Incontri che funzionano

"Un incontro è un luogo dove la gente prende minuti e le ore dei rifiuti." È vero per le vostre riunioni di questa affermazione? Ecco quattro consigli per l'esecuzione di incontri che sono più produttivi e non perdere ore:

1. Hanno uno scopo per riunioni
"Abbiamo sempre incontriamo ogni Giovedi alle 4" non è un motivo sufficiente a soddisfare. Dovreste essere in grado di indicare lo scopo di incontro in una frase concisa. Rendere questa frase la tua "dichiarazione di apertura" nel corso della riunione e scriverlo in cima alla sua agenda. Alcuni esempi: "We will decidere come pilotare la nostra nuova politica di flex-tempo". "Noi redigere il piano di progetto di alto livello per l'aggiornamento del software." "Rivedremo i dati del sondaggio e di decidere i nostri prossimi passi." Se non vi è scopo o se tale scopo potrebbe essere raggiunto meglio attraverso mezzi diversi, non soddisfano.

2. Avere un'agenda
L'ordine del giorno dovrebbe includere che si occuperà quale argomento e per quanto tempo si dovrebbe prendere. Invia l'ordine del giorno prima della riunione in modo che i partecipanti sapranno cosa /come preparare e che cosa ci si aspetta da loro. Una volta che avete un ordine del giorno, attenersi ad esso.

3. Stick per il tempo
Sfruttate al massimo il tempo di tutti avviando e termina la riunione in tempo. Se le persone tendono a venire in ritardo, inizia il tempo in ogni caso e non ripetere tutto ogni volta che qualcuno arriva in ritardo; alla fine, la gente si abituerà a presentarsi in tempo. Avere qualcuno tenere traccia del tempo nel corso della riunione in modo che tutti rimane all'interno del loro tempo a disposizione e non vi è il tempo per passare attraverso l'intero ordine del giorno.

4. Impostare le Regole di base
Se il gruppo si riunirà spesso o per un lungo periodo di tempo, è importante trascorrere i primi minuti della prima riunione avente il gruppo a sviluppare regole di base per cose come l'uso di computer portatili /telefoni /e-mail durante le riunioni. Le persone sono più propensi a tenere l'un l'altro e sono essi stessi responsabili per le regole di base, se hanno contribuito a svilupparle. Scritte su una lavagna a fogli mobili e pubblicarli nella sala riunioni o sul foglio di ordine del giorno della prossima riunione. Ricordare alla gente loro all'inizio della prossima riunione.

Se si seguono questi consigli, i vostri incontri diventerà più produttivo. Potrai realizzare l'obiettivo indicato nel programma, rispettando il tempo delle persone.

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