Gestione degli eventi imprevisti

Sono la rovina di tutti i programmi, il distruttore di tutti i piani. Essi sono il terrore dei dirigenti e coordinatori in tutto il mondo. Portano l'organizzatore in ginocchio.

Sono eventi imprevisti.

Eventi imprevisti occupano tempo e energia e denaro. Usano le risorse che erano state pianificate per qualcos'altro. Quindi, come possiamo permettere e piano per l'imprevisto? Come si fa a incorporare ciò che non prevediamo nei nostri piani? Lo facciamo utilizzando due strategie:. Buffer e flessibilità

Buffer

Un buffer è alcune risorse che non sono assegnate. Si tratta di risorse che abbiamo a nostra disposizione, ma non usiamo nei nostri piani. Nel budget, chiamiamo questo un "fondo di emergenza", che è il denaro che abbiamo in un conto ma che non fa parte del nostro bilancio. Nella gestione del tempo, si tratta di blocchi di tempo che sono in programma, ma che non sono parte del programma.

Quanto dovrebbe essere in un buffer? L'importo è flessibile, a seconda di dove siamo nel piano. Un "fondo di emergenza" dovrebbe essere sufficiente per un periodo di tempo senza alcun reddito; per esempio, se stavamo lavorando sul bilancio mensile di una famiglia, ci dovrebbe essere abbastanza soldi per un mese di spese senza alcun reddito. Se stiamo lavorando su un programma settimanale, dovremmo avere abbastanza tempo libero per un ciclo di attività, dire una serie di lavori o di una serie di incontri. Questa volta non deve essere tutto in un unico blocco, ma dovremmo essere in grado di vedere nel nostro programma.

Per esempio, diciamo che stavamo lavorando su un progetto di costruzione, come rimodellamento una casa. Abbiamo un certo numero di persone che lavorano in modo coordinato, come un elettricista e un idraulico e una squadra di carpentieri. Noi lavoriamo una settimana di sei giorni sulla casa. Per ogni settimana, dovremmo avere un buffer di una giornata (10 ore) di tempo non programmato tra la squadra. Non tutti hanno 10 ore di tempo libero, ma possiamo vedere un totale di 10 ore. Poi, come la settimana progredisce, che il tempo può essere ridotto, fino a quando l'ultimo giorno (giorno 6) abbiamo forse 2 o 3 ore non pianificata. Se cerchiamo di programmare ogni ora di ogni giorno per ogni persona sulla squadra, stiamo rischiando l'intero programma di eventi imprevisti. Mettendo un po 'di tempo libero nel programma, siamo più propensi a gestire l'imprevisto.

Flessibilità

L'altro strumento per gestire l'imprevisto è la flessibilità, la capacità di adattarsi al mutare delle circostanze. Le attività del piano dovrebbe avvenire in un volo di linea, di moda programmata. Tuttavia, abbiamo bisogno di alcuni compiti che possono essere spostati. In questo modo, quando si verifica un evento imprevisto, siamo in grado di spostare i compiti in giro per fare spazio per gestire l'evento inaspettato.

Torniamo a casa nostra rimodellamento. Alcune attività devono essere fatte in particolari momenti, come si prepara per un ispettore. Tuttavia, altre attività possono essere spostati, come la costruzione del portico anteriore. Se succede qualcosa di inaspettato, possiamo ritardare la costruzione del portico fino a tardi nel corso della settimana; questo movimento ci dà il tempo per gestire l'evento inaspettato.

Prevista per il Unplanned

L'idea chiave è che ci saranno eventi e necessità non pianificate, quindi abbiamo bisogno mettere da parte risorse per gestire la non pianificata. Per pianificare tutte le risorse, in particolare per tutto il tempo, è completamente rischiare di avere il nostro programma di esplodere quando si verifica l'imprevisto. Questo è un rischio enorme, e uno che è inutile. Anche se non possiamo gestire tutto, siamo in grado di gestire la maggior parte, se abbiamo in programma per la non pianificata Hotel  .;