La guida del Project Manager per affrontare difficili Sponsor

Una parte della sfida che deve affrontare il Project Manager è la realtà di dover servire così tanti attori diversi e talvolta di essere tirato in direzioni molto diverse. Noi &'; re spesso insegnato che il nostro “ sponsor &"; è la persona che è il campione dello sforzo. Anzi, sono spesso quello che &'; re a cercare per il supporto e problema di risoluzione nel corso del progetto. Ma cosa fare quando il tuo sponsor è il problema ??? Mentre sono in viaggio il paese e oltre a parlare con gli analisti aziendali, project manager e team di leader su come gestire al meglio i partecipanti problema nelle loro riunioni o trattare con i membri del team difficili, io sono stupito da quanto spesso qualcuno alza la mano per chiedere, &ldquo ; Ma cosa fare se il tuo sponsor è il problema ???? &"; Devo ammettere che che fa rappresentare un dilemma interessante, ma &'; s non un vuoto di strategie è possibile utilizzare per risolvere questo dilemma non troppo raro … .let &'; s esplorare alcune diverse varietà di “ difficile sponsor &"; e vedere come possono essere gestiti per il successo ottimale

Sponsor tipo 1 - Spero che tu don &';. t mi dispiace intimidatorio tutti con la mia natura prepotente alle vostre riunioni di gruppo e hellip; I &'; sto solo cercando di aiutare a velocizzare le cose lungo?.
A volte il problema è sempre lo sponsor di presentarsi per le riunioni come richiesto. D'altra parte, a volte ci &'; re dispiace hanno fatto spettacolo, perché diventano i nostri “ problematiche partecipanti &"; e che può essere difficile da gestire. Prova queste tecniche di facilitazione incontro:
? Incontra con lo sponsor prima della riunione e in particolare discutere che cosa avete bisogno da loro nella sessione. Forse scrivere parlando punti per loro – molti lo apprezzeranno se &'; s offerto nello spirito di aiutare prendere una cosa fuori il loro piatto (non dicendo loro specificamente cosa dire). Chiedete loro di trattenere il loro parere fino a quando gli altri hanno pesato per evitare sporcando altri &'; ingresso.
? Se avvertite altri possono essere intimiditi dallo sponsor &';. S parere, suggerire il gruppo fare un round robin e iniziare dalla parte opposta del tavolo, come lo sponsor (in modo che il loro giudizio si avvicina alla fine): profilo? Alzarsi! Ogni volta che ti trovi quando tutti gli altri è seduto, a riprendere immediatamente il controllo del gruppo (temporaneamente). Grazie lo sponsor per il loro contributo (anche notare visibilmente) e reindirizzare la conversazione, se necessario.
? Ripetere il loro punto e annotarla – questo può sembrare controintuitivo, ma spesso uno sponsor avranno sul loro contenitore di sapone (e non scendere di esso) perché don &'; t sente ascoltato. Quando si ripete il punto verso di loro e poi scriverlo gli occhi di tutti (su una lavagna a fogli mobili o una lavagna), li rassicura che sono effettivamente state ascoltate ed immediatamente comunica un apprezzamento per il loro punto.
? Chiedere soluzioni – a volte i partecipanti alla riunione (anche sponsor) rimanere intrappolati in un ciclo di piagnucolare e sfiato sui problemi. Dopo aver concordato con il problema (se opportuno o meno offrire un parere se don &'; t d'accordo), semplicemente chiedere allo sponsor di suggerire una soluzione. Insistere sul fatto che la questione viene sollevata è abbastanza importante da giustificare dedicare qualche energia per concentrarsi su una soluzione

Sponsor tipo 2 - I &';. Non sono esattamente chiaro su quello che &'; m cercando, ma io &'; ll essere sicuri a riterrà responsabili quando I don &'; t get it …
Troppo spesso sponsor può avere una vaga idea di ciò che vogliono o peggio di che essi possono essere frustrato da un problema complicato o problema, ma non hanno idea reale di ciò che vogliono fatto per affrontarlo. La prima fase del ciclo di gestione dei progetti (Avvio) è dove lo sponsor (o dirigenti) dovrebbero essere chiarendo perché è stato avviato il progetto e determinare le aspettative di alto livello del progetto. Troppo spesso questo passaggio viene saltato e project manager vengono inviati su inseguimenti oca selvatica che cercano di raggiungere un obiettivo senza bloccare o mal definiti. Don &'; t cadere in questa trappola. Prova queste buone pratiche, invece.
? Chiarire lo sforzo presto e spesso. Identificare in ambito di applicazione e di ambito di applicazione (fuori del campo di applicazione è critiche), risultati tangibili, le aspettative di temporizzazione, restrizioni di bilancio, ruoli e responsabilità, rischi conosciuti e le principali parti interessate.
? Identificare il loro problema scatola di sapone precoce e sottolineare WIIFT (What &'; s in esso per loro). Se don &'; t capire esattamente quello che vogliono, chiedere loro di spiegare la loro motivazione /fattore trainante. Spesso, dirigenti hanno un problema di scatola di sapone, pregiudizi predeterminato, o ipotesi che vogliono convalidato. Cercare di scoprire di cosa si tratta il più presto possibile.
? Chiedi allo sponsor di priorità costi, tempi, e la portata (buono, veloce, ed economico). Che è più importante (rispetto agli altri)? Suggerimento: La risposta non è tutti e 3? Pensate McDonald &'; s – il loro obiettivo è molto intenzionalmente veloce ed economico. Sii chiaro che i vincoli siano realmente guidando il progetto.
? Esplicitamente chiedono come definiranno il successo. Chiedere sempre lo sponsor a finire questa frase … mi prenderà in considerazione questo progetto un successo se …

Sponsor Tipo 3 - La prego quindi di bollire l'oceano? (e risolvere anche la pace nel mondo, mentre si e' re a lui?)
Noi &'; ve tutto incontrato lo sponsor che vi vuole raggiungere l'impossibile. In qualche modo credo che si &'; ve ha ottenuto una bacchetta magica nascosto nel vostro cubicolo e può smuovere le montagne. Quando si verifica questo tipo di sponsor, don &'; t cadere nella loro foschia di wishful thinking. Invece, provare queste tecniche.
? Provare a identificare i requisiti obbligatori specifici (e separare il “ vuole &"; &ldquo dalle; bisogni &";). A volte si chiederanno una Porsche quando uno skateboard farà. Inoltre, ci può essere semplicemente un divario di conoscenze e don &'; la t si rendono conto che c'è un modo più veloce più facile per ottenere loro che cosa vogliono veramente
.? Documentare il analisi dei rischi. Anche se sappiamo che praticamente tutti i progetti incontrano problemi, di solito spendere poco o nessun tempo all'analisi del rischio prima dello sforzo avviato. Don &'; t fanno questo errore! Montare alcuni soggetti chiave, brainstorming un elenco di potenziali rischi, quindi stimare la probabilità e l'impatto di ogni evento. Per ogni evento di rischio, moltiplicare il rischio per l'impatto previsto per quantificare la gravità. Aggiungere la gravità di tutti gli eventi di rischio per determinare una stima del rischio per il progetto
Esempio:.
Probabilità Evento rischio di insorgenza anticipata Impatto gravità
Fornitore cessa l'attività del 20% $ 1M $ 200K
squadra perde risorsa chiave il 75% $ 100K $ 75K
Condizioni meteorologiche avverse si ottiene il 50% $ 200K $ 100K
tecnologia fallisce il 20% $ 500K $ 100K
totale di rischio stimato $ 475K

Verificare con il sponsor per garantire che lui o lei sta bene con quel livello di rischio (ad esempio, $ 475K nell'esempio di cui sopra) .. Inoltre, chiedere allo sponsor di aiutarvi a trovare con un piano di backup in modo proattivo (per esempio Jim, io so che se perdiamo il nostro architetto sistema di piombo, sarà gravemente impatto nostra timeline Nel tentativo di essere il più attivo possibile, io e'. piacerebbe sapere da voi cosa possiamo fare nel caso improbabile che ciò accada) Anche se insistono che? si procede, i vostri aver documentato questi rischi saranno molto prezioso per voi e la squadra. Se si sta procedendo, lavorare con il team di priorità dei rischi e identificare le strategie di mitigazione e /o eseguire il backup dei piani per i rischi più gravi.
? Ricordate il triplo vincolo – quando cambiano un elemento, urta gli altri. Se vi è una riduzione nel tempo, sottolineare l'impatto sul costo e la portata. (ad esempio Jim, ho capito che è ora necessario stendere la nuova release di un mese prima del previsto e possiamo farlo, ma ci sarà un impatto sui costi e la portata. Io possibile ridurre la portata e tenere fuori su alcune delle le caratteristiche fino a quando la prossima release o spendere circa $ 50K di più per accelerare le cose. Qual è la vostra preferenza?): profilo? Spingere indietro se &'; s non realistico … (ad esempio Jim, sarei irresponsabile se io didn &'; la t vi dico che io don &';. T pensano che questo può essere realizzato con il livello di qualità che ci si aspetterebbe So che si preferisce che io essere molto onesti ora (prima di ogni tempo e denaro sono stati investiti), piuttosto che sentire una lunga lista di scuse dopo un progetto fallito io &';. piacerebbe davvero essere posizionato per il successo, e onestamente ho preoccupazioni reali qui)
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Gli sponsor dovrebbero essere i nostri protettori e spesso sono. Purtroppo, lo sponsor difficile può fare un progetto straziante già impegnativo! Più spesso che no, il responsabile del progetto è troppo intimiditi per affrontare la situazione a tutti. Don &'; t fanno questo errore. Procedere con cautela, uso tatto e diplomazia, essere strategica, ma fare affrontare la questione. Il sofisticato project manager può infatti gestire molte parti interessate – anche lo sponsor difficile Hotel  !;