Software di contabilità successo: La scelta di un partner di implementazione

La scelta di un partner di implementazione per il vostro nuovo sistema contabile Hotel
Oltre a selezionare il sistema di contabilità adeguato, una delle più importanti decisioni che &'; ll fare nel corso di un aggiornamento del sistema di contabilità è quello di il vostro partner per l'implementazione. In genere questo sarà un fornitore di software di contabilità, un Value Added Reseller (VAR), una ditta di CPA, un consulente indipendente, o di un altro consulente di fiducia.  
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Naturalmente molti utenti tento di condurre l'implementazione del sistema di contabilità se stessi. vorrei solo raccomandare che se si dispone di esperienza nella versione corrente del software e una conoscenza approfondita del settore ambiente si sta lavorando all'interno. Nei miei rapporti con i clienti vorrei sempre sottolineare che in genere conoscevano le loro esigenze e l'ambiente, e sapevo il software. Tuttavia, nessuno di noi “ didn &'; t so cosa ci stava &'; t conosce &" ;, così dire. così potrei essere in grado di suggerire funzionalità o processi di business del software ospitato che ha reso il loro lavoro più facile e sfruttato i loro investimenti software. Allo stesso modo si sarebbero spesso mi spingere per ottenere il software a fare cose che forse wasn &';. t progettato per fare, almeno a prima vista   ; E 'veramente una relazione simbiotica. Io don &'; t pensa ci sia mai stato un impianto dove ho didn &'; t imparare qualcosa da parte del cliente, come ho anche impartito la mia conoscenza del sistema di contabilità a loro
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Tipicamente un venditore di sistemi di contabilità avrà un processo di certificazione per la formazione degli installatori in una o più livelli di certificazione. Ciò potrebbe includere “ Consultant Certified &" ;, o altro status formale. Verificare con il fornitore per vedere quali sono le loro certificazioni sono, e magari ottenere un elenco degli installatori certificati nella vostra zona. Spesso l'individuo o azienda che vi ha aiutato attraverso la fase istruttoria e l'acquisizione a causa può essere il fornitore di servizi di fatto. Questo fa un certo senso, come hanno spera guadagnato molta conoscenza della vostra attività durante tutto questo processo. Tuttavia, se non siete sicuri delle loro qualifiche ha senso fare una piccola ricerca. anche una piccola competizione amichevole tra installatori competizione può dare qualche leva a ottenere più valore per il bilancio del progetto . Hotel
Un altro aspetto importante è come ha condotto il fornitore di servizi molte implementazioni del sistema di contabilità ? La maggior parte dei programmi di installazione sarà in grado di fornire il requisito 3 referenze – e si dovrebbe follow-up con quelli. ma che il programma di installazione avere esperienza nel vostro settore ? Hanno installato la versione più recente del software ? Hanno più installatori certificati per il personale Il maggiore è la loro vasta esperienza in ambienti simili ai tuoi; maggiori sono le possibilità per un'installazione liscia Hotel .
Una domanda che spesso anche incontrato coinvolti supporto tecnico. in alcuni casi le nostre prospettive sarebbero informarsi se abbiamo fornito supporto 24/7, 365 giorni l'anno . che sembrava sempre un po 'estrema – solo il più grande di venditori potrebbe offrire che . Ma fare in modo che più metodi di sostegno erano disponibili, forse tra cui un tecnico &'; s numero di cellulare per le emergenze, è opportuno. Questi metodi alternativi possono includere knowledge on-line ( che è disponibile 24/7/365), un adeguato aiuto on-line, manuali, 800 supporto telefonico, supporto e-mail, e guide utente personalizzate !. Questo ultimo elemento è particolarmente utile in formazione continua di nuovo personale o quando cross training è richiesto. Hotel
Certo che &'; vorrà per completare un'analisi dei bisogni. Se non è stato completato uno, molti fornitori hanno uno che vi guiderà attraverso. In Infatti, anche se si pensa di sapere che cosa avete bisogno, a volte aiuta a parlare con il fornitore per vedere ciò che i loro altri clienti hanno fatto per rendere i loro sistemi più efficienti. Vedere un campione di un documento di analisi dei bisogni a AcccountingSoftwareSuccess.com. E utilizzando lo strumento di selezione su AcccountingSoftwareSuccess.com vi aiuterà a identificare molte delle vostre esigenze in seguito si può discutere con il fornitore Hotel .
Molte prospettive utilizzano un processo RFP per raccogliere le risposte dei fornitori. Se fare questo tenere una cosa in mente – alcuni tra i migliori fornitori di don &'; t rispondere. Essi don &'; t deve. Restano occupato mantenere i loro clienti felici con il lavoro fatturabile ! richiedono un fornitore per completare una vasta richiesta di offerta con centinaia di domande di base come &ldquo ; Fa voi controlli di stampa del sistema &"; SAPS le loro risorse, e alcuni dei rifiuti migliore per rispondere. Essi sottolineano inoltre che senza un dialogo sulle capacità del sistema contro le esigenze non porci le domande giuste (“? mai pensato di EFT per i pagamenti dei fornitori &";). Se ti ostini a usare un RFP, essere breve ed evidenziare le capacità solo uniche che possono differenziare i sistemi. Meglio ancora, utilizzare lo strumento di selezione su AcccountingSoftwareSuccess.com. che &'; s esattamente quello che facciamo
Dopo aver esaminato le esigenze di analisi si potrebbe desiderare il venditore di fornire una dichiarazione sui risultati che indica dove i loro sistemi di soddisfare le vostre esigenze, in cui eventuali lacune possono essere tra le vostre esigenze e la loro soluzione, e come consiglierebbero indirizzamento quelle lacune (come ad esempio le soluzioni di terze parti o programmazione personalizzata).

Ogni implementazione di successo inizia con un piano di progetto solido, e si dovrebbe assicurarsi che il vostro partner utilizza un . Può essere così semplice come un foglio di calcolo di passi sequenziali, o elaborata, come un diagramma di Gantt o PERT. ma assicuratevi uno esista, e che tutti sono d'accordo per quanto riguarda la timeline e le responsabilità. Tutti sanno sarà richiesto un piano dei conti.   ; Ma chi sta per progettare ? Chi sta per configurarlo ? E se il programma di installazione, quanto tempo sono loro budget e che cosa sarà quel costo ? Non ci dovrebbero essere effettivamente più parti per l'attuazione piano. Hotel
Il primo è quello che noi chiamiamo il “ Roadmap &" ;, o timeline e processo globale del processo INTERO, tra cui due diligence, l'approvazione, l'acquisizione, conversione, ecc   ; Un buon partner anticiperà il tempo necessario per questo e impostare aspettative di conseguenza. Troppe volte un installatore dirà, “ Siamo in grado di fare una implementazione in 3 settimane &ldquo ;, ma dire che possono fare una installazione in 3 settimane! . Questo potrebbe non essere un tempo adeguato per le fasi di cui sopra. Quindi, essere realistico, e richiedono che il vostro installatore sia altrettanto. Hotel
La seconda parte del piano è il grafico o foglio elettronico che mostra i singoli compiti – Progettazione piano dei conti, Enter fornitori, Convertire saldi iniziali, ecc Questi avranno responsabilità connesse attività e tempi. in questo caso, assicurarsi che ci sia buy-in e l'accordo di tutte le parti coinvolte, e che siano assegnate risorse adeguate . Hotel
Infine ci sono i WorkPapers. Questi sono gli strumenti che il team utilizza in realtà delle proprie funzioni, e firma fuori lì completamento. Questi includerebbero una copia del grafico finalizzato dei conti , un bilancio di verifica di saldi iniziali, un elenco di fornitori iniziali di set-up, ecc copie campione di tutti questi documenti sono forniti nella sezione white paper di AcccountingSoftwareSuccess.com
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Un po 'singolare , ma molto prezioso concetto è quello di un pilota sala conferenze. Questo comporta la creazione di un completamente funzionale (o quasi), il modello di lavoro del ldquo finale &; andare a vivere &"; sistema. E 'fatto in un ambiente di test (ad esempio, una sala conferenze) e le transazioni sono elaborate, procedure sono martellato fuori e documentati, i rapporti sono stati progettati, ecc In tal modo, si lavora fuori i bug e hanno una processo più testati per stendere agli utenti finali alla data di go-live. Hotel
Naturalmente con il programma di installazione on-site e tutti hanno accesso a “ il pro &" ;, tutto tende ad andare bene . E &'; s quando il tuo mentore lascia che le cose possono andare male. Per questo in aggiunta al supporto continuo è necessario pianificare una revisione di 30 e /o 90 giorni, così come una revisione annuale, come parte del progetto iniziale. Il tempo di scoprire che gli accantonamenti per il personale non sono per la pulizia come previsto è nel Periodo 1, non Periodo 13.. Il vantaggio di questo investimento minimo non può essere sopravvalutata In genere, può anche essere fatto da remoto per minimizzare la spesa.  
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La squadra si assemblano a partecipare nell'implementazione è importante per il successo come è l'applicazione selezionata. Assicurati di assicurare il vostro successo includendo questi importanti passi in il tuo piano di implementazione
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