Due passi per organizzare i file del computer

Seguendo due passi semplici ma riflessivo, i file del computer sarà sempre a portata di mano.

Proprio come con i nostri archivi cartacei, vogliamo riuscire a trovare, recuperare e mettere via i documenti elettronici semplice e veloce . Sebbene la maggior parte dei computer hanno funzioni di ricerca piuttosto efficaci, che ancora isn &';. T efficace quanto semplicemente sapere dove i file sono

Il sistema di archiviazione digitale deve essere specchio del sistema di archiviazione di carta. Concettualmente, mettendo via le cose è la stessa, sia che s 'nel mondo fisico di carta o nel mondo virtuale del computer. Ha senso quindi di utilizzare lo stesso nomi delle categorie e delle strutture dei file you &'; ve creato per la carta nel mondo dei computer. Quanto più si utilizza le stesse strutture e gli stili di cartelle, più facile sarà quello di trovare e mettere via le cose in entrambi i luoghi.

Idealmente si desidera utilizzare gli stessi nomi delle categorie sul computer come si fa per la carta . Inizia con la creazione di una struttura di file di — categorie, cartelle, sottocartelle — che si basa sul sistema di archiviazione di carta. Quindi, aprire una nuova finestra nel vostro computer e trascinare i file e le cartelle esistenti nella nuova struttura appena creata.

Etichettare i file metodicamente. Limatura La carta non è esattamente la stessa cosa come il computer, però, perché le vostre carte don &'; t bisogno di ogni singoli nomi — ma i file sul computer do. Che &'; s il motivo per cui &'; s così importante avere strategie efficaci di denominazione per i vostri documenti. Si vuole fare in modo che è il nome i documenti in modo che quando si apre un file completo di cartelle, è don &'; la t ha per la ricerca in e cercare di determinare quale è il documento effettivo voi &';. Re cercando

La maggior parte dei computer permettono di nominare le cose con un tempo molto lungo stringa di caratteri. Quindi, avendo cose nel nome di file come una descrizione di ciò che il file è di circa, il numero di versione, la data di creazione, che lo ha creato — tutte queste cose possono andare bene in generale nel nome del file stesso. Quando queste cose sono nel nome del file è possibile aprire molto rapidamente una cartella piena di file e molto semplice e facile trovare quello che si e' re cercando, senza dover aprire e chiudere ogni singolo file. Questo può essere un momento importante saver. Se &'; ve mai aperto una cartella piena di documenti e si doveva aprire e chiudere ogni singolo documento per trovare quello che si e' re cercando, sai che spreco di tempo che è

Crea. una convenzione di denominazione per i vostri documenti che è possibile seguire per il futuro. Utilizzare quella struttura per tutti i file che si crea; in questo modo tutti i nuovi documenti sarà organizzato in un modo che rende molto più facile trovare effettivamente e recuperare in un secondo momento. Quando si dispone di tempo si può tornare ai file più vecchi e rinominare quelle e integrarli nel nuovo sistema di archiviazione.

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