Se i dipendenti sono stati tutti prendere due ore di pranzo al sacco, non è vero affrontarlo?

In questi tempi economicamente difficili, siamo tutti alla ricerca di opportunità per risparmiare sui costi e aumentare la produttività. Le aziende hanno una grande opportunità per aumentare la produttività li guardava in faccia che purtroppo è andato praticamente inosservato
.

Che cosa è questa opportunità? La produttività recuperato viene da abitudini di posta elettronica modificati. Pensi che sto scherzando? La società di ricerca Basex recentemente stimato che il costo di sovraccarico di informazioni per l'economia mondiale $ 900.000.000.000 all'anno. E-mail le abitudini di trasporto sono tra i principali colpevoli

Vi siete mai fermati a osservare o prendere in considerazione ciò che la vostra organizzazione e'. S cultura e-mail è? Come i vostri dipendenti usano? Come si gestiscono? Come fanno a inviarlo? Come fanno a salvarlo? Le abitudini adottate, siano essi positivi o negativi, può essere contagiosa e improvvisamente la vostra azienda ha una propria cultura e-mail.

Abitudini? Contagiosa? Se si considera quante impressioni questi messaggi sono tutti in ogni persona nella vostra organizzazione quotidiana, si può capire rapidamente come le pratiche di e-mail può diventare culturale e pervasiva.

Qui è solo un esempio di come una e-mail cultura può evolvere. Un boss si rende conto che ha bisogno di convocare una riunione urgente con 3 dei suoi manager. Manda una e-mail di convocazione per avviare nei prossimi 15 minuti. Due dei tre vedere la posta elettronica e rispondere. Il terzo, che stava lavorando su un progetto importante, non ha avuto la sua e-mail aperto, perse l'incontro, e fatto arrabbiare il suo capo.

Il numero tre ha appena appreso che la società non potrà mai trasformare la sua e-mail fuori per paura di perdere qualcosa di importante. Ma doesn &'; t stop qui. Rotola in discesa. I tre responsabili sono stati ora dato “ autorizzazione &"; a utilizzare la posta elettronica come un sistema di consegna URGENTE. Lo usano nei loro servizi, e molto rapidamente, l'intera organizzazione è stato infettato da questo virus. Nessuno può spegnere il suo o la sua e-mail per paura di perdere qualcosa di vitale. I dipendenti diventano schiavi di “ brinnng &"; o il flash di un messaggio di posta elettronica appena arrivati ​​e stop produttivo in qualsiasi momento il lavoro qualcosa arriva, anche se &'; s solo spam

E &';. s solo un esempio. Pensate alle pratiche di copiatura dieci persone in più, solo in modo che nessuno, anche quelli solo lontanamente interessati al tema, è mancato. O come circa utilizzando la posta elettronica come una chat room con più destinatari per tentare il dialogo? O come circa usando per criticare qualcuno &'; s prestazioni? Una persona lo fa, altri lo fanno. La cultura è cambiata. La produttività è minato. La vostra linea di fondo è influenzata negativamente.

E-mail può essere estremamente costoso, se non utilizzati in modo efficace. Se si considera il tempo medio di recupero da qualsiasi interruzione è di circa 4 minuti, si può immaginare il costo per l'organizzazione quando la gente guarda ogni volta una e-mail ricevuto. Fare la matematica. Se si smette di quello che &'; re fare ogni volta che si riceve una e-mail e ottenere (solo) 30 messaggi di posta elettronica in un giorno, che equivale a 120 minuti di tempo di recupero — due ore di rifiuti! E che doesn &'; t comprende il tempo trascorso consegnando la posta elettronica. Ora moltiplicare per ogni dipendente, ogni giorno, e si può vedere come la produttività e la redditività può seriamente cominciare a calare.

L'impatto composto può essere sorprendente. Il recupero un'ora al giorno per un reparto 20 persona permette un guadagno di produttività netta di 100 ore a settimana! Il recupero anche una mezz'ora al giorno per dipendente consente un guadagno netto di 50 ore alla settimana. In entrambi i casi, almeno un organico completo può essere recuperata -. E questo è per un piccolo ufficio 20 persona

Mentre i rimedi sono semplici da capire, possono essere difficili da infondere perché richiedono cambiamento delle abitudini, e cambiare la cultura. Ma i rendimenti possono essere enormi. Qui ci sono alcune delle azioni che possono portare la vostra organizzazione i maggiori rendimenti.

Shift per controllare la posta elettronica di rado. Per combattere immediatamente questo perdita di produttività, dare a tutti nella propria organizzazione “ autorizzazione &"; per disattivare l'auto-ricezione, e di controllare solo 5 volte al giorno – all'arrivo, a metà mattina, dopo pranzo, a metà pomeriggio, e mezz'ora prima della fine della giornata. Oppure, li hanno programmare le consegne di posta elettronica ogni 90 a 120 minuti. Questa pratica cambia il numero di interruzioni di continuo per solo 5-8 al giorno, in sostanza accorciando i tempi di recupero per soli 30 minuti al giorno – un risparmio di 90 minuti aggiunto a destra di nuovo alla vostra linea di fondo. I meno frequentemente persone controllare le loro caselle di posta, il più produttivo possono essere. Questo cambiamento da solo potrebbe rappresentare un'ora o più di bonificata produttività per lavoratore al giorno.

Non consentire urgenti e-mail. MAI utilizzare la posta elettronica con urgenza. Se vi è una questione urgente o avete bisogno di una risposta in meno di 3 ore, incoraggiare ogni dipendente a prendere il telefono o camminare lungo il corridoio. E onorare questa pratica da soli. Una e-mail urgente dal boss vi insegnerà i lavoratori che non possono chiudere le loro e-mail e deve controllare costantemente. Questo “ apprendimento &"; ripristina in sostanza le continue interruzioni che si sta tentando di conquistare.

Prendere il telefono. Più e-mail che vengono inviati, più e-mail un dipendente riceveranno. E-mail è destinato a condividere le informazioni, non il dialogo. Se ogni lavoratore considera l'effetto boomerang di ogni e-mail che lui o lei manda, verranno inviati meno e-mail. Rispondi al telefono per avere il dialogo è ancora una pratica commerciale molto efficace.

Se si riesce a infondere solo questi tre abitudine cambia tra tutti i tuoi colleghi di lavoro, si vedrà un notevole miglioramento della produttività.

A volte non è solo risparmio sui costi. Anzi, se è possibile recuperare la produttività che è stato perso a causa di un vicino di una pandemia di produttività abitudini di posta elettronica minando all'interno delle organizzazioni, si &'; ll vedere nella vostra linea di fondo. Considerare l'impatto di ottenere il 10% -20% in più su ciascun lavoratore? Ora che &'; s che cosa si ri-energizzare l'economia Hotel  .;