10 suggerimenti per la creazione e l'esecuzione di riunioni efficaci

Quante volte avete pensato o sentito dire ;. &hellip Oh no, non un altro incontro! ... O … quello che &'; s questo incontro per, è sicuro di essere un altro perdita di tempo!

Qui ci sono una serie di suggerimenti pratici su come creare e gestire riunioni formali efficaci che funzionano e possono aiutare a cambiare l'atteggiamento delle persone alle riunioni, e soprattutto il loro comportamento quando partecipano.

1. Pianificare riunioni con largo anticipo, per quanto possibile, almeno una settimana prima e al momento della giornata che meglio si adatta tutti coinvolti.

2. Le riunioni sono più previsti nei momenti in cui le persone coinvolte sono a loro più attenti e produttivi, in modo saggio per concordare su ciò che è il momento migliore per soddisfare tutti che saranno coinvolte per massimizzare i risultati positivi, se l'accordo è difficile raggiungere i periodi migliori sono tradizionalmente tra le ore 08:30 e 11:30

3. Il presidente deve garantire che vi sia un ordine del giorno che è circolare di tre giorni prima della riunione, questo dovrebbe includere che sono a partecipare, ciò che deve essere discusso e le informazioni che devono devono essere fornite o preparati per la riunione.

4. Durante il bastone riunione per il lasso di tempo agenda e assegnato, tuttavia, se finisci i punti all'ordine del giorno all'inizio del don &'; t estendere la durata della riunione - dare a tutti un segno precoce di permettere loro di tornare ad altri compiti importanti
.

5. Il presidente dovrebbe far circolare i verbali scritti della riunione entro ventiquattro ore dalla riunione, chiaramente notando che è responsabile per i passi concordati azione e il lasso di tempo per il completamento di questi passaggi di azione, oltre a dettagli e calendario della prossima riunione, se esso è necessario.

6. In un incontro di lavoro, il presidente deve stimare in anticipo il costo di gestione della riunione, vale a dire: i salari e sui costi di tutti coloro che sono coinvolti nella riunione. A 'ciò che questo incontro ci costa' dichiarazione deve essere inclusa in cima all'ordine del giorno, ad esempio: 'il nostro popolo costi per questo incontro ora sono $ 1,750.00'. Allo stesso modo una figura deve essere incluso indicando ciò che un esito positivo l'incontro genererà per il reddito d'impresa per esempio:. 'Fissare un ulteriore $ 50.000 nel nuovo business'

7. Includere nel corso della riunione solo quelle persone che hanno bisogno di partecipare e che possono dare un valido contributo in quanto ciò permette di risparmiare il tempo prezioso di persone che semplicemente bisogno di avere una copia dei verbali e dei risultati in modo da essere tenuto aggiornamento su ciò che sta accadendo.

8. Avviare e terminare le riunioni in tempo, a prescindere tutti essere presenti.

9. Fare delle pause tratto 5-10 minuti ogni ora per le riunioni che vanno più di un'ora, ma garantire che le persone non si allontanano via per il luogo di riunione o diventare preoccupati di presa e rispondere ai messaggi telefonici.

10. Tutti i partecipanti alla riunione dovrebbero avere il loro diario, computer portatile o una stampa del settimanale /programma mensile, in modo che possano annotare nel diario i punti di azione necessarie e le date per ciò che hanno di intervenire sulla dopo la riunione.

Il presidente designato è responsabile:

• La condotta di incontro e di coloro che sono coinvolti Hotel • Mantenere per programmare Hotel • Preparazione di minuti e ha convenuto di follow-up su elementi di azione

Plus - E 'una buona idea per ruotare il ruolo del presidente ogni pochi incontri, come questo dà a tutti una preziosa esperienza in esecuzione di un incontro, così come comprare in a valore del processo di riunione efficace

Alcuni punti chiave sul comportamento in
riunione

• La frequenza è essenziale, sia di persona che in mente

• Iniziare ogni incontro con un rapido retroazione tavola rotonda sui successi individuali per la settimana o il periodo dopo l'ultima riunione, questo dà l'incontro un inizio positivo e ottiene tutti a pensare a buoni risultati

• Evitare commenti personali e attacchi

• Rispettare sempre ogni altri idee e opinioni

• Se si pensa che, dicono - ma con la mente nel drive, piuttosto che
neutro

• Una sola conversazione alla volta

• Siamo nati con due orecchie e una bocca - ascoltare il doppio di quanto si parla, in modo che le riunioni andrà due volte più rapidamente

• Alla fine della riunione consentire circa cinque minuti di tempo tranquillo per tutti di documentare e pianificare l'azione passi che hanno bisogno di prendere dopo la riunione

• Riconoscere e celebrare ogni successo, così come le esperienze di apprendimento di un
fallimento

• Concentrare tutta l'attenzione sullo scopo della riunione e alla fine i risultati auspicati e risultati

• Ricordate sempre che la risata è il canarino nella miniera di carbone di commercio, in modo da mantenere l'equilibrio nel corso della riunione - tutta l'attività aziendale è destinata ad essere gratificante, divertente e piacevole

Finalmente ecco un'idea che funziona davvero nel giusto! circostanze

Risparmia tempo prezioso eseguendo Stand Up Meetings

incontri regolari con la tua squadra e colleghi di lavoro possono essere eseguiti fino a metà del tempo normale, se tutti si erge nel corso della riunione.

Prima della riunione è sufficiente rimuovere tutte le sedie dalla sala riunioni e hanno tutti alzarsi in piedi intorno al tavolo della sala riunioni e vedere quanto velocemente le vostre riunioni andrà. Questo approccio è ideale per quotidiani o settimanali incontri di gruppo che normalmente dovrebbero essere terminate in 15 a 20 minuti, ma spesso si trascinano ben oltre il tempo previsto

Scritto da Keith Pronto Hotel  .;