Linee guida per realizzare riunioni di successo

Anche se gli stili e le strutture che soddisfano variano da incontri virtuali a faccia a faccia quelli, che sono comunque fondamentali per trasmettere informazioni e facilitare un ambiente di team collaborativo. . Con incontri forti e di successo, i team possono utilizzare tutte le abilità a loro disposizione per creare un progetto che realizza il suo pieno potenziale
Al fine di ottenere il massimo da una riunione, le seguenti operazioni sono importanti:

Passo # 1: Fare un programma realistico per il
riunione Nell'organizzare o pianifica incontri, è essenziale essere realistici quando si progetta il suo ordine del giorno. Il tentativo di coprire troppo potrebbe bombardare i membri informazioni e li inducono a uno perdono interesse o essere sopraffatti. Dovrebbe essere una quantità adeguata di informazioni per incoraggiare la discussione tra i membri e generare un feedback Step # 2:. Fornire la riunione &'; s ordine del giorno ai membri in anticipo
Per incoraggiare ulteriormente la partecipazione e fornire un'idea di ciò che sarà discusso, i membri del team dovrebbero essere fornite con l'agenda prima della riunione. Questo può dare i membri del team per la stesura e informazioni di ricerca o pensare di domande che si può decidere di chiedere, in modo da mantenere gli individui impegnati attivamente. L'ordine del giorno dovrebbe avere un programma concreto e dovrebbe includere l'obiettivo, un elenco di tutti i membri, e il tipo di riunione (brainstorming, il processo decisionale, aggiornamento, ecc) Step # 3:. Gestire la lunghezza un incontro al fine di mantenere i membri &'; intereste E 'generalmente una buona idea per evitare estremamente lunghe riunioni, in quanto tendono a perdere la loro attenzione, insieme con l'attenzione dei membri. Se la riunione deve essere più lungo, fornire brevi pause in mezzo per mantenere i membri concentrati. Contribuirebbe anche a designare un cronometrista per garantire l'incontro aderisce ad un programma rigoroso. Questa comunicherà l'incontro &'; s di lunghezza ai membri e rendere il processo più organizzato
Passo # 4:. Tenere i membri impegnati
Nonostante tutta la pianificazione necessaria, un ben organizzato e preparato incontro è solo la metà di ciò che è necessario; i membri devono partecipare attivamente e farti coinvolgere dalle discussioni pure. Per aiutare a mantenere le persone impegnate, assegnare ruoli semplice da diversi membri. I diversi ruoli possono variare da cronometrista, a facilitatore, e scriba e garantiranno la loro attenzione per l'incontro Step # 5:. Assicurarsi che tutti hanno capito e ha guadagnato dalla riunione
incontri sono efficaci solo se i membri sono in grado di comprendere in modo chiaro le informazioni presentate e, in definitiva guadagnare da esso. Questo è il motivo per cui è fondamentale garantire in vari punti nel corso della riunione che tutti i membri stanno seguendo. Chiedendo alcuni dipendenti per nome se hanno qualcosa da contribuire anche facilita la discussione e l'impegno. Tutti i membri devono essere consapevoli di ciò che è responsabile e quali passi devono essere intrapresi per un compito particolare. Una sintesi chiara e concisa sarebbe utile riassumere tutte le informazioni previste nel corso della riunione.
Seguito a questi passaggi garantisce una comunicazione chiara e diretta tra i membri del team. Nel complesso, la chiave per un incontro è la comunicazione efficace tra tutti coloro che partecipano — senza di che, l'incontro non funzionerà mai, così come potrebbe Hotel  .;