Servizio Clienti: Rendere ogni chiamata di telefono Grande

Il telefono squilla. Rispondo con mano tremante, perché all'epoca ero un Customer Service Manager della regione orientale di Matheson Tri-gas. Le chiamate esterne di solito significava un cliente scontento che ha chiesto per il manager. Ho pensato "Che cosa ha fatto uno dei miei rappresentanti del servizio clienti fare adesso?" Dopo aver preso un respiro profondo, rispondo alla chiamata di un cliente rabbia. La cosa divertente è che il cliente non ha avuto un vero problema ... Nessuna consegna tardiva, n problema di fatturazione, ecc Egli proprio non gli piaceva il modo in cui il servizio clienti rappresentante parlare con lui in modo burbero. Infatti, ha ottenuto le informazioni di cui aveva bisogno. Questo articolo si concentra su come rendere ogni chiamata GRANDE!

Ciò che rende una grande chiamata?

Questi cinque punti renderanno le vostre chiamate senza intoppi e che ispirano WOW sentire nei vostri clienti.

Salutare il cliente con stile
Il saluto dà il tono per la chiamata. Prima di sollevare il ricevitore, si dovrebbe prendere un respiro profondo e ottenere concentrati nel momento. Ready, Set, Go e rispondere alla chiamata. È necessario rispondere al telefono con lo stesso saluto ogni volta. Il saluto inizia con il "Ciao", "Ciao", "Buon giorno", o "Buon pomeriggio". Il passo successivo è quello di indicare il nome della vostra azienda. Questo potrebbe sembrare semplice, ma si desidera che il cliente sappia che hanno raggiunto il giusto business. In terzo luogo, si crea un rapporto immediato, affermando il proprio nome. Infine, chiedo "come posso aiutarla?" Questa affermazione porta al nostro prossimo importante tema del tono della tua voce.

di impostare il tono con la tua voce
tono
Voice è un ingrediente vitale per la grande chiamata. Vedete, noi riceviamo quasi l'80% di un messaggio attraverso la comunicazione non verbale. Al telefono, si striping tutti i movimenti della mano, posture del corpo e le espressioni facciali di un faccia a faccia conversazione. Questo ti lascia solo con il tono della voce per la comunicazione non verbale al telefono. Per ottenere il pieno impatto sul telefono, vi suggerisco un po 'esagerando il tono di voce e la voce inflessione. Sì, lo so che si sente strano in un primo momento, ma non voglio finire come il rappresentante del servizio clienti nella storia di cui sopra. Davvero?

Sorriso
Tom Hopkins, un rinomato speaker mondo sulle vendite, dice di mettere uno specchio sulla scrivania e sorriso prima di rispondere al telefono. Ho tutti i miei specchi rappresentante del servizio clienti per i loro computer. Perché sorridi? Sorridente ti mette nel giusto stato d'animo, per rispondere alla chiamata con compassione ed empatia. Sorridente anche colpisce il tono di voce, ti aiuta a non sembri così burbero. Anche se il cliente è arrabbiato, mantenere quel sorriso sul nostro viso. Essa vi aiuterà a controllare le vostre emozioni in modo che si mantenere la calma sotto il fuoco e non mettersi sulla difensiva.

Usa il loro nome
Niente costruisce un rapporto più veloce che usare il nome del cliente. Sulla chiamata, si dovrebbe dire che ci nome almeno 3 volte durante la chiamata. Se avete difficoltà a ricordare i nomi, il miglior consiglio per questo è di ripetere di nuovo a loro. Quando il cliente dice "Ciao, il mio nome è Tom", è sufficiente dire "Ciao Tom, come posso aiutarvi oggi?" o "Ciao Tom, come stai oggi?" Non si fermano lì. Ho sempre un pad e carta accanto al telefono e scrivere. Se non riesci a capire, ad esempio, un cliente con un forte accento, chiedo loro di precisare il loro nome. Suggerisco indicando il loro nome all'inizio della conversazione, da qualche parte nel mezzo, e alla fine, che ci porta al punto finale di ringraziare il chiamante.

Grazie al chiamante

Ringraziando il chiamante è un passo spesso dimenticata ma importante. Grazie al chiamante e assicurarsi di utilizzare il loro nome nel processo. Invece di solo affermando addio, li ringrazio per l'utilizzo del commercio. Questo passaggio fa sentire il cliente ha apprezzato e lascia una ultima impressione positiva.

Come si può dire, è possibile ridurre al minimo i problemi e creare una grande chiamata con piccolo aggiustamento per l'interazione con il cliente. Iniziando la chiamata con un ottimo saluto, un grande suono, e l'atteggiamento super, beneficiate dai clienti reagiscono a voi più positivamente. Ancora più importante, ricordatevi di fare ogni chiamata GRANDE Hotel  .;