Perché un foglio di calcolo di Excel non è sufficiente se si vuole veramente per essere produttivi

Isn &'; t divertente come scopriamo cose nella vita che non avevamo idea fosse possibile? Spesso, noi indossiamo &'; t conosce noi don &'; t so, ma a volte sappiamo di don &'; t conosciamo e che &'; s quando si arriva a mantenere una mente aperta e rimanere desiderosi di imparare. E quando si &'; re quello che fa l'insegnamento, esso &'; s divertente per aprire un altro &'; s mente alle possibilità. E &'; s divertente per illuminare la strada

Questo è qualcosa che arrivare a godere regolarmente quando insegno le strategie da Taskology ™ in concomitanza con l'uso di Microsoft Outlook ® e riesco a fare tutti i giorni con i miei clienti privati. Ma mentre io can &'; lavoro t 1: 1 con tutti, (che è il motivo per cui ho &'; m di iniziare il mio Taskology ™ Boot Camp presto!), Posso usare il mio e-zine e blog articoli per cercare di illuminare la strada per gli altri che don &' ; t tuttavia sapere che ci &'; sa il modo migliore per gestire la propria giornata utilizzando gli strumenti che già hanno

Recentemente ho parlato con un professionista qui a Baltimora che avevano partecipato ad una delle mie presentazioni.. Lui &'; s interessati a prendere la sua produttività giornata di lavoro al livello successivo e stava chiedendo di mio e-book, e" fare di più … ! Ora &"; Si chiese se lo avrebbe aiutato con la sua gestione delle attività.

Prima ho risposto, ho scavato un po 'più profonda e gli ho chiesto alcune domande su ciò che esattamente che stava facendo oggi per gestire le sue mansioni. Invece di rispondere direttamente alla mia domanda, che prima voleva dirmi che egli considera se stesso molto organizzato e produttivo e che &'; s letto un certo numero di libri che lo hanno aiutato nella sua produttività, che sembrava fantastico! Poi mi ha camminato attraverso un elenco di altre pratiche di giorno lavoro che era orgoglioso di e che suonava come stavano lavorando per lui e ho iniziato a chiedermi perché aveva bisogno di parlare con me a tutti!

Continuavo a chiedermi altre domande su ciò che wasn &'; t lavorare così ho potuto scoprire dove ho potuto potenzialmente lui e oltre a scoprire che lui &' aiuto; d creato una cartella di posta elettronica per tutti coloro che &'; s mai lo ha mandato una e-mail (una pratica che completamente consigliare contro, tra l'altro) ho avuto la risposta alla mia domanda gestione compito: egli &'; s utilizzando un foglio di calcolo Excel per tenere traccia dei suoi compiti

Aha.! Questo è quello che ho haven &'; t sentito in un lungo periodo di tempo. E sì, il mio e-book potrebbe aiutare

Così ho iniziato da lui &ndash raccomandandosi; e I &'; ll raccomando qualcuno di voi troppo che fanno la stessa cosa – perché almeno si &'; re ottenere le cose da fare, i ricordi e progetti dalla vostra testa e su qualcos'altro. Che si tratti di &'; s su carta o in un foglio di calcolo come quello in Excel, it &';! Sa buon inizio

Ma ci sono così tanti vantaggi di utilizzare un elenco di attività elettronica – come quello in Microsoft Outlook ® – che superano di gran lunga i vantaggi di utilizzare un foglio di calcolo di Excel. You &'; sarete in grado di risparmiare più tempo, svuotare la cartella Posta in arrivo più veloce e utilizzare un semplice, la lista più snella attività che &';. S parte di un sistema più ampio e integrato

Quando si utilizza un foglio di calcolo Excel, qui &'; s che cosa si &'; re mancanti e perché si &'; re intenzione di voler abbandonare questo sistema come una patata bollente

È possibile di &';.. t svuotare la cartella Posta in arrivo facilmente
Poiché molti le cose da fare, i ricordi, le informazioni appuntamento, e le informazioni di contatto sono in attesa per voi nella posta in arrivo, esso &'; s essenziale per essere in grado di trasferire facilmente i dati dal vostro e-mail a altri importanti “ secchi &"; nel vostro sistema di posta elettronica integrato, come Calendario, Contatti e nell'elenco Attività

Ma un foglio isn Excel &';. t parte di qualsiasi altro sistema, quindi non ci s 'alcuna connessione tra le attività e le e-mail o nient'altro. E no, io &'; non sto parlando di l'utilizzo del sistema di bandiera, che posso di &'; t stand. I &'; m semplicemente parlando di essere in grado di trasferire facilmente le informazioni e gli allegati per un'attività quando necessario, che per i miei clienti è tutto il tempo

Questo è un passo essenziale si può semplicemente &';. T fare a meno quando vuoi di essere più produttivi e &'; passo sa puoi &'; t fare quando si utilizza un foglio di calcolo Excel. Quando si e' re bloccato con questa limitazione, e' sa molto più difficile per sbarazzarsi di posta elettronica per il bene, la priorità tutte le attività, ed essere più produttivi
Puoi perdere tempo puoi &';. T permettersi di sprecare il <. br> Se &'; re utilizzando un foglio di calcolo Excel per la gestione delle attività, tempo prezioso perde fuori della vostra giornata. Ci sono diversi modi per risparmiare tempo utilizzando una lista di attività esistente nel vostro sistema di posta elettronica, in particolare come quello in Microsoft Outlook ® ;.

Se si deve ridefinire le priorità (leggi: ri-ordinamento) le vostre mansioni sul foglio di lavoro Excel ogni volta che si aggiunge un'attività, si &';. re perdere tempo

Se spesso ri-ordinare l'elenco per vari parametri come la data azione, data di scadenza, descrizione, progetto, programma, un processo , cliente, o qualche altro parametro ogni volta che si desidera vedere i vostri compiti in modo diverso, si &';. re perdere tempo

Se si deve (o desideri) Formato /ri-formato il foglio di calcolo di Excel Quando si aggiungono nuovi informazioni, si e' re perdere tempo. Si possono trovare da soli, usando le molte opzioni di formattazione a vostra disposizione:. Avvolgimento, la centratura, giustificando, coloranti, o scegliere le dimensioni dei font, testo in grassetto o sottolineatura

L'utilizzo di un, nell'elenco delle attività elettronico esistente significa che la formattazione è già stato fatto per voi e elimina la necessità di esso, che semplifica il processo. Questo significa: meno tempo speso per la formattazione e più tempo effettivamente facendo i vostri compiti
Un foglio di calcolo Excel non è così semplificata o facile da leggere
Cosa voglio dire con questo..? Beh, quando si e' re guardando un foglio di calcolo di Excel si &'; re guardare ogni bit di informazione, tra cui il compito, data azione, e' re “ grazie &"; data (se ce n'è uno), le note se si dispone di una colonna per “ note, &"; e più colonne per cose come progetto, programma, un processo o un client, se si aggiungono quelli. A meno che non &'; re nascondere le righe, si &'; re probabilmente guardando un sacco di informazioni – più di quello che ha realmente bisogno

Non solo molte di queste informazioni non necessarie quando si utilizza il Taskology ™ metodo di gestione delle attività, ma il suo utilizzo con Outlook allevia il bisogno di guardare tutto questo disordine visivo in un foglio di calcolo. Ci &'; s già una struttura esistente di facile lettura per un Taskology ™ elenco delle attività. E &'; s snella, conciso e ordinato. Hai solo bisogno di vedere i vostri compiti per oggi, mentre semplicemente nascosto giorni futuri con un clic del mouse

E per oggi e'. S attività, tutto ciò che serve per vedere sono il compito e la data di azione e il resto, come le note, relative e-mail e altri dettagli, può essere nascosto fino al momento in realtà il lavoro su questo compito. Non c'è bisogno di vedere tonnellate di ingombro visivo, che può essere difficile per gli occhi, distrae e più di quello che avete bisogno di vedere o pensare a

Quindi, se si e'. Re utilizzando un foglio di calcolo di Excel – o carta – per la vostra lista di cose da fare, prevedere il passaggio ad un elenco di attività elettronica in un sistema che già avete. Iniziare a ridurre la quantità di tempo che passate con la lista e invece trascorrere più tempo a fare ciò che &';.. S nella lista Hotel