Gestione della Comunicazione

Team Communications Management
By: Samuel Lartey, Project Manager.

Introduzione
non c'è guadagno dicendo che il successo di gestione del progetto è determinato dal fatto che il progetto è stato completato in tempo, nel budget, e con tutte le caratteristiche come originariamente specificato. Che dà terra al triangolo il triplo vincolo di ferro. Vi è tuttavia una nuova dimensione nella gestione dei progetti che pone il cliente al centro di consegna del progetto. Questo sembra ora per il fatto che la soddisfazione finale del cliente deve rimanere il desiderio del responsabile del progetto. Il cliente deve essere soddisfatto di quanto è stato realizzato.

La ricerca
esperti di marketing hanno sottolineato che il cliente soddisfatto avrebbe comunicato la sua soddisfazione, ma quando non comunicare la sua insoddisfazione. Sul otherhand, ce l'hanno che per ogni cliente soddisfatto che condivide la sua soddisfazione per un particolare prodotto o servizio con un'altra persona; un cliente insoddisfatto è probabile che condividere la sua insoddisfazione per oltre il numero quadruplo di persone (soddisfazione per il rapporto insoddisfazione). I responsabili di progetto hanno quindi bisogno di coltivare le relazioni di lavoro positive con i clienti per assicurare il successo e preservare la propria reputazione. Ciò potrebbe essere fatto attraverso una comunicazione efficace.

Gestione comunicazione
Vi è quindi un ingrediente importante nella gestione del progetto, che deve sempre essere gestito in modo efficace. Questo è il piano di gestione del progetto di comunicazione. Per gestire con successo un progetto, il project manager deve disporre di tutti i processi necessari a garantire tempestiva e appropriata generazione, raccolta, la diffusione, deposito e smaltimento finale delle informazioni del progetto. Piano di comunicazione efficace fornisce link tra i team, idee e informazioni.
Va sottolineato qui che la gestione della comunicazione, se fatto in modo efficace, genera i risultati del progetto, che sono accettabili per tutti. In caso contrario, i problemi generati dalla mancanza di comunicazione può siluro di un progetto e la reputazione del project manager.
Project manager deve essere abile nel gestire la comunicazione a tutti i livelli del progetto. Responsabili di progetto Proactive non aspettano di spiegare in modo reattivo situazioni, ma iniziano a modellare le aspettative corrette sulla parte anteriore e accettare che questo in un processo continuo per tutta la durata del progetto. Essi comunicano le informazioni necessarie a disposizione in modo tempestivo.

Qui di seguito sono quattro fattori importanti da considerare quando la gestione di un piano di gestione della comunicazione.

Piano di Comunicazione
Per gestire efficacemente la comunicazione del progetto, il project manager deve iniziare prima di avere un piano di comunicazione. Ciò sarebbe preso cura di quali informazioni dovrebbero essere comunicate e quando. Che riceveranno le informazioni, metodi da utilizzare per raccogliere, archiviare e distribuire le informazioni e le relazioni di reporting tra le altre cose.

Informazioni Distribuzione: Un altro settore importante nella gestione della comunicazione è la distribuzione delle informazioni ai possessori di interessi. Questo può essere sotto forma di minuti, relazioni, presentazioni, comunicazione formale e informale. Ciò che è importante qui è l'identificazione del bisogno informazioni di tutte le parti interessate. Ciò che è lì per essere condiviso: problemi, i successi, le prestazioni del team, pianificazione riunione, i rischi e le questioni individuate

parlare con una sola voce
Nulla erode la fiducia in un progetto più che per un cliente o di soggetti interessati a ricevere messaggi contraddittori provenienti da diversi membri del team di progetto. Il project manager dovrebbe ricordare i membri del team di questo fatto e lavorare con loro per garantire che informazioni adeguate è condivisa con i clienti.

Parlare il linguaggio dello stakeholder.
Troppo spesso i membri del progetto di rispondere alle richieste dei clienti con gergo tecnico che supera il vocabolario del cliente e la comprensione. Project manager e membri devono descrivere i problemi, compromessi e soluzioni in modo che il cliente può capire. I responsabili di progetto e membri devono utilizzare manierismi fisici non verbali, parralingual, passo e il tono della voce che sarebbe molto apprezzata dai loro stakeholder.

Conclusione
Le organizzazioni stanno riconoscendo che non è accettabile a stare fermi in un mondo in cui il cambiamento è l'unica costante e che porta a un vantaggio competitivo a chi la vede e gestirla. Per essere in grado di competere nel mondo degli affari di oggi, le aziende stanno spingendo le loro strategie di business attraverso la gestione del progetto, ma per avere successo nella gestione di progetti di business devono rafforzare la loro capacità di gestione di comunicazione Hotel  .;