Trattare con Interruzioni come manager

Si occupano di interruzioni

Quando si gestisce la gente, si impara che ognuno ha un'idea diversa su ciò che è importante. Si impara anche che ognuno combatte per gestire il nostro tempo in modo efficace. Questi due si uniscono per formare quello che sembra flusso continuo di interruzioni. Quindi, come possiamo ridurre queste interruzioni e mantenere il rapporto con la nostra squadra?

In primo luogo, abbiamo bisogno di sviluppare un metodo per prendere decisioni su ciò che può aspettare e ciò che deve essere fatto immediatamente. Stephen Covey ha introdotto l'idea di essere urgentemente vs importanti diversi anni fa. La sua idea è che siamo in grado di prendere decisioni su come reagire a queste interruzioni mettendo ciascuno in una scatola o una categoria in questa matrice. In base a dove le voci terre, vi reagiscono di conseguenza

articoli urgenti sono quelle cose che vengono in su e tendono a “. &Rdquo apparire; bisogno di attenzione immediata. Un grande esempio potrebbe essere il vostro telefono squilli. Hai solo 4 squilli prima che il chiamante viene inviato alla casella vocale. Il più delle volte ci fermiamo quello che stiamo facendo e rispondere rispondendo al telefono. Può essere importante, non può.

Elementi importanti sono quelle che allinearsi con i nostri obiettivi e gli obiettivi, o che hanno gravi conseguenze per non reagire tempestivamente. Un esempio di importante sarebbe qualcuno sulla tua squadra avere un'emergenza medica. Non agire subito avrebbe un esito molto grave. Un cliente importante, che non è felice e vuole parlare con te è un altro esempio di importante. Si può avere elementi che siano importanti e urgenti, come l'esempio dell'emergenza medica. Gli elementi che sono importanti, ma non urgente bisogno di essere fatto, semplicemente non immediatamente.

Quindi, ora che abbiamo capito come determinare se abbiamo bisogno di agire su qualcosa, vorrei condividere alcune tecniche specifiche per ridurre il numero di interruzioni si verificano nel corso della giornata. In primo luogo, non mi consiglia di avere alcun sedie in ufficio o cubicolo. Si dovrebbe avere una sedia o due nelle vicinanze, ma non all'interno della vostra zona ufficio. Come mai? Quando la gente a piedi nella vostra area di lavoro e vedere una sedia, la prima cosa che farà è sedersi. E 'un dato di fatto che le conversazioni che avvengono in piedi sono più brevi di quelli che si svolgono durante la seduta (grande per le riunioni tra l'altro). Senza una sedia in ufficio, la gente a piedi in, avviare una conversazione, ma non rimarrà quasi tutto il tempo se sono in piedi accanto a voi mentre si sta seduti.

Un altro suggerimento è quello di mettere sul vostro programma, un tempo al mattino e un'altra volta nel pomeriggio per discussioni aperte. Questi sono momenti in cui la tua squadra sa che può fermarsi e chiacchierare di cose o farle domande su qualcosa. Il vostro piano è quello di segnare quel tempo fuori come disponibile, e se nessuno viene a parlare, più tempo per voi. Questo sarà davvero ridurre le frequenti interruzioni e appena lascia la urgenti e le conversazioni importanti.

Infine, si incontrano con la tua squadra e andare oltre la Urgente vs concetto importante. Insegnare loro a pensare la loro domanda o problema attraverso un po 'prima di lanciare solo a modo tuo. Questo aiuterà anche a capire dove si sono provenienti da quando hanno appena fermano a. State sia con lo stesso processo di decidere che cosa ha bisogno di attenzione immediata e ciò che può attendere che il tempo di apertura in programma o il prossimo incontro uno contro uno.

Quindi, utilizzare queste tecniche nel vostro ruolo di leader, e troverete il tempo non hai mai avuto mentre insegna la tua squadra a pensare per se stessi e lavorare insieme per risolvere più dei problemi quotidiani Hotel  .;