13 Keys to Leading Meetings altamente efficace

E 'ampiamente accettato che il peggio waster tempo nel business di oggi è che incontro onnipresente. Sappiamo tutti che se l'incontro è stato produttivo che il tempo trascorso varrebbe la pena. Ma in genere questo non è il caso. La maggior parte degli incontri leader non sono istruiti per condurre riunioni.

Quello che segue sono 13 le linee guida fondamentali per guidare l'utente nel condurre le vostre riunioni. Potrete migliorare le vostre riunioni drammaticamente utilizzando questi tasti. Ogni linea guida è potente quando viene utilizzato da loro stessi. Tuttavia, quando si utilizza la maggior parte o tutti insieme, sul serio, si aspettano grandi risultati. Vi garantisco che i vostri partecipanti alla riunione potranno godere i vostri incontri migliori e otterrete molto altro ancora compiuta.

1) Pianificare la riunione in modo che ha un inizio, metà e fine. Organizza il tuo incontro per avere un inizio che include il contesto (“ inquadrarlo &";). Il contesto dovrebbe includere: “ perché &"; di questo particolare incontro, i vostri obiettivi di riunione e gli eventuali vincoli (come il tempo). Per la riunione per essere efficace ci deve essere un finale che comprende una sorta di sintesi (decisioni di revisione fatti, le idee generate, informazioni consegnate e il piano d'azione), valutazione (vedi chiave # 10) e conclusione (per esempio, hanno ogni Stato persona sola parola per riassumere la loro prospettiva della riunione).

2) Siate chiari sul risultato per ogni punto all'ordine del giorno e comunicare l'esito ai partecipanti alla riunione. Trascorrere del tempo stabilire che cosa si vuole realizzare per ciascuno dei tuoi punti all'ordine del giorno. La specifica più chiara e tu sei il più efficace l'incontro sarà. Vuoi una decisione presa? Se sì, che tipo di decisione? Forse si desidera che i partecipanti di conoscere le informazioni specifiche. Che cosa è che le informazioni e perché vuoi che sappiano esso? Vuoi idee? Che tipo di idee e per quale scopo? Comunicare ai partecipanti questi risultati. L'incontro sarà più significativo e propositivo ai partecipanti quando articolare chiaramente i risultati per ciascun punto all'ordine del giorno. L'incontro verrà visualizzato come ha senso e quindi la pena il tempo.

3) Utilizzare i processi e strumenti adeguati. Utilizzare specifici processi per la generazione di idee (ad esempio Brainstorming), prendere decisioni (ad esempio, utilizzando una matrice decisione), la risoluzione dei conflitti (ad esempio, stabilisce regole di base) e risolvere i problemi che sono chiare a tutti. I partecipanti saranno quindi più sicuri che gli obiettivi della riunione saranno raggiunti. In questo modo possono meglio concentrarsi sul “ ciò &"; (il compito a portata di mano), piuttosto che il “ come &"; (il processo).

4) Generare idee quando si genera idee; decidere quando si decide; presente quando si presentano. Le tre operazioni principali che si verificano in incontri stanno generando idee, prendere decisioni e la presentazione di informazioni. Spesso nelle riunioni queste operazioni si confondono. Una persona sta generando idee, un altro è la condivisione delle informazioni, e ancora un altro è prendere una decisione. Questo non funziona in quanto ciascuna di queste operazioni ha un proprio insieme di regole che non coesistono produttivamente insieme. In altre parole, l'atto del processo decisionale non si mescola bene psicologicamente con l'atto della generazione di idee. Mettere in chiaro ai partecipanti quale operazione si sta utilizzando.

5) Garantire parità di contributo. Fornire un'opportunità per tutti nel corso della riunione di contribuire alla riunione. Ciò significa che quando c'è un punto all'ordine del giorno che chiede di avere il gruppo di generare idee fanno le idee sicuri di tutti si sentono. Quando si discute un problema, ognuno ha voce in capitolo. In questo modo, quando a prendere decisioni, potrete attingere il meglio del pensiero di tutti nel corso della riunione. Non si tratta solo di essere “ giusto, &"; ma piuttosto sfruttando i talenti e le prospettive che hai portato insieme.

6) Registrare le idee, decisioni e risultati. Registrare i risultati di riunione in modo che tutti i membri possono letteralmente vedere i lavori in corso. In questo modo si fornirà anche fuoco visivo al gruppo. Utilizzare una lavagna a fogli mobili e assegnare un registratore.

7) Stabilire incontro regole di base. Come gruppo hanno i partecipanti co-creare una serie di linee guida o regole di base per come ogni persona dovrebbe trattare l'un l'altro e le loro idee. Queste linee guida renderà chiaro che cosa ci si aspetta da uno all'altro. Un esempio di una linea guida potrebbe essere "una sola persona a parlare alla volta." Search

8) Utilizzare warm-up e energizzanti. Tendiamo a un eccesso di comprimere le nostre riunioni e finire con poco tempo per preparare il terreno per la grande partecipazione e collaborazione. Se si prende il tempo per eccitare e succo vostro gruppo, e' ll ottenere risultati migliori: le idee più creative, più partecipazione, prospettive diverse, più energia, e decisioni più

9) Piano di azione.. Al termine della riunione assicurarsi che una certa azione risulterà. Chiedi “ chi farà cosa e quando &"; Anche se fatto nel bel mezzo della riunione è meglio riassumere l'incontro con il piano d'azione.

10) Valutare l'incontro. Assicurarsi che si prende il tempo alla fine di ogni incontro per avere i partecipanti fornire un feedback. Chiedi “ che cosa ha funzionato e" e “ ciò che deve essere migliorato &"; Questo vi permetterà di migliorare continuamente le vostre riunioni.

11) Accettare la diversità e il valore in conoscenze, idee e stili. Assicurarsi che tutte le idee, le conoscenze e gli stili sono abbracciati. Trovare modi per ottenere i membri del team per essere non solo aperto e rispettoso, ma di valorizzare realmente diversi punti di vista. Rafforzare buon ascolto. Un team di buon ascoltatore ascolta attentamente idee e prospettive che don &'; t come. La grande idea spesso viene dalla diversa.

12) Riconoscere introversi ed estroversi. Includere i processi che si concentrano su entrambi gli approcci introversi (e" &" tempo da solo, per la generazione di idee) e approcci estroversi (“ orari gruppo &"; per la generazione di idee). Alcune persone pensano in modo più efficace da soli senza distrazioni, e alcuni, come la stimolazione di altre persone. La maggior parte di noi ha bisogno entrambi.

13) Pace della riunione. E 'importante essere consapevoli della stimolazione della riunione. Se si sposta troppo lentamente, si &'; ll portava i membri del team e linfa parte della loro energia. Se si sposta troppo velocemente, si &'; ll perdere la maggior parte dei membri del team o si sentiranno in ansia. Rimanere flessibili e ottenere un feedback sulla velocità. Il ritmo giusto sarà diverso da gruppo a gruppo. Una buona regola è quella di aumentare il ritmo quando si generano idee e rallentare quando a prendere le decisioni.

Per ulteriori dettagli non esitate a contattare Bruce Honig, Honig IdeaGuides ([email protected]). < . br>