Qual è la linea di fondo? Come inviare e-mail che al sodo & Ridurre le vostre e-mail del carico

Ci sono buone probabilità che si &'; re ricevendo tonnellate di e-mail come tutti gli altri, ma hanno smesso di prendere in considerazione se si &'; re contribuendo sovraccarico di e-mail perché si &'; re invio troppe e-mail o se quello che &'; re invio sono formulate in modo efficiente ed efficace

State trasmettendo il tipo che arriva alla linea di fondo in fretta o stai aggiungendo alle quantità infinita di avanti e indietro e-? stringhe di posta elettronica là fuori?

vedo molti tipi di contributi di sovraccarico di posta elettronica quando lavoro con i clienti. Il mio cliente o dei loro colleghi, capi e il personale sono spesso …

Copia persone a morte quando don &'; t bisogno di conoscere
Abusando la lista di distribuzione società con troppi scherzi o annunci
Invio e- mail che sono troppo lunghi
L'invio di e-mail quando le informazioni potevano aspettare per la prossima relazione settimanale riunione o
invio di e-mail, quando in realtà dovrebbe essere usando il telefono

Vedo tutti questi situazioni e più come io lavoro con i miei clienti, che sono su entrambi i lati della barricata come sovraccarico e anche sovraccarico altri.

Ma una delle cose che vedo troppo spesso è i miei clienti, che sono in posizioni di leadership , facendo domande degli altri in una e-mail quando dovrebbero essere più proattivi e più direttivo

Si tipo up e-mail che Aren &';. t come efficiente ed efficace come potrebbe essere, perché &'; re non pensando al futuro su tutti i possibili scenari o risultati dal loro prima domanda e si &';. re non fraseggio loro e-mail in modo tale che essa incoraggia il progresso veloce o arriva a una conclusione più rapidamente

E 'cause molto più e-mail da inviare in avanti e indietro del necessario

Ecco &';. un esempio da un'esperienza con uno dei miei clienti …

Il mio cliente ha voluto per ottenere un documento caricato nella Intranet aziendale . Egli wasn &'; t sicuro se fosse lì, ma era certo la voleva caricato se esso wasn &'; t già lì. Ha formulato la sua originale e-mail per l'altra persona, dicendo:

“ Avete visto questo documento sulla Intranet? Sapete se &'; s ci &";?

io lo fermai e gli ricordai che lui ha detto che voleva davvero questo documento sulla Intranet aziendale – e noi &'; re assumendo vogliamo che la più recente, up-to-date versione – quindi perché chiedere a un sì o no domanda

Sei davvero l'invio di una e-mail che otterrà i, risultati efficaci più efficienti

Se &';?? re l'80% o più in modo che esso &' ; s già lì, poi andare avanti e chiedere il vostro sì o no domanda. In caso contrario, se potesse essere 50/50, ottenendo un “ no &"; vi lascerà dover inviare ulteriori messaggi di posta elettronica per farlo caricato e verificato. E anche un ldquo &; sì &"; potrebbe sollevare nuove questioni come “ E 'la versione giusta &";??

E allora perché non al sodo

Basta inviare una diretta, e-mail attivo e chiedere che venga caricato e controllato per essere la versione corretta. Ho consigliato questo messaggio, invece, dopo un adeguato saluto:

“ Si prega di caricare il documento alla Intranet aziendale se don &'; t vedere lì. Assicurarsi che &'; s la più aggiornata versione e fatemi sapere quando il nostro team può accedervi &";.

… e da fare con esso

copre tutti i possibili Questo nuovo messaggio. Scenari e doesn &'; t vi lascio con il progresso ritardata in caso era un ldquo &; nessun &"; o “ sì, ma io don &'; t so se s 'quella giusta e".

Alla fine, più proattivi le e-mail sono formulati e il meno che si invia, il meno che si &'; re probabilità di ricevere in cambio e devono gestire, che si &' Lo so; D apprezzare. Così venire al sodo … bottom-line it … mantenerlo breve e dolce e gli altri apprezzeranno ricevere e gestire di meno, anche Hotel  !;