Rendere le regole di Microsoft Outlook lavoro per voi

Microsoft Outlook può essere uno strumento di produttività estremamente utile quando si sta dando priorità al tempo speso per e-mail. Ma se don &'; t so su Outlook &'; s molte funzioni che non può essere in uso al suo massimo potenziale. Questo articolo fa parte di una serie di articoli che vi guiderà come iniziare a organizzare il vostro Microsoft Outlook.

utilizzare la posta elettronica come strumento per aiutarvi nella gestione ed elaborazione di progetti importanti nella vostra vita e di lavoro. Purtroppo riceviamo centinaia o addirittura migliaia di e-mail che inondano alla casella postale. Con questo volume si &'; s difficile, a volte utilizzare con successo e-mail processo. Creazione guidata regole di Microsoft Outlook consente di gestire i messaggi di posta elettronica in arrivo. È possibile utilizzare le regole per automaticamente specie, la priorità, e ridurre il flusso di e-mail.

Perché si dovrebbe utilizzare le regole quando si organizza Microsoft Outlook

Se si dispone di un sacco di e-mail a passare attraverso l'utilizzo Creazione guidata regole è come avere un assistente personale per aiutare a organizzare il Microsoft Outlook. Regole Wizard può essere utilizzato in molti modi diversi. Le regole possono essere utilizzati per ordinare le email in diverse cartelle basate su una varietà di cose. Per esempio chi ha inviato l'e-mail, il tipo di messaggio o oggetto, anche se si è di CC &'; d o il destinatario principale sul email. Usalo per contrassegnare i messaggi che si ricevono da persone specifiche o che hanno un set di allarme per e-mail quando qualcuno ti specifici. È anche possibile pianificare in anticipo con una regola che ritardare l'invio di un messaggio.

Questo è il modo super disponibile Io suggerisco di usare regole. Diretta tutte le e-newsletter ricevuti in una cartella da leggere. Inizia con la creazione di una cartella d'azione dal titolo “ .read &"; e quindi utilizzare le istruzioni qui di seguito per sviluppare la vostra regola che diriga i vostri più e-newsletter lì. Ridurre il flusso di e-mail nella tua casella di posta con questa regola a portata di mano. Il prossimo passo importante è quello di pianificare un intervallo di tempo ogni settimana per ordinare attraverso questa cartella e leggere ciò che c'è. Utilizzare questa cartella per aiutare a organizzare il vostro tempo e casella di posta. Don &'; t lo usano per creare un nascondiglio per le email per raccogliere la polvere di cyber! Siete sicuri di ricevere una newsletter che don &'; t leggere settimana dopo settimana? Considerare unsubscribing. Siate onesti con voi stessi su ciò che e-mail è importante per voi e che cosa isn &'; t che vi aiuterà mentre l'organizzazione di Microsoft Outlook. Se si sta guardando e poi l'eliminazione di un e-mail ripetersi ogni settimana o mese che isn &'; t pertinente si sta sprecando tempo

Come utilizzare regole di Microsoft Outlook

La creazione di una regola:
! Sarete dirigendo la tua email in una cartella specifica in modo prima di iniziare creare la cartella, o confermare che esiste già in prospettiva.
1. Selezionare Strumenti, quindi Regole e avvisi, seguiti da Nuova regola
2. Scegliete Start da una regola vuota Pagina 3. Evidenziare, controllare i messaggi dopo l'invio, e fare clic su Avanti
4. Spuntare con le parole specifiche nell'oggetto. Successivo cliccare su parole specifiche e decidere su una parola chiave diversa per la regola, ad esempio “ newsletter &" ;. Fare clic su Aggiungi, OK, Avanti e'. &Rsquo;
5. Deselezionare spostare una copia nella cartella specificata. Poi clicca su cartella specificata e scegliere dalla lista. Fare clic su Fine.

Tip breve

Troppo di una cosa buona è un problema reale. Don &'; t abusare della Creazione guidata regole. Se più di farlo con la procedura guidata per la creazione di un massiccio numero di cartelle questo strumento diventerà un impedimento. Diventa una perdita di tempo, invece di essere il tuo assistente personale disponibile!

L'organizzazione di Microsoft Outlook utilizzando le regole in modo più efficace ordinare e filtrare la tua email significa che ora si sprecherà meno tempo, energia e denaro più tardi!
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