Abilità Telefono - Top Telefono Consigli per Studi Professionali

L'impressione telefono forme chiamante quando prima di contattare l'ufficio professionale può avere un'influenza diretta sul vostro successo. Il segretario occupato o centralinista possano adottare rapidamente gli atteggiamenti e le abitudini al telefono, che sono, a dir poco, scoraggiando ai vostri clienti. Qui vi offriamo alcuni consigli competenze telefoniche di base e le tecniche per aggiornare il vostro team di Office.

Spesso mi sbalordisce che un professionista penserà niente di spendere enormi quantità di denaro per acquisire le sue qualifiche e la creazione di uffici elaborate, e tuttavia saranno riluttanti a spendere una anche una piccola quantità sul telefono Skills Training per il proprio personale. Nella mia veste di consulente e formatore Competenze Telefono, ho visto uffici aumentare il proprio fatturato di almeno il 30% con l'introduzione di alcuni di base Best Practice e qualche nucleo Telefono Skills Training.

Il livello di abilità di telefono di tutti coloro che interagisce con i clienti può essere altrettanto importante per il successo come la qualità delle prestazioni professionali.

L'impatto dell'esperienza client
E 'importante che tutti gli utenti dell'ufficio apprezza l'importanza del suo ruolo in ogni interazione client. Ognuno ha il potere di vincere o perdere clienti. Un client può prendere una decisione di andare ad un concorrente o per rimanere con il servizio sulla base di una esperienza negativa al telefono con un membro del vostro staff. Questo quasi certamente non sarà intenzionale, il membro del personale aveva un basso livello di consapevolezza delle piccole cose che contano su un telefono.

L'obiettivo con ogni Cliente è quello di soddisfare e superare le aspettative. Ciò garantirà un'esperienza positiva che non mancherà di tenere il cliente a tornare. Un'esperienza negativo potrebbe significare che il Cliente andare in un altro professionista. &'; aspettative Meeting &'; significa individuare chiaramente ciò che un cliente si aspetta – in questo caso in una interazione telefonica – e la distribuzione di questo. Mancata identificazione uno di questi elementi essenziali sul telefono attiverà una esperienza negativa.

A un livello molto semplice, ma estremamente importante, un povero saluto attiverà un'esperienza negativa, e un ambiente caldo e accogliente saluto incoraggerà il nostro interlocutore.

Attivazione un'esperienza negativa su Il telefono
cose che innescano rapidamente un'esperienza negativa al telefono includono –

1. Nessuno a casa – il telefono squilla e anelli. Le migliori pratiche è la risposta entro 3-4 squilli
2. L'Insegnante di scuola Voice Mail - A, messaggio vocale burocratico lungo dando ordini diretti
3. Il cantare canzoni Segretario – il cui saluto è così automatico puoi &'; t sentire una parola Pagina 4. The Reverse Obama – invece di &'; Sì, è possibile e ' ;, il chiamante è incontrato con, &'; Potete &'; t &' ;, &'; Possiamo &'; t &' ;, &'; Abbiamo vinto &'; t essere in grado di &'; e così via
5. Il Computer Voice – il freddo, impersonale persona che mi fa rammarico chiamando a tutti!

Come fare che impressione positiva
Assicuratevi che il vostro team apprezzare il fatto che il vostro Office Professional VUOLE Clienti, che una parte del loro ruolo è quello di incoraggiare i nostri clienti a voler rimanere con noi. Li Focus su utilizzando tutte le loro capacità di influenzare positivamente il Cliente. Don &'; t li nag e pignoli su problemi se si haven &'; t spiegato chiaramente cosa si vuole da ciascuno di essi. . Lode e incoraggiare il buon uso delle capacità telefoniche, e di procedure di best practice

& competenze chiave telefoniche; suggerimenti sono –
1. Un caloroso saluto &ndash positivo; Cambiare il proprio saluto regolarmente in modo che è ancora fresco. &'; Buongiorno &'; o &'; Buon pomeriggio &'; è molto più accogliente che gli altri saluti. Il formato generale è &'; Buongiorno, Jones Consulenza, Mary parlando, come posso aiutarla &';?
2. Avere un positivo messaggio di posta vocale – se la segreteria telefonica è in ripresa la chiamata, assicurarsi che il messaggio è positivo, breve e accogliente.
3. Prendi il visitatore &'; s nome e utilizzarlo – senza utilizzare il nome, o utilizzarlo impropriamente darà quel freddo &'; computer di voce &'; effetto. Utilizzando il chiamante &'; s nome effettua la chiamata caldo e personale Pagina 4.. Dare annuisce verbali positivi – lasciare che il chiamante sapere che si sta ascoltando &'; Sicuro &' ;, &'; Nessun problema, &'; vedo &' ;, &'; Capisco &' ;, ripetere indietro informazioni, ecc
5. Confermare comprensione – Riassumendo il Cliente &'; s richiesta o query. In questo modo si capisce, e suona anche molto professionale al Cliente. &'; Certo, Desiderate un appuntamento il più presto possibile e'
6. Mantenere il chiamante informato – far loro sapere cosa si sta facendo, usando un tono vivace ma amichevole. &'; I &'; ll basta guardare diario signor Jones per quella data … Sì, ce l'ho adesso &';
7. Usa, lingua definita positiva. Usa parole positive come felice, buono, migliore e così via. &'; Fa che il buon suono &'; è molto meglio di &'; Che è OK &'; Le parole più positivi utilizzati, la migliore impressione Client otterrà. Lingua Allo stesso modo, più definito come &'; subito &'; o &'; sicuramente &'; anche costruire la fiducia nella vostra organizzazione.
8. Se si deve indicare un negativo, terminare sempre con una opzione positiva. &'; Purtroppo, don &'; t hanno un appuntamento per quel giorno, avrei potuto suggerire la settimana successiva &';?
9. &'; Suggerisci &'; che il Cliente fare qualcosa, piuttosto che dare ordini diretti aggressivi. &'; La prego di inviare … &' ;, &'; Sarebbe bello se si potesse … &'; &'; E 'importante che otteniamo … &';
10. Confermate tutte le riunioni, le modalità e gli accordi alla fine della chiamata e via e-mail – questo evita incomprensioni e sembra molto professionale.
11. Avere un caldo, positivo vicino. Ricordate che la gente ricorda il primo e l'ultimo impressioni sul telefono.
12. Registrare eventuali note o accordi immediatamente.

Qualsiasi Office Professional sarebbe saggio per aggiornare telefonici competenze e Galateo 2 o 3 volte l'anno. Questo può essere fatto con un workshop in cui discute la squadra migliori pratiche e condivide i propri suggerimenti e tecniche. Ricordate, ognuno di quei membri del personale davvero fa la differenza per il vostro successo Hotel  !;