Anthony Ricigliano - Electronic Business Communications

Come best practice sono in rapida transizione da buone idee ai requisiti di legge, le aziende stanno scoprendo che il mantenimento e l'archiviazione di comunicazione connessi alle imprese è una necessità al contrario di un nice-to-have. Per essere chiari, l'archiviazione non è lo stesso di backup del server di posta elettronica. Un backup è in genere utilizzato solo per ripristinare il sistema dopo un guasto o di tornare a uno stato precedente. Un archivio è semi-permanente archiviazione dei documenti mission-critical e altre e-mail che sono necessari da conservare per la conformità alle normative o altri motivi. Diamo &'; s un'occhiata più da vicino a questa crescente preoccupazione:

regolazioni di industria

Alcuni settori sono tenuti per legge a conservare registrazioni di talune operazioni per periodi di tempo molto specifiche o affrontare sanzioni severe. A complicare la questione, una singola azienda può affrontare un diverso insieme di norme sulla, statali, federali, e anche a livello internazionale locale. Anche se queste leggi don &'; la t si riferiscono in genere alle e-mail specifico, questo mezzo è ora riconosciuto come il meccanismo standard per la negoziazione informazioni e di documenti. Invece delle banche di file di armadi che sono stati osservati in un'epoca passata, le imprese con i requisiti normativi rigoroso Anthony Ricigliano industria dovrebbe ora essere il mantenimento di una banca di server dedicati non solo l'archiviazione e-mail business-critical, ma fornendo anche una ricerca facile e veloce e metodo di recupero

Le aziende che don &';. t rispettano le regole quando si tratta di mantenere le copie dei documenti legali e le transazioni finanziarie corrono il rischio di sanzioni imposte da organizzazioni come la Securities and Exchange Commission, Sarbanes-Oxley, e una miriade di altre agenzie governative. Non solo è possibile queste agenzie imporre severe sanzioni pecuniarie, possono anche fermare le operazioni aziendali in molti casi.

altri legali Questioni

Mentre la stragrande maggioranza delle imprese non rientrano sotto l'ombra di regolamentazione del governo, ogni impresa corre il rischio di azioni legali come un costo generale di fare business. In questi giorni, anche la società più impeccabilmente gestiti non ha praticamente alcuna possibilità di restare fuori dall'aula per sempre. Come accennato in precedenza, e-mail è diventato lo standard accettato per le comunicazioni aziendali e personali. Con questa evoluzione, i movimenti di scoperta dai tribunali hanno iniziato chiedendo le copie di e-mail sempre più spesso.

Se un'organizzazione in grado di dimostrare che ha una rigorosa politica di sempre cancellare in modo permanente messaggi e-mail in determinate circostanze, come dopo un certo periodo di tempo, può essere in grado di convincere la corte che i messaggi di posta elettronica semplicemente non possono essere riprodotti. Tuttavia, se c'è anche una sola eccezione a questa regola, la società può essere soggetto a sanzioni e anche di perdere il caso se non producono le prove richieste durante il periodo di rilevamento. Naturalmente, una società etica non ha nulla da perdere con la produzione dei messaggi di posta elettronica richieste, ed i documenti potrebbe guadagnare una sentenza a loro favore. Senza di loro, potrebbe essere un risultato molto diverso.

Archivio storico e Questioni recupero

Anche se la maggior parte delle aziende si rendono conto che le Anthony Ricigliano archivio e recupero Problemi di posta elettronica business-critical le comunicazioni è necessario, molti haven &'; t prendere le misure necessarie per attuare un sistema efficace. Alcune aziende si affidano a singoli utenti di mantenere il proprio sistema di risparmio email importanti. Storicamente, hanno stabilito limiti di dimensione per le cassette postali a livello utente per costringere gli individui a archiviare i messaggi critici e cancellare le comunicazioni non importanti in modo tempestivo o affrontare i problemi di lavorazione i loro messaggi in entrata e in uscita. Come dimensioni del documento è cresciuta notevolmente, questo metodo non è così efficace come una volta come gli utenti trascorrono una quantità eccessiva di tempo gestire le proprie caselle di posta.

Un metodo più efficace comporta un sistema di archiviazione automatica che si muove in modo trasparente e-mail a il server archivio dopo un certo periodo di tempo. Anche se le informazioni sono più fisicamente memorizzati nel utente &'; s cassetta postale principale, continuano a essere in grado di accedere ai messaggi di posta elettronica in modo tempestivo attraverso il processo di recupero. L'utente &'; s non sprecare il tempo a gestire la loro casella di posta, l'impresa ha un metodo di archiviazione affidabile sul posto, e tutti i requisiti legali sono coperti

L'unico svantaggio di questo metodo è che molte aziende stanno vedendo una drammatica crescita. in requisiti di storage. Per combattere questo problema, sono necessari nuovi metodi per documenti separati mission-critical aziendali da avvisi di riunioni, giorno per giorno, le comunicazioni e messaggi personali. Invece di programmare queste politiche complicate nella routine di archiviazione, le cassette postali dedicati potrebbero essere stabiliti per tenere documenti legali e altre comunicazioni importanti.

Per proteggere le aziende da ripercussioni legali e normativi, metodi efficaci sia per archiviare e recuperare business-critical e-mail devono essere attuate. Trascurando questo importante compito, le aziende corrono il rischio di sanzioni, sanzioni pecuniarie e cause legali perse Hotel  .;