5 passaggi per una riunione produttiva

Si racconta che in un giorno medio negli Stati Uniti, ci saranno 17 milioni di riunioni. (Viene da chiedersi come mai nulla viene fatto!) Una riunione è due o più persone si riuniscono per scambiare informazioni. Cosa potrebbe essere più semplice? Eppure, è una delle più grandi perdite di tempo istituzionali che soffriamo.

Un esercizio informativo è quello di calcolare il costo orario della riunione. Una persona guadagnare $ 50.000 all'anno rappresenta un costo salario orario per l'organizzazione di $ 25 (senza l'aggiunta dei benefici, in testa, e il potenziale di profitto). Se dieci persone a questo livello di stipendio si incontrano per un'ora, il costo è di $ 250 per l'ora. Poi guardare a ciò che è stato compiuto. Valeva la pena di $ 250? A volte “ sì &" ;. Un sacco di volte, e" no &" ;.

Ho creato cinque passi che vi aiuteranno a migliorare la produttività dei vostri incontri. Anche se non sono responsabile della gestione della riunione, portare questi suggerimenti per la persona che è responsabile.

1. Chiedi, e" E 'necessario &"; Abbiamo sempre tenere la riunione perché abbiamo sempre tenuto la riunione. Che cosa accadrebbe se non ha avuto luogo? E se non abbiamo incontrato molto spesso? Che ne dite se ci siamo incontrati una volta al mese, invece di ogni settimana?

2. Porre la domanda, e" mi trovo necessario e" Ora non voglio dire questo nel senso filosofico profondo, ma, piuttosto, “ posso ottenere nulla dalla riunione &"; e “ posso in qualche modo contribuire alla riunione &"; Se le risposte a queste due domande sono entrambe “ no &" ;, cercare di evitare di partecipare alla riunione. O, forse solo la prima metà della riunione è importante per voi. In questo caso, vedere se c'è un modo per ottenere dispensato dalla seconda metà dell'incontro.

3. Preparare un ordine del giorno. Così come è una buona pratica per preparare un quotidiano “ per fare la lista &"; per aiutarci a concentrati ogni giorno, dovremmo avere un programma scritto per il nostro incontro. Far circolare in anticipo a coloro che saranno presenti. Fate loro sapere ciò che deve essere discusso. Dare loro la possibilità di prepararsi. Non tenere riunioni da “ imboscata &" ;.

4. Impostare i tempi. Hanno un tempo di iniziare e bastone ad esso. Impostare il tempo per ogni elemento da discutere in modo che un elemento non domina l'intera riunione senza lasciare il tempo per discutere gli altri oggetti. Avere un tempo fine e bastone ad esso.

5. Impegnarsi per azione. Le riunioni dovrebbero produrre risultati. Decidono di un corso d'azione. Abbiamo discusso la questione, così ora che cosa? Assegnare responsabilità per i compiti a persone specifiche scadenze e ritenerle responsabili
.

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