Top Trenta Best Practices per la pianificazione il vostro giorno e impostazione Appuntamenti

1. Determinare se si ha realmente bisogno di incontrarsi di persona. Quante volte avete partecipato a una riunione e chiesti, "Perché sono qui?" Speriamo, hai iniziato la protezione del vostro tempo da ogni persona che vuole un pezzo di esso. Se i miei clienti vogliono conoscere di persona, mi carica una tassa di consulenza. Per le chiamate telefoniche, senza alcun costo. Il novanta per cento del tempo, una conference call sarà sufficiente. Tempo di viaggio e le spese extra sono coinvolti quando incontro di persona, in modo da evitare a meno che non sono necessari dialogo e di brainstorming.

2. Avere richieste di riunione e risposte vai al tuo delegato, non a te. Non guadare attraverso tutte le risposte; è per questo che si dispone di un assistente (se si fa). In Strumenti, Opzioni, Delegati, selezionare "Invia convocazioni di riunione e risposte solo ai miei delegati, non a me." Brillante.

3. Creare un calendario privato per pubblicare gli appuntamenti che non vuoi far vedere agli altri. Siamo tutti abituati a cartelle, dove file di posta elettronica e-mail. La maggior parte delle persone, tuttavia, non hanno mai creato una cartella di calendario. Una cartella calendario è un nuovo calendario. Per crearne uno, seguire lo stesso trapano per la creazione di una cartella di posta elettronica (tasto destro del mouse sul calendario nell'elenco delle cartelle e selezionare Nuova cartella). Tuttavia, assicurarsi che la cartella contiene "elementi di calendario" nella casella a discesa. Lascia la tua nuovo calendario un nome come "Kids Estate Schedule" o "calendario personale di Laura." Ho tenuto traccia delle attività estive dei miei figli in uno, così mio marito saprei da dove il suo programma è stato influenzato per la guida di turno.

4. Oppure, controllare gli appuntamenti come privato quando non vuoi che gli altri a leggere il testo. Si tu puoi! Il Box privato è un po 'piccola scatola, nella parte in basso a destra del vostro schermo (Outlook 2003) quando si crea un nuovo appuntamento. Le persone che condividono il vostro calendario sarà ancora vedere un blocco e che non sei disponibile, ma non possono leggere il testo appuntamento.

5. Utilizzare la casella Categoria per indicare il progetto, squadra, o comitato. Ogni volta che si pianifica un appuntamento oppure accetti un invito a una riunione, indicare quale progetto è legato alla nella casella Categoria. Utilizzare Categoria Master List per aggiungere etichette. "Tag" ogni appuntamento con una o più categorie. Poi sotto il menu Visualizza, selezionare Disponi per, Visualizzazione corrente, per categoria. Poi si può vedere tutte le riunioni, passati e presenti, che hai avuto con un certo gruppo, persona, progetto, comitato, ecc

6. Utilizzare contatti per trovare Incontri. Non riesci a trovare un prossimo incontro con qualcuno che si conosce in programma? Stanchi di cercare calendario manualmente per trovarlo? Invece, entrare in abitudini di utilizzo della casella di contatti in basso a sinistra di ogni appuntamento, per indicare chi si sta incontrando con (può essere più persone). Per trovare tutte le diffusioni a incontri con una persona in particolare, andare alla scheda indirizzo di contatto, selezionare la scheda Attività, e nella casella a discesa, selezionare Prossimi Attività /Appuntamenti. Le persone devono essere caricati alla lista personale Contatti (non solo rubrica globale della propria azienda), per far funzionare tutto questo. Se si utilizza un invito a una riunione, questa funzionalità è automatica, e non è necessario per selezionare i nomi.

7. A titolo di cortesia ai vostri colleghi, inviare un invito alla riunione, invece di una e-mail quando si desidera collegare. Invece di emailing colleghi e chiedere: "Qual è il tuo programma oggi? Possiamo ottenere insieme per 30 minuti?" un minuto per pianificare un invito a una riunione. Mentre nel Calendario, selezionare Azioni, Nuova convocazione riunione, Pianificazione Tab, aggiungerne altri, Aggiungi da Rubrica, e selezionare i partecipanti. Controllare la loro disponibilità sul calendario (ciò presuppone che hai concesso l'accesso ai loro calendari) e trovare un tempo aperto (o selezionare Selezione automatica per far Outlook trovare il prossimo disponibile data /ora). Invia la richiesta di riunione. Quando invitati ricevono, possono semplicemente fare clic su Accetta e Outlook sposta l'appuntamento ai loro calendari per loro. Ciò consente di risparmiare il tempo destinatario e si salva anche da cercando di coordinare più calendari manualmente.

8. Se qualcuno fa inviare una mail vuole incontrare, convertirlo in un appuntamento. Se i vostri colleghi non capiscono la funzione di incontro e insistono per l'invio di messaggi di posta elettronica per gli appuntamenti, è possibile attivare rapidamente una e-mail in una voce di calendario. Fare clic destro sul messaggio di posta elettronica, selezionare Sposta nella cartella, e quindi Calendario. Una nuova finestra appuntamento si apre automaticamente, contenente tua email e gli allegati. Compilare la data, l'ora e particolari, e poi Salva e chiudi. Il messaggio viene spostato dalla Posta in arrivo nel calendario automaticamente. Non copiare e incollare più manuale!

9. Utilizzare le etichette in modo rapido "vedere" il layout del vostro programma per la giornata. Fare clic destro su qualsiasi appuntamento del calendario. Selezionare Etichetta. Selezionare Modifica etichette. Modificare il testo per visualizzare i colori come si desidera. Scegli i colori in modo coerente con il vostro team (viaggio, più posizioni, formazione, personale, vacanze, meeting, videoconferenza, ecc) in modo da poter vedere rapidamente dove i membri del team stanno lavorando e che cosa stanno facendo.

10 . Bloccare tempo per lavorare. A volte si potrebbe desiderare di pianificare in realtà un appuntamento di lavoro. Per proteggere il vostro tempo agli altri, pianificare un task sul vostro calendario (Outlook 2003). Con la vista Task Pad nel Calendario che mostra, cliccare su un task si desidera completare. Tenere premuto il tasto sinistro del mouse mentre si trascina per il calendario e rilascio. Una finestra Appuntamento pop-up, inserendo automaticamente l'attività nella parte del testo della voce appuntamento. Compilare il tempo che si desidera lavorare sul compito sul calendario. Modificare la Show Time come campo per Provvisorio, se lo si desidera. Salva e chiudi. Il compito sarà ancora conservato nel vostro compito rilievo, ma ora avete tempo bloccato sul calendario per lavorare su di esso. NOTA: NON mettere le cose che dovete fare sul vostro calendario (che è quello che le attività sono per), perché se non lo completi, youll devono spostare manualmente (non così con procedure)

11. . Mantenete il vostro calendario aggiornato. E 'frustrante quando i vostri colleghi stanno cercando di fissare degli appuntamenti, e sembra che siete aperti, in modo da inviare una convocazione di riunione a un grande gruppo. Si risponde: "Mi dispiace, ho un conflitto in quel giorno /ora", a cui rispondono da sbattere la testa sulla scrivania per la frustrazione, chiedendo: "Allora perché non lo avete sul vostro calendario?" In verità, se un'organizzazione sta per usare prevedibile calendario condiviso per coordinare incontri, è necessario mantenere la vostra corrente. E 'bene usare un metodo tradizionale carta pure, ma se si pianifica qualcosa sul vostro "altro" del calendario, assicuratevi di aggiornare il vostro quello elettronico a intervalli regolari, come bene.

12. Includi tempo di viaggio in un unico appuntamento e mettere l'ora della riunione reale nel soggetto. Se la riunione inizia alle 11:30, ma sta andando a prendere trenta minuti per guidare lì e quindici minuti per uscire dal palazzo per la vostra auto, bloccare il tuo calendario a partire dalle 11:00 (in modo che altri non possono pianificare con tu). Quindi scrivere @ 11: 30 nella riga dell'oggetto, in modo da sapere l'ora della riunione reale

13.. Non accettare un invito a una riunione, se il richiedente non può indicare in una sola frase il motivo esatto si sono riuniti. Ad esempio:
- informare il nostro reparto di cambiamenti nella politica ferie
- Per vendere gestione sul piano della nostra divisione per automatizzare l'elaborazione paghe
- di brainstorming il modo migliore per risolvere il deficit di bilancio dell'associazione.. .
- Per determinare gli obiettivi di vendita realistici per ogni regione per il prossimo anno
-. Per discutere le competenze critiche necessarie per la performance di successo come primo supervisore livello

14.. Invia materiali di lettura lunghi con almeno 48 ore di anticipo. I partecipanti esprimono frustrazione con perdere tempo in riunioni di revisione materiali che sono stati appena consegnati. Non hanno tempo sufficiente per digerire le informazioni e formulare domande. Avrebbero potuto rivisto quel documento in attesa nello studio del medico ieri. Non sprecare il tempo di tutti, costringendoli a sedersi e leggere insieme come bambini della scuola materna - il loro tempo è troppo costoso

15.. Se l'aggiornamento di una riunione già in programma, inviare un aggiornamento alla nomina esistente. Se si è già creato un incontro e ha invitato i partecipanti, l'invio di una e-mail circa le loro forze di riunione per copiare e incollare le informazioni aggiuntive nella riunione o avere due blocchi d'incontro per la stessa parte dell'evento a fianco sul loro calendari, costringendoli a aprire due oggetti per ottenere informazioni complete. Se avete bisogno di aggiungere informazioni, inviare un aggiornamento della riunione. Per contattare i partecipanti l'incontro con un promemoria o altro messaggio, aprire la richiesta di riunione originale, fare clic sul menu Azioni e selezionare "Nuovo Messaggio ai partecipanti." Search

16. Evitare di incontrare richiesta risposte. Se si invia una convocazione di riunione a un grande gruppo e non hanno bisogno o vogliono risposte, nella nuova richiesta di incontro aperto, dal menu Azioni, deselezionare la linea di richiesta risposte. Per fare questo l'impostazione predefinita. Strumenti, Opzioni, Opzioni di posta elettronica, opzioni di monitoraggio, "Cancella vuoti di voto e riunioni risposte dopo l'elaborazione." O creare una regola (in Strumenti, Regole e avvisi, a partire da una regola vuota) per eliminare automaticamente i messaggi risposte con alcune parole nella riga dell'oggetto.

17. Tempo di programma per la preparazione e l'azione. A seconda del vostro livello di coinvolgimento nel corso della riunione, hai bisogno di tempo per prepararsi. Potrebbe essere necessario per iniziare le vostre giornate di preparazione prima, se avete bisogno di creare un rapporto o una presentazione. Quando si accetta un incontro, andare subito in calendario e bloccare almeno 15 minuti supplementari separatamente per tempo di preparazione, una pausa bio, bevande rinfrescanti, e tempo di trasferimento - e aggiungere più come necessario per la preparazione mentale e revisione. Non camminare alla riunione "a freddo". Allo stesso modo, bloccare il tempo al termine della riunione di rivedere elementi di azione, attivarli nel sistema di gestione del tempo, se non è possibile completare li in quel momento, e ottenere organizzato.

18. Terminare riunioni prima parte superiore o inferiore del momento. Se sei quello pianificazione della riunione, non utilizzare le impostazioni standard di Outlook di un'ora o blocchi di mezz'ora. Se un incontro è 1:00-02:00, subito seguito da un altro 2:00-03:00, sarete per default in ritardo al 02:00. Quindi utilizzare sia: 15 o 45: inizio e fine volte, per dare il tempo di transizione

19.. Limitare i partecipanti alle riunioni. Di più non è meglio è. Pensare attraverso chi ha davvero bisogno di essere lì. Non preoccupatevi di "ferire i sentimenti di qualcuno", se non sono inclusi. Se si vuole semplicemente mantenere uno stakeholder o giocatore nel loop, selezionarli come "facoltativi", invece di "necessaria". Sempre supporre che più alto-up hanno cose da fare che sono molto meglio usi del loro tempo che seduto nel vostro incontro. Pensate a quanti soldi sono pagati persone, e chiedere se il vostro incontro vale la pena di un'ora della loro retribuzione PLUS ciò che altrimenti avrebbero potuto essere facendo se non fossero bloccati in riunione. Invitare solo le persone se hanno un contributo diretto per rendere l'obiettivo di incontro, e le decisioni desiderati non sarebbero in grado di essere fatto senza di loro. Se la loro presenza è richiesta solo per dieci minuti, dare loro i primi dieci minuti, e poi permettere loro di partono gentilmente. Mantenere gli altri che non sono invitati informati può essere fatto con un'e-mail veloce o inclusione nella lista di distribuzione di tutte le note di riunione o minuti.

20. Confermare tutto. Ho spesso mostrato per una riunione e l'altra persona "dimenticato". Ti piacerebbe pensare adulti sono tutti responsabili e faranno quello che dicono che faranno, ma è sempre meglio buttar giù una breve e-mail. "Non vediamo l'ora di vedervi il (data) alle (ora) presso (luogo). Fammi sapere se qualcosa viene in su." Non faccio la gente confermano che le cose siano corretti; Chiedo loro di farmi sapere se vi è un cambiamento. Assicurarsi inoltre di avere indicazioni e mappare fuori con largo anticipo di provare a correre fuori dalla porta. Guardo il mio calendario per il giorno successivo prima di lasciare il lavoro e assicurarsi che io sono pronto a rotolare su tutto. Confermare con i partecipanti, anche, quando è il tuo incontro. Aprire la richiesta di riunione originale, selezionare Azioni, quindi Nuovo messaggio ai partecipanti.

21. Ufficiale la riunione note. Molte persone non sanno come utilizzare la funzionalità di Windows Journal in Outlook o anche quello che è per! Se hai mai accidentalmente cliccato, si otterrà una finestra pop-up che vi chiede se siete sicuri di voler attivare il Journal. La maggior parte delle persone fuori di testa e fare clic su NO. La prossima volta, fare clic su Sì. Aprire una nuova voce del diario, digitare le vostre note di riunione, messo nel giorno /ora della riunione, indicare nel campo Contatti che era alla riunione, e selezionare una categoria per il nome della riunione o progetto. Quando si seleziona il contatto e fare clic sulla scheda Attività, sarete in grado di vedere le voci del diario (note) da ogni incontro hai mai avuto con quella persona. È anche possibile tirare le vostre voci del diario per Categoria di rivedere le note di riunione fin che vuoi. O dare le note al tuo assistente, lo hanno li digita nel campo di testo della convocazione originale, salvare e inviare un messaggio ai partecipanti (in Azioni).

22. Evitare di incontri del venerdì. Molti reparti e le squadre solo decidere come politica informale per pianificare riunioni Lunedi-Giovedi se possibile. Troppe persone cercano di prendere weekend lunghi o anatra fuori presto, rendendo la programmazione e riprogrammazione un incubo in questi giorni, più si ritroverà con un sacco di no-show. Io cerco di lasciare il venerdì aperto per appuntamenti personali. Trovo se ho messo un appuntamento dal medico tra riunioni di lavoro, succede sempre qualcosa per far deragliare l'uno o l'altro. E 'difficile ottenere la mia mente commutato tra i vari regni pure.

23. Invia sempre o richiedere un ordine del giorno e includerlo nella parte di testo della nomina o includere come allegato. Un ordine del giorno di base dovrebbe includere una dichiarazione di intenti (vedi # 13), eventuali considerazioni logistiche, le decisioni da prendere, un elenco degli argomenti da discutere (in ordine di priorità), che è responsabile per tale voce, e per quanto tempo si è assegnazione per ciascuno. Chiedere ai partecipanti se hanno tutte le modifiche apportate ai punti all'ordine del giorno per farvi sapere in anticipo della riunione, in modo da poter fare, se necessario. Una volta arrivati ​​alla riunione, seguire l'ordine del giorno con diligenza, in modo da poter garantire tutti i punti sono coperti, le decisioni vengono prese, e si ottiene l'obiettivo.

24. Non lasciate che Outlook scegliere la lunghezza del vostro incontro. Il valore predefinito è un'ora, in modo che sia quanto tempo la gente normalmente pianificare incontri! Invece, corrisponda alla lunghezza della riunione allo scopo. Se hai fatto un ordine del giorno (vedi # 23), e aver individuato avrete solo bisogno quaranta minuti, quindi pianificare per questo. Il tempo si espanderà per riempire il tempo a disposizione. Se hai promesso gente sarete fuori di lì, le persone tendono a lavorare verso questo obiettivo. Se c'è tempo lento, più socializzazione naturalmente avviene e sicuramente abituarsi un'ora. Alcune persone cercano di costruire in "buffer" tempo - non lo fanno grotta di questa abitudine. I volutamente sotto-programma e annunciare il gol all'inizio, in modo che tutti si sta muovendo attivamente in avanti.

25. Per incontro più lungo, lasciare abbastanza pause. Dare una pausa almeno una pausa per ogni ora e 15 minuti, max. Lasciate che i partecipanti sanno fin dall'inizio che cosa aspettarsi. Se si mantiene vagante, e non sono sicuro che quando che otterranno una pausa bio, che sarà solo iniziare a ricevere in modo casuale e furtivamente fuori. Se indicare chiaramente all'inizio, "Ci incontreremo da oggi alle 10:00, e poi ci spezziamo fino 10:10," ecc E 'anche cortesia comune che se si sta incontrando più di un ora di pranzo per fornire cibo.

26. Siate premurosi di quelli in altri fusi orari. Se siete nel fuso orario del Pacifico, e alcuni dei vostri partecipanti alla riunione sta chiamando da est, un incontro 2:00 li mette in orario di partenza. Realizzare che le persone possono avere impegni infanzia alla fine della giornata; un incontro pomeridiano (o viceversa per la mattina presto sulla costa ovest) può persone gravemente disagi e ridurre le probabilità di partecipazione.

27. Trovare un equilibrio quando per pianificare una riunione. Se si pianifica una riunione troppo lontano, si otterrà un sacco di cancellazioni e richieste di rimodulazione come ci si avvicina - o ti basta ottenere superata da qualcuno più in alto. Se si attende di pianificare una riunione fino all'ultimo minuto, è difficile trovare un blocco di tempo in cui la maggior parte delle persone sono facilmente disponibili. Quindi è meglio pianificare in giro uno a tre settimane di anticipo. Tutto ciò prima di quello o oltre che è irto di sfide di programmazione e conflitti.

28. Lasciate che il leader della riunione sapere non appena siete a conoscenza di un conflitto con una riunione pianificata. Se si dispone di un cambiamento nel vostro calendario, ma non si vuole "scuotere la barca", è inconveniente maggiore di persone il più attendere. Ci vuole impegno per orari di lavoro in giro per gli appuntamenti, quindi non appena si sa, alzare la bandiera. La sedia in grado di determinare se possono fare senza di te o se la riunione dovrebbe essere spostato.

29. Visualizzare più finestre di Outlook in una sola volta. Forse si vuole vedere il tuo calendario, mentre guardando una e-mail. Mentre nella Posta in arrivo, fare clic destro sul vostro calendario (sia sulla lista delle cartelle o l'icona) e selezionare "Apri in nuova finestra." Outlook si apre il calendario in una finestra separata, che è possibile ridimensionare e spostare dove è più conveniente per voi, pur essendo in grado di tornare alla Posta in arrivo. Questo è particolarmente utile se si dispone di un ampio monitor o due monitor.

30. Personalizza il tuo calendario alle proprie preferenze. Non essere soddisfatti con i layout calendario standard - fatelo vostro! Ad esempio, è possibile aggiungere automaticamente festività al calendario. Dal menu Strumenti, scegliere Opzioni, quindi Opzioni calendario e quindi fare clic su Aggiungi festività. I fine settimana sono anche compressi per impostazione predefinita. Se si desidera visualizzare Sabato e Domenica come scatole separate, fare clic destro nel calendario e selezionare altre impostazioni. Deselezionare la casella Comprimere Festivo Giorni. Già che ci sei, modificare l'impostazione predefinita per gli intervalli di tempo di 30 minuti per 5, 6, 10, 15, o 60 slot minuti (io uso 15). Pianificare spesso con le persone in un altro fuso orario? Evitare confusione visualizzando un'altra zona. Nel menu Strumenti, selezionare Opzioni. Nella scheda Preferenze, scegliere Opzioni calendario, Time Zone, e "Mostrami un ulteriore fuso orario" casella di controllo. Selezionare il fuso orario e OK fuori di lì desiderato.

Lo rendono un giorno produttivo! . (TM) Hotel