (a seconda di quale sarà ordinare le cartelle verso l'alto .)

Se &'; ve eliminato, depositata, finito, o ordinati i messaggi di posta elettronica in cartelle di azione che ricorda, you &'; re lasciato con un vuoto nel vassoio. Ora, almeno, sarà molto più facile da esaminare e valutare un inventario più completo del vostro lavoro a portata di mano; e &'; ll trovare it &'; sa molto più facile mettere a fuoco – su posta elettronica o su qualsiasi altra cosa

La sfida continua

Si deve sempre rivedere le email attuabili.. Dopo aver ottenuto i in vassoio a zero, si sentono fantastico. Ma puoi &'; t ignorare il lotto di AZIONE email che &'; ve organizzata. Il problema con i computer come strumenti di sollecito è l'out-of sindrome di sight-out-ofmind. Se &'; re non rivedere abbastanza regolarmente, inizierà a rosicchiare tua psiche, creando ancora più evasione e cattivi sentimenti. La gente lascia messaggi di posta elettronica a loro in-tray per cominciare per la stessa ragione si accumulano le cose sulla loro scrivania, il pensiero, e" Se &'; s di fronte a me, ho vinto e'. T perde o dimentica &"; Naturalmente, che l'abitudine apparentemente pratico cuing visivo è minata dal volume e l'ambiguità di ciò che &'; s in pile. Creano intorpidimento invece di chiarezza. E &'; s molto più facile per valutare il carico di lavoro con e-mail attuabili organizzati in un unico luogo. Ma richiede la buona abitudine di controllare su di loro regolarmente per sentirsi bene su quello che &'; re non fare con loro al momento

Tutto questo richiede tempo ed energia mentale.. Fingendo che si può ottenere via e-mail sotto controllo senza dedicare le necessarie risorse personali per farlo porta a frustrazione e stress. Queste best practice aiutano rendere il processo il più efficiente possibile, ma la libertà che viene da avere sotto controllo non è ancora libero. Proprio come le persone hanno imparato ad accettare il tempo i pendolari come quote che pagano a vivere e lavorare dove &';. La d preferisce, essi devono integrare il tempo e l'energia per affrontare con la posta elettronica nel loro stile di vita e di lavoro

Approcci personalizzati

Come software gestione personale ha continuato a evolversi, sia sul desktop standard così come le miriadi di piccole applicazioni creative e componenti aggiuntivi, le possibilità di variazioni di come gestire email abbondano. Essi possono essere codificati, colorati, e archiviati automaticamente. Essi possono essere ordinati per mittenti priorità. Essi possono essere rinviati per il recupero in tempi successivi. Essi possono essere trasferiti e fuse in compito e to-do le funzioni di gestione in altre parti del software.

Se si imposta e si inizia ad abituarsi ad un semplice sistema di cartelle per le email attuabili, si potrebbe trovare un po 'specializzato sottocategorie utile. “ Lettura /Review &"; può essere una cartella per FYI di tipo e-mail (anche se le versioni stampate di quelli lunghi sono più facili da gestire rispetto sullo schermo). “ Per Stampa &"; può essere utile se non si è a una stampante regolarmente. Alcune persone trovano che il tempo di modificare le linee tematiche dei propri messaggi di posta elettronica memorizzati in modo da riflettere l'azione specifica di cui hanno bisogno per prendere è utile.

Best Practices

Ma non importa come ottimizzare o come fresco le caratteristiche uniche e trucchi sono che si potrebbe esplorare e anche integrare funzioni coerenti nel vostro sistema personale, i principi fondamentali della buona gestione del flusso di lavoro devono essere seguite per favorire il controllo rilassato della bestia:

Mantenere le email attuabili e nonactionable in luoghi separati
&';. s troppo complesso e stressante per il vostro cervello di avere costantemente a riordinare ogni volta che lo guarda. Un sistema funziona molto meglio di quanto la vostra psiche per questo. Messaggi di posta elettronica archiviati in cartelle di riferimento che rappresentano ancora delle cose da fare produrre ansia; e-mail nel cassetto entrata che è necessario solo per le informazioni recuperabili saranno appannarsi la vostra attenzione. Poiché la maggior parte gente don &'; t hanno un buon sistema di azioni-ricordo di per sé, si sta cercando di fare il loro riferimento cartelle di un sistema per ricordare che cosa fare, e che funziona mai veramente. Se di riferimento e di azione ricordi sono cose separate, consente molta più libertà e la facilità con mantenere materiale di riferimento tanto quanto si desidera. Essa diventa semplicemente una biblioteca

Tenere pulito
residui sembra auto-generazione ma doesn &';.. T autodistruggersi! Elimina ciò che è possibile per cominciare, ed eliminare i file di riferimento regolarmente, come le cose si fanno fuori di data e perdere il loro valore a voi.

Tieni loro revisione.
Come per ogni azione promemoria sistema, se don &'; t revisione e rivalutare i promemoria di azioni che si potrebbe aver bisogno di essere presa, la vostra mente riprenderà il lavoro; e doesn &'; t fa quel lavoro molto bene. You &'; ll poi evitare di guardare il vostro sistema e non fidarsi davvero tutto quello che &'; re facendo seguito dei patti nascosti con voi stessi e'.. Ve trascurato di rinegoziare

Essere buono alla tastiera
Saremmo negligente nel non ricorda uno dei fattori più importanti nella gestione della posta elettronica – come veloce la digitazione e come facile siete con tasti di scelta rapida e codici. Non solo è scarsa velocità di battitura inefficiente, crea una resistenza di impegnarsi con e-mail che mette in crisi tutte le migliori intenzioni per ottenere su di esso. Se &';. Re non fino a almeno 50 parole al minuto, arrivando con un buon Typing Tutor potrebbe fare un mondo di differenza

Si consiglia di utilizzare l'approccio più semplice si può ottenere con, aderendo a questi di base migliori pratiche, soprattutto se si e' re in qualche modo a partire da zero per ottenere questa zona sotto controllo. Se siete relativamente sofisticata nella vostra gestione della posta elettronica già, e la creazione di procedure più complesse per lei ha effettivamente reso più semplice, che &'; s formidabile. La sfida è però per mantenerle aggiornate, complete e coerenti – e che non richiedono più tempo e di pensiero che vale la vincita si può ottenere. Il vostro processo deve essere così semplice e quasi automatico che si manterrà anche quando don &'; t voglia farlo

E-mail, come ogni strumento potente, può essere una benedizione o una maledizione.. E se lo strumento va con il lavoro, è necessario investire in ciò che serve per usare saggiamente e sicuro. Si tratta di un enorme potenziatore di produttività, ma quando si arriva lontano da te, e'.. Sa grave rischio professionale Hotel