Massimizzare l'esperienza di videoconferenza

Mentre le aziende continuano a trovare modi migliori per tenere le loro riunioni e rendere i processi aziendali più efficienti, la tecnologia continua a essere all'altezza della situazione e serve come un partner affidabile, non solo accelerare i processi e fornendo la convenienza senza precedenti, ma anche in costante aumento il ritorno di investimenti e risparmi aziendali. Una di queste innovazioni tecnologiche vantaggiose sempre più ampiamente utilizzato in tutta una vasta gamma di attività è videoconferenza

oggi &';. S moderno ambiente aziendale in cui le imprese sono più spesso andando globale e il collegamento con altre imprese per formare lucrativi nuove imprese , la videoconferenza è diventato un mezzo di comunicazione indispensabile. Attraverso la videoconferenza, aziende provenienti da parti opposte del mondo possono svolgere la loro attività in modo efficiente nel comfort delle proprie sedi, ei milioni di solito spesi dalle imprese per le spese di viaggio sono salvati.

Con tale business innovativo e vantaggioso e soluzioni di conferenza a portata di mano, dobbiamo assicurare che sia utilizzato per nel modo giusto di produrre tutti i benefici che essa può offrire. Non tutti i membri di un business può stare bene con tali soluzioni di conferencing innovativa e preferirebbero i vecchi ma costosi metodi di condurre una riunione. Per essere sicuri che l'esperienza è piacevole per tutti e, di conseguenza, facilmente adottato come parte di una società &'; s procedure standard, alcuni passi devono essere seguiti. Qui di seguito sono alcuni di questi passaggi imprese possono seguire per garantire che tutti i membri hanno una prima impressione positiva e fare la maggior parte del loro servizio di videoconferenza.

Prima di Videoconferenza

-Garantire che tutti i membri coinvolti sono familiarità con l'utilizzo di video conferenza. Questo può comportare l'istruzione autoguidato, corsi di formazione e programmi promozionali per l'adozione semplice ed efficace per il sistema.
Videoconferenze -Schedule e informare tutte le persone coinvolte e le parti prima del tempo.
-Creare Un ordine del giorno per assicurarsi che il video conferenza fila liscio e affronta tutti gli argomenti necessari. Condividi questo ordine del giorno in anticipo in modo tutti i soggetti coinvolti saprà cosa aspettarsi e pensare al futuro di ciò che altri punti che potrebbero voler discutere
-Scegli o di avere un facilitatore che può gestire in modo efficace il flusso della riunione
.. - Avere tutti gli elementi necessari pronto (prodotti, grafici, ecc.)
-Verificare che tutto l'hardware (microfoni, altoparlanti, macchina fotografica, illuminazione) funzionino correttamente e sono adatti per la riunione. La telecamera deve essere posizionato diritto alle persone coinvolte che mostrano il loro tronco superiore fino alla loro testa, e le luci dovrebbe essere sopra la fotocamera, non è accanto o di fronte ad essa.
Dress-appropriato per la riunione. Perché una videoconferenza vengono visualizzati tutti gli utenti in uno schermo, può essere molto facile da individuare differenze o dettagli che potrebbero distrarre, come abiti dai colori vivaci o penzoloni gioielleria.
-Mettere Spento o in modalità silenziosa tutti i gadget elettronici che possono disturbare la riunione. incontri
-Si registra è un grande vantaggio di videoconferenza e può essere molto utile per qualsiasi azienda. Prima di iniziare la registrazione, però, è necessario chiedere il permesso da coloro che sono coinvolti in quanto non tutti possono sentirsi a proprio agio con l'essere registrato.
-Se Parlare con gli utenti provenienti da un altro paese e la cultura, assicuratevi di familiarizzare con la loro etichetta di lingua di base.

Durante Videoconferenza

chiaramente e lentamente -Parla, e propriamente di introdurre i presenti.
-Seguire il flusso del programma e prestare attenzione al procedimento.
-Essere educato. Non interrompere quelli parlare o fare movimenti di distrazione o rumori. Mangiare non sarebbe raccomandato durante l'incontro come questo può causare un sacco di rumore e di essere molto fastidioso.
-Prova A coinvolgere tutti i soggetti coinvolti. Farli sentire la loro importanza nel corso della riunione. Gran parte del successo del vostro molto prima conferenza video e il molti a seguire dipenderà gli utenti &'; prime reazioni, in modo da farli sentire che si tratta di un successo con la loro partecipazione.
-Non divulgare informazioni private o altamente riservate nel corso della riunione, come le password e le informazioni aziendali riservate.

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