Cosa includere nel file personale per il nuovo personale Membri

Una volta che si effettua la decisione di assumere un nuovo membro dello staff, che si e' ll desidera garantire che un file personale è stato sviluppato per lui /lei, e che contiene la documentazione tutti i dati obbligatori e altri materiali pertinenti. Compreso il lavoro di ufficio appropriato in un file personale in grado di proteggere sia il datore di lavoro e lavoratore, legale e non. Il seguente elenco riporta i documenti che devono essere inclusi in un dipendente &'; s di file:

1. Assumere lettera – questa lettera documenta il dipendente &'; s data, a partire stipendio, sede di uffici (se l'organizzazione ha più di un ufficio) durata del periodo di prova, e ogni altra informazione l'organizzazione richiede iniziare. Questa lettera può aiutare a proteggere sia il lavoratore e l'organizzazione, in quanto stabilisce chiaramente le condizioni per l'occupazione.

2. Modulo I-9 - Prova di cittadinanza statunitense, richiesto dalla legge federale. Tutti i datori di lavoro devono avere dipendenti completare questo modulo e presentare la documentazione appropriata. Due forme di identificazione sono tenuti a verificare la cittadinanza (ad esempio, il driver &'; s licenza e certificato di nascita)

3.. W-4 – Il dipendente completa questo modulo, che è richiesto dalla legge federale. Il completamento è necessario per il vostro datore di lavoro a trattenere l'imposta federale sul reddito corretto dalla vostra paga. Questo modulo include anche "capo famiglia &"; informazioni e documenta il numero di persone a carico del dipendente verrà sostenendo

4 Documento di verificare che il lavoratore ha letto e comprende tutte le politiche e le procedure (regolari e personale) questo... modulo deve essere firmato e datato dal dipendente

5 dipendenti &';... applicazione s, lettera di copertura, curriculum, e /o riferimenti Queste informazioni forniscono una fotografia del dipendente &'; s storia di occupazione e può essere utile quando scrittura e le sovvenzioni presentazione

6 modulo di informazioni di contatto di emergenza –... Questa forma dovrebbe includere i nomi, gli indirizzi ei numeri di telefono di almeno due individui che possono essere contattati in caso di emergenza

7. Una copia di tutte le licenze o certificazioni richieste. Ad esempio, se un dipendente viene assunto per ricoprire una posizione di assistente sociale in licenza, si vuole una copia della sua licenza attuale.

8. Il dipendente &'; s descrizione del lavoro, che dovrebbe includere la posizione &'; s mansioni essenziali (richiesti dalla Americans with Disabilities Act), responsabilità, e le aspettative di lavoro (ad esempio, di viaggio, di sera e nel fine settimana)

9.. S obiettivi e gli obiettivi durante il suo /periodo di prova, una copia del dipendente &'. Una condizione per l'occupazione permanente può essere subordinata alla realizzazione di questi obiettivi e gli obiettivi

Informazioni che dovrebbero essere inclusi nel dipendente &'; s il file dopo il periodo di prova è la seguente:.

1. Obiettivi annuali e gli obiettivi che il datore di lavoro e lavoratore sviluppano congiuntamente. Il dipendente dovrebbe capire chiaramente che lui /lei sarà valutata sulla realizzazione di questi obiettivi.

2. La valutazione annuale delle prestazioni, firmato e datato sia dal datore di lavoro e lavoratore. La valutazione dovrebbe identificare il dipendente &'; s forza e di debolezza, e di individuare fasi di azione (con scadenze) il lavoratore può prendere per affrontare le debolezze specifiche

3.. Informazioni provvedimenti disciplinari, se applicabile.

4. Informazioni terminazione, se applicabile. Quando un dipendente lascia l'organizzazione, ci dovrebbe essere la documentazione relativa al dipendente &';. S data di fine (per tagliare il suo /la sua controllo finale), e la condizione in cui s /ha lasciato (per esempio, la rassegnazione, la cottura)

5. Un record del dipendente &'; s maturati e utilizzati congedo ferie, assenze per malattia, o di altri tipi di congedo (ad esempio, giuria, maternità)

6.. Assicurazione fornite o acquistati dal dipendente (ad esempio, medico, dentale, la visione, la vita, a breve termine o di disabilità a lungo termine).

7. 401 k o altre informazioni piano di pensionamento.

8. Documentazione relativa comitati interni ed esterni con cui il lavoratore è coinvolto. La partecipazione alle riunioni del comitato può essere una parte del dipendente &'; s mete e gli obiettivi annuali

9.. Registrazione &ndash Formazione; fascicoli del personale devono contenere alcuna formazione il dipendente è stato completato. La formazione può comprendere la lettura di materiali legati al lavoro, formazione interna (per esempio, oratori ospiti a riunioni del personale, membro dello staff di presentare ai suoi /suoi colleghi), e formazione esterna (ad esempio, la formazione fornita da altre agenzie, workshop, conferenze, teleclasses, teleseminars, webinar). Mantenendo le copie dei certificati di formazione potrebbe essere necessaria per soddisfare i requisiti di licensure o di certificazione

Garantire che ogni dipendente e'. S dossier personale contiene la documentazione appropriata aiuta a proteggere il datore di lavoro e lavoratore, assicura che il datore di lavoro aderisce a tutte le richieste governative e organizzativa requisiti, e fornisce informazioni di contatto di emergenza nel caso in cui il lavoratore è coinvolto in un incidente. Come la maggior parte delle informazioni contenute nel file personale è confidenziale, assicurarsi che questi file vengono conservate in un luogo chiuso e sicuro

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