Incontri Run-away sono la Top Tempo Waster sul lavoro

Una nuova indagine nazionale rileva che “ in fuga &"; incontri sono la più grande perdita di tempo sul posto di lavoro. Più del 27 per cento dei lavoratori intervistati ha dichiarato incontri sono il più grande colpevole per inefficienza e mancanza di produttività.

Il sondaggio è stato sviluppato da Office Team, un servizio di personale specializzato in professionisti amministrativi qualificati. Con risposte da 613 uomini e donne, tutti i 18 anni di età, i risultati sono parte del “ Office Team Carriera Sfida, &"; un progetto per aiutare i professionisti amministrativi avanzare le loro carriere

Con oggi &';. s livelli di personale magre, vi è una crescente pressione per i dipendenti per gestire il loro tempo in modo efficace. Eppure, molti datori di lavoro in realtà sabotare la gestione del tempo con incontri in fuga e interruzioni. Industry Week convoca le riunioni “ la Great White Collar Crime &"; stimando sprecano 37 miliardi di dollari l'anno

Alcune &';. bandiere rosse &'; che può indicare un incontro mal gestito:

• Nessuno in carica. Se la leadership della riunione isn &'; t chiaro, c'è una tendenza per i partecipanti di perdere tempo, pontificare i loro punti e non trarre conclusioni

• Non partire in tempo. Questa pratica &'; treni &'; dipendenti a venire in ritardo e si aspettano più tempo per socializzare.

• La mancanza di obiettivi o ordine del giorno. In assenza di chiaro scopo o ordine del giorno a seguire, è facile per l'incontro di scendere in pista. I partecipanti possono non essere chiari su ciò che deve essere discusso o per quanto tempo

• Lunga lista degli ospiti. Come regola generale, più la gente in una riunione, il meno lavoro compiuto. Quando l'elenco dei partecipanti è ampia, è spesso perché non vi è una particolare attenzione per non escludere nessuno, non perché ogni membro &';. Partecipazione s è necessario

• Solo una parte della routine. Regolarmente riunioni pianificate possono perdere valore a seconda delle circostanze e il cambiamento personale. Tutte le riunioni di routine dovrebbero essere valutati periodicamente per determinare se debbano essere tenuti affatto.

Per imparare a fare le riunioni più produttive, ho contattato Chris Clarke-Epstein,
CSP, che ha scritto il libro, ho Can &'; t prendere la vostra chiamata Right Now, I &'; m in una riunione. L'ex presidente del Presidente Nazionale &'; s Association, lavora con i clienti per aiutare i dipendenti a imparare più velocemente e lavorare meglio. Offre idee concrete per rendere le vostre riunioni più efficaci

• Idea # 1: Non ogni incontro dovrebbe aver luogo. I tempi giusti per pianificare una riunione sono quando i conflitti devono essere risolti, gruppi di persone hanno bisogno di iniziare a lavorare insieme o le informazioni devono essere condivise, allo stesso tempo. Le riunioni sono un'attività di gruppo in modo che possano essere efficaci quando un gruppo ha bisogno di raggiungere un consenso o raduno intorno a un'idea o un piano

• Idea # 2: La persona che chiama l'incontro ha più da fare che prenotare la camera. Hanno bisogno di prendere in considerazione anche altri problemi logistici, tra cui: tempo, attrezzature necessarie, e il cibo /bevande. Hanno bisogno di prendere la proprietà dei contenuti tra cui la preparazione di un ordine del giorno e la distribuzione di materiali di revisione. E 'importante avere un sistema di follow-up sulle assegnazioni e monitorare i risultati della riunione

• Idea # 3: Le riunioni non sono migliori rispetto alle persone che frequentano loro. Secondo il Centro per la Ricerca Applicata Warton, la causa principale di riunioni improduttive non è avere le persone giuste presenti. I partecipanti più efficaci a tutte le riunioni sono: persone che hanno le informazioni necessarie, le persone che possono prendere decisioni, e le persone che daranno vita alle decisioni

•. Idea # 4: Che cosa viene registrato in una riunione ha la possibilità di ottenere fatto. Tutte le riunioni hanno bisogno di una qualche forma di collettiva, concordate memoria. Senza documentazione, il consenso può evaporare rapidamente. Appunti di riunioni devono riassumere le decisioni prese, riepiloga il dettaglio delle azioni concordate, fissare responsabilità e documentare le scadenze per tutte le azioni

• Idea # 5: Le riunioni che si concludono senza incarichi sono destinati a ripetersi. I gruppi sono spesso molto bravi a prendere decisioni e incredibilmente poveri a implementazione. Ci deve essere una persona identificata per implementare ogni decisione entro un determinato periodo di tempo. Guarda per assicurarsi che ognuno sta ottenendo alcune delle responsabilità

• Idea # 6: Le squadre che valutano i loro incontri hanno incontri migliori. Prendere due o tre minuti al termine di ogni riunione per valutare il processo. Utilizzare schede e rispondere alle seguenti domande: Sono stati il ​​meeting &'; s obiettivi raggiunti? È stato l'incontro &'; s formato efficace? È stato l'incontro di valore?

Il vero valore di ogni incontro è ciò che effettivamente accade dopo si svolge l'incontro.
Assicurarsi che gli individui sono ritenuti responsabili per incontrare i risultati. E ricordate, se don &'; t misurare, ha vinto &'; t accade Hotel  .;