Organizzare il tuo lavoro

Spesso riceviamo domande su aree di lavoro personali: “ Qual è il modo migliore per organizzare una scrivania, libreria, e tutto il mio ufficio? Che cosa gadget o strumenti speciali possono aiutarmi a organizzare il lavoro in modo più efficiente? Quanto spesso devo pulire e organizzarlo – supponendo che doesn &'; t rimanere pulito non appena &'; s pulita &";?

voglio condividere i miei pensieri su di marcia e di lavoro della logistica, ma tenete a mente che, al fine di capire come si integra il tutto e per fare questo lavoro, è necessario avere familiarità con i miei documenti sul diagramma del flusso di lavoro, il generale di deposito di riferimento, il file Tickler, e l'analisi settimanale. Tutti questi sono disponibili sul sito davidco.com

L'area di lavoro dovrebbe funzionare come una cabina di guida – tutti i comandi facilmente accessibili, come richiesto, consentendo la massima attenzione per il lavoro a portata di mano, rapido over-osservazione di lavoro da fare, e l'elaborazione facile ad hoc, di tutte le forme di ingresso (da e-mail, posta cartacea, telefono, e la conversazione dal vivo .)

HARDWARE BASIC

Ecco &'; sa toolkit di base:
1. In-cesto (cestello superiore): profilo 2. Work-in-progress cesto
3. Standing griglie per le cartelle di file (work-in-progress supporto
) Pagina 4. Out-basket
5. Computer
6. Stampante (hanno uno a portata di mano – esso &';! Ll risparmiare ore)
7. Orologio
8. Telefono /segreteria telefonica
9. Cattura /Strumenti &ndash di comunicazione; rilievo di scrittura, cucitrice,
nastro; vassoio scrivania e supporti per le penne, post-it, carta
clip, forbici, francobolli.
10. Etichettatrice (per i file)
11. Nuove cartelle di file (lotti, a portata di mano!)
12. Armadi (a portata di mano)
13. Database di Telefono /indirizzo
14. Calendario
15. Forniture personali (meglio a mano cassetti):. Ricariche per strumenti
scrittura, batterie, biglietti da visita,
cancelleria, buste, cuffie, CD vuoti, piccoli utensili
e simili

WORKSPACE FUNZIONALITA

Due tipi di materiali appartengono nello spazio di lavoro, e &'; s molto produttivo per ordinare loro di conseguenza:
1. Ciò che appartiene stabilmente
2. Che cosa è in transito e vendere incompleta

La maggior parte delle persone hanno distinzioni vaghi (se presente) fisiche e visibili tra queste due categorie molto diverse nel loro ambiente – ciò che è azione richiesta e ciò che doesn &'; t, perché appartiene lì. Nel nostro flusso di lavoro di coaching con i dirigenti, la prima attività che abbiamo loro fare è risolvere ciò che rimane dov'è e cosa ha ancora bisogno di attenzione. Spesso, inoltre, vi sono molte cose che dovrebbero essere eliminati OUT dell'ambiente. A volte una pletora di antiquato “ roba &"; può accumulare, intasando cassetti e angoli di scrivania immobiliare

Roba

Gli unici elementi che appartengono in modo permanente nello spazio di lavoro permanente sono:. forniture, materiale di riferimento , decorazione, e le attrezzature. Tutto il resto va in primo luogo in area di carrello per essere elaborati e quindi è sia gettato, solletico, depositate o codificate nel vostro sistema di azione-ricordo
“. &Rdquo accessori; – tutto il necessario, e utilizzare fino, su base regolare – la scrittura e la stampa di carta, francobolli, graffette, tessuti, inchiostro, ecc Hotel “ Il materiale di riferimento &"; – i file, raccoglitori ad anelli, directory, manuali, liste di codici, ecc Hotel “ Decoration &"; – muro d é cor, arte, piante, foto di famiglia, nostalgia, cartoni animati, ecc Hotel “ Equipment &"; – mobili, cellulari, computer, PDA, stampanti, cucitrice, tagliacarte, penne, caricabatterie, proiettori, cartelle, ecc

Keep It attuale

&'; s spesso un esercizio degno per esorcizzare delle forniture, materiale di riferimento, la decorazione e le attrezzature che aren &' davvero; t più. Molte cose che iniziano come funzionale in quelle categorie diventano obsoleti, inutili, o fuori luogo semplicemente il passare del tempo. E &'; s buona per eliminare regolarmente e riorganizzare la scrivania, cassetti, mensole, ripiani e file. E &'; s molto facile andare inconscio di cose solo perché &'; è lì, minando il senso dell'utilità attivo nel proprio ambiente. Se si dispone di cose ancora in giro che si &'; re non è sicuro se si potrebbe aver bisogno di nuovo (come ad esempio gli accessori elettronici vari), valutare l'ipotesi di loro
più lontano da voi in silos di stoccaggio di plastica etichettati “ Varie Gear, &"; che è quindi possibile rivalutare in seguito per la sua rilevanza.

Filing Styling

E 'importante prestare attenzione alla logistica di deposito nella vostra zona ufficio, perché, oltre a mobili , richiede più spazio e movimento fisico da eseguire. Deposito di riferimento generale (che comprende anche il supporto per i file di progetti in corso) deve essere a portata di mano. Si dovrebbe eliminare ogni resistenza al deposito un unico pezzo di carta fuori dal, se &' in-basket; s potenzialmente utili informazioni. (Vedi il mio articolo su General archiviazione di riferimento). Se avete ereditato il tuo ufficio e il suo arredamento e vendere il suo layout, si può essere vittima di eleganza estetica e funzionale incoscienza. Problema aziendale standard sono sideopening schedari che richiedono cartelle sospese, che aren &'; t quasi come facile da usare come i tipi di front-apertura con blocchi di scorrimento che contengono i file in posizione verticale. La maggior parte delle persone hanno bisogno di quattro cassetti pieni di file per il proprio archivio generale di riferimento personale, se hanno un sistema abbastanza facile da usare per tutto il materiale vario di riferimento cartaceo che potrebbe essere keepworthy. Qualsiasi materiale di riferimento in grado di stare in piedi da sola va sui vostri scaffali, come libri, manuali spessi e leganti (opportunamente etichettato). Tutto il resto deve vivere in un file in ordine alfabetico nei vostri armadi

in transito e incompleto Stuff

La roba mobile nell'area di lavoro composto da:.
1. Ingresso da lavorare
2. Promemoria azione

Lavorazione ingresso

Area di lavoro dovrebbe essere organizzata per rendere più facile per elaborare l'input a volte casuali (e-mail, voice mail, posta cartacea, etc.) La a -basket e la tua email dovrebbero essere facilmente processo in grado, mentre si e' re in attesa su una chiamata in conferenza, o in attesa di qualcuno a camminare nel vostro ufficio. Quindi non solo il telefono e il computer, ma anche l'in-cesto dovrebbero essere a portata di mano &'; s portata. L'in-cesto può e deve contenere tutto ciò che non è ancora organizzata, quindi non c'è bisogno di avere un “ scrivania disordinata &" ;. Certo, ho diffuso la mia roba a lavorare su un progetto o di un cliente o per un incontro, ma quando voglio concentrarmi su qualcosa d'altro, ho bisogno di ri-riunire tutto e sia nuovamente file, a seconda dei casi o gettarlo in “ a &"; fino a quando posso ottenere di nuovo. Naturalmente un blocco note o qualche forma di facile
prendere appunti dispositivo dovrebbero essere sempre a portata di mano nel caso in cui il telefono squilla o voglio controllare la posta vocale, o qualcuno apre in ufficio e mi fa sapere qualcosa che potrei voler fare qualcosa con più tardi.

Azione Ricordando

Gli strumenti di azione di sollecito in un'area di lavoro costituiti da (1) Calendario, (2) ricordano as- presto-come-i-CAN-get-a-actions, e (3) una panoramica dei progetti e dei risultati a più lungo orizzonte. Questi possono essere in qualsiasi hardware che avete scelto personalmente come logisticamente più efficiente per il vostro lavoro e vita-style. Potrebbero essere in un pianificatore a fogli mobili, un'applicazione software, e /o le cartelle e cesti cartacei.

La prima cosa che di solito si accede a portata di mano è il calendario (e un orologio), per farti sapere dove si deve essere quando oggi. Significa la “ duro paesaggio &"; per il vostro giorno, e così deve essere il dispositivo e informazioni più rivisto in modo semplice e coerente. Il prossimo più accessibile per la revisione devono essere le liste di azione-promemoria, cartella, o cestini. (“ Gee, io don &'; t devono essere in riunione per altri 15 minuti ... quello che ho potuto gestire e scendere mio piatto tra oggi e poi &";) Le liste dei progetti, obiettivi, obiettivi, visioni, potrebbe-want-a &'; s, ecc solo bisogno di essere accessibili abbastanza così, nel Review Weekly, sono consultato attentamente in modo appropriato per efficace la calibrazione del vostro intuitiva obiettivo operativo

mantenere il sistema

Se l'area di lavoro è organizzato in modo appropriato, secondo i principi reali di flusso di lavoro (come ho &'; ve sopra delineato) it &'; s non un grosso problema a tenere il passo. È un dato di fatto, più ermetico il sistema, più fuori controllo si può far arrivare! Se &'; re su un vero e proprio rullo (fare soldi a palate oggi), chi se ne frega come pulire la vostra scrivania è ?! Con un chiaro sistema in atto, non è solo facile da ottenere le cose di nuovo in controllo, e' s davvero divertente. Senza il sistema, &'; s frustrante, e resta sempre un vago senso di essere fuori controllo perché il gioco hasn &';. T stato completamente strutturato

L'analisi settimanale dovrebbe essere il tempo per ottenere i bordi indietro, assicurarsi che tutto è a posto, pronto per un altro tiro di successo. Ma &'; s anche una grande abitudine e principio – in caso di dubbio, pulire un cassetto! (Ci &'; s un altro tiro arrivando!)

DAVID &'; S PERSONALE UFFICIO (! Vieni dentro ...)

sulla mia scrivania

1. Due dei miei cassetti Fedon accatastamento – uno superiore per IN e la
sotto uno per “ sostegno all'azione &"; materiali
2. Due Fedon filo stand-up rack titolare di file, per i miei file di sistema
plastica e work-in-progress file di supporto
attuali progetti attivi e riunioni in piedi)
3. Laptop in stand port replicator, al seguente indirizzo: rete,
stampante, un'unità di archiviazione esterna, e la sincronizzazione
connettori per PDA, iPod, macchina fotografica digitale, etichettatrice,
scanner e registratore digitale
4. Singolo vassoio di impilamento Extra Fedon a corral una presa multipla
con caricabatterie vari
5. Fedon supporto per evidenziatore /tagliacarte /forbici
6. Due vassoi Fedon organizer con graffette,
fiocco di rimozione, francobolli, post-it, penne, memoria di massa USB
bastoni, balsamo per le labbra
7. Spillatrice
8. Dispenser scotch
9. Rilievo legale
10. Mondo globo (piccolo, per la decorazione)
11. World Atlas (Smythson)
12. Labeller (Brother PT-18)
13. Scanner (piccolo – Canon)

Nel Desk

1. Piccoli cassetti: ricariche penna, remover fiocco, batterie,
biglietti da visita, torcia elettrica, ricariche NoteTaker tascabili, distinte di versamento, cuffia USB
2.. Cassetti Deeper: fornitura di nuove cartelle manila file, piccoli utensili, accessori da viaggio, ecc vari

sul bancone dietro di me

1. Heavyweight spillatrice
2. Stampante /fax /fotocopiatrice (HP 2840) Pagina 3. Fedon vassoio di impilamento per OUT
4. Fedon impilamento vassoio per la lettura /Review – riviste, articoli

I miei file

Nella mia scrivania:
1. Tickler file
2. File personali finanziari (AZ)

a portata di mano:
1. File di società DAC personali (A-Z)
2. I file di riferimento generale (AZ)

anche ...

1. Due piccoli armadi metallici con cassetti per la cartoleria, i controlli della stampante, buste

E sugli scaffali vari e nell'armadio

1. Libri
2. Carta per stampanti
3. . Più grande ingranaggio Hotel