Aiuto! Il mio tempo è completamente incontrollabile!

Ho incontrato di recente con un cliente a Denver Acqua per la sua 1-on-1 “ nelle trincee &"; appuntamento di organizzarsi. Quando sono arrivata, ha dichiarato, e" sarei completamente organizzato se weren &'; t per gli altri. Così com'è, la mia giornata è talmente incontrollabile che non ho mai abbastanza tempo per fare le cose e" Suona familiare?

Molte persone posto colpa a forze esterne in una certa misura. E &'; s facile da fare e comprensibile. Le interruzioni sono molto frustrante, soprattutto quando si ha una bella lista di cose da fare predisposto per la giornata. Il trucco è capire come ottenere una parvenza di controllo in un ambiente incontrollabile

Qui ci sono tre dei Bob &'; s le situazioni difficili e le soluzioni che si avvicinò con:.
1. Situazione: Bob è il responsabile dei gruppi di servizi artistici e di riproduzione. Egli fa grandi decisioni di acquisto per la sua organizzazione sulla stampa, fotocopiatrici, soluzioni di storage, ecc Di conseguenza, ha fornitori fermandosi senza preavviso per dimostrare i loro prodotti. Dal momento che hanno fatto il lungo viaggio lì fuori, si sentiva male la allontanano. Le dimostrazioni di prodotti non programmati hanno lanciato il suo programma per un ciclo.

Soluzione: Egli farà un uso migliore del suo personale di supporto amministrativo che gestisce il negozio repro. Piuttosto che inaugurando fornitori nel suo ufficio in qualsiasi momento, che saranno proiettati fornitori. All'arrivo, il personale sarà tirare fuori Bob &'; s nuovo mensile libro calendario degli appuntamenti, dove Bob ha bloccato fuori una mezza giornata due volte al mese per gli appuntamenti. Da quando ha vinto &'; t conosce il venditore anche fermato da, ha accettato di smettere di sentirsi in colpa per la allontanano. Una politica dichiarando “ No walk-in appuntamenti &"; la conserverà di essere personale. I venditori avranno ancora la possibilità di dimostrare le loro merci, ma saranno a Bob &'; s convenienza, anziché il contrario.

2. Situazione: Come il maestro artista della sua organizzazione, riceve “ dell'ultimo minuto &"; richieste da collaboratori a “ rapidamente &"; elaborare una illustrazione o l'immagine di un documento, segno, o una brochure. La gente tende a pensare “ F2, Poof &"; qui &'; s il disegno, non rendendosi conto di quanto tempo va nel processo creativo. Bob deve spesso rimuginare su un progetto per giorni fino a che non s 'ha ispirato per creare la perfetta illustrazione. Così egli rimane in ritardo e can &'; t sonno durante la notte, sottolineando conoscere la scadenza. L'opera d'arte che produce spesso non è la qualità che avrebbe potuto essere, se avesse avuto il momento giusto per dedicare al progetto.

Soluzione: Nei 22 anni Bob ha lavorato per questa azienda, non ha mai pubblicato un “ lead-time &"; la politica. Simile a un calendario editoriale per una rivista, abbiamo lavorato su un programma. Se il progetto è prevista per il (w) la data, è necessario il materiale illustrativo da (x) la data, e io ho bisogno (y) tempo per completare questo tipo di lavoro, quindi sarà dovuto da (z) se (w) è a accadere. Le persone non avevano semplicemente resi conto della complessità della sua opera prima e quanto tempo veramente preso. Bob è stato in grado di prendere la pressione fuori di se stesso attraverso la pubblicazione e indicando la politica quando la gente veniva a scadenze non realistiche. Bob potrebbe fare eccezioni alla politica quando è necessario, ma non era più in altri &'; Beck e chiamata.

3. Situazione: Colleghi sarebbe camminare a destra in Bob &'; s ufficio in momenti inopportuni, proprio quando stava avendo un “ " creativo &; momento e aveva bisogno di un po 'di privacy e di pensare il tempo. Quando hanno iniziato a parlare senza essere riconosciuto, Bob avrebbe perso il suo pensiero e la sua energia creativa. Ha finito per frustrati e di essere scortese con i colleghi.

Soluzione: Bob aveva una porta che poteva chiudere, ma sentiva che era maleducato a farlo. Così abbiamo ottenuto un orologio di vendita al dettaglio del tipo che ha detto, e" Torno a &"; con le lancette dell'orologio e una scatola di file appesa per le persone a scendere richieste. Usato con parsimonia, questo è stato uno strumento prezioso per Bob. Quando è proprio nel bel mezzo di un importante, progetto creativo e preferirebbe non essere interrotto dal suo “ flusso, &"; appende semplicemente l'orologio sulla porta, imposta le mani per una mezz'ora o giù di lì, e chiude la porta. Persone don &'; t bussare, perché don &'; t conosce lui &'; s dentro. Quando ebbe finito, toglie subito il segno e apre la porta. Anche le persone che hanno scoperto il suo sistema don &'; t approfittano e bussare, perché sanno che usa il sistema abbastanza ed è ancora presto disponibile.

Conclusione: raramente ho trovato situazioni che sono al 100% completamente incontrollabile. Potrebbe essere utile tenere un registro di tempo per una settimana per determinare chi ti sta interrompendo, in quali orari, e per quali oggetti. Con queste informazioni, si può fare un passo indietro e dare un'occhiata a ciò che sistemi neutra si potrebbe essere in grado di mettere in atto per acquisire un certo controllo. Se si desidera un modulo Log Tempo e indicazioni, I &'; sarò felice di e-mail un documento di Word per aiutarvi in ​​questa attività.

CONSIGLI TEMPO E TRAPPOLE

• Smettere fastidioso vostri figli si prepara per andare a scuola la mattina! Sono cresciuto stanco di ricordare Meagan (6 anni) di fare certe cose ogni mattina. Così ci siamo seduti e elencato tutte le attività, non importa quanto piccolo, che sono necessari per portarla fuori dalla porta ogni mattina. Siamo venuti con 20 cose! Non c'è da stupirsi mi sentivo come un disco rotto. Così abbiamo fatto una lista di controllo, e ora Meagan possiamo ottenere se stessa completamente pronto per la scuola senza alcun aiuto da me! Se &'; vuoi una copia della nostra lista di controllo accurato, non esitate a scrivermi. I &'; ll mando un documento di Word tramite allegato e-mail.

• Mantenere solo quelle cose che si toccano o l'uso quotidiano in cima alla vostra scrivania. Tutto ciò che isn &'; t utilizzato frequentemente shouldn di &'; t essere fuori ingombrano le vostre superfici. Al termine dell'utilizzo di un elemento, rimetterlo immediatamente

• Acquistare un file verticale per contenere una cartella di file per ogni membro della vostra famiglia. Ottenere ogni persona ad accettare di mettere documenti importanti per gli altri membri della famiglia nella cartella appropriata. Ciò manterrà più mucchi di formatura e alla ricerca di un elemento won &'; t richiedono una ricerca di tutta la casa. Quando la posta arriva, mettere ogni persona &'; s mail nella cartella corretta. I bambini possono svuotare scivola autorizzazione o compiti che avete bisogno di vedere nella vostra cartella. È possibile inserire messaggi telefonici nelle cartelle anche Hotel  .;