Perché Ottimo servizio clienti è così importante per un assistente virtuale

Il servizio clienti è un potente elemento di differenziazione che può impostare un assistente virtuale a parte dai suoi concorrenti. Questo si traduce direttamente in più di nuovi clienti, più lavoro da parte dei clienti e la capacità di praticare tariffe professionali superiori esistenti.

E tuttavia per tutti i suoi potenziali benefici, alcuni assistenti virtuali ritengono che semplicemente essere educato, professionale e accomodante è sufficiente. In altre parole, che sembrano confondere servizio clienti con “ essendo bello &" ;.

La verità è un business non può essere coltivata sulle “ bello &"; da solo. La denuncia più comune che ho sentito dalla gente circa la loro ex assistente virtuale non è che essi weren &'; t “ bello &" ;, ma che didn &'; t comunicare, didn &'; t rispondere alle chiamate o messaggi di posta elettronica e non lasciare mai che il cliente sapere che cosa era in cantiere o dove potrebbero esserci problemi.

Quindi, se siete un assistente virtuale e una persona bello nel complesso, ma hanno un problema mantenere i clienti e sempre ripetere le imprese e word-of-mouth rinvii, chiedetevi se si &';. re di effettuare qualsiasi di questi errori

Essendo un VA prima e tutto il resto secondo

Questa mentalità è il lusso solo i dipendenti hanno. Quando si lavora per qualcuno, hai un lavoro e ndash ben definita; un assistente amministrativo, un rappresentante di vendita, un editor. Ora che sei un imprenditore, si è prima di tutto un marketer e un responsabile del servizio clienti.

Non ascoltare il vostro cliente

Prendetevi del tempo per capire ogni cliente &'; s la comunicazione e lavoro di stile e le preferenze. Questo include come spesso si dovrebbe contattarli e con quali mezzi; il livello di dettaglio dovrebbe essere i rapporti; quali sono i loro procedure per la gestione dei problemi; anche su file-naming convention e l'uso di versioni software corrette.

Alcuni clienti potrebbero trovare difficoltà a lasciarsi andare quando si tratta di delegare il lavoro di un assistente virtuale e richiederà relazioni frequenti e dettagliati. Altri troveranno tali aggiornamenti inutili e distrazione. Alcuni saranno ok con solo le e-mail, mentre altri saranno più a suo agio con le chiamate telefoniche.

Non la gestione dei client &'; s aspettative

Proprio come i loro clienti, assistenti virtuali hanno diverse capacità e dei limiti quando si tratta di abilità, disponibilità e stili di lavoro. E 'assolutamente fondamentale per abbinare cliente &'; s aspettative per le vostre capacità, anche prima della firma dell'accordo di fermo.

Per esempio, se non si lavora prime ore del mattino o nei fine settimana, di indicare chiaramente. Se ci sono ore in cui si e' re non in linea o non in grado di rispondere al telefono, far clienti sanno. Se sarete fuori del vostro ufficio per un periodo di tempo, assicurarsi di fornire la vostra base di clienti con un numero di cellulare dove si può raggiungere in caso di emergenza.

Sia chiaro circa la lunghezza del tempo che vi porterà a rispondere dei client &' cristallo; s messaggi

Essere in anticipo e onesto circa le vostre abilità ed esperienza.. I clienti non sono cavie. Assunzione di progetti che richiedono competenze don &'; t avere o per i quali si ha solo la conoscenza teorica è un modo garantito per perdere un cliente e iniziare il processo scivoloso di guadagnare una cattiva reputazione on-line. Si può essere certi che il suo nome si presenti in una conversazione con il prossimo VA o un amico in linea o un collega. E non in senso buono!

Non abbassare i potenziali clienti

Abbassando clienti doesn &'; t sembra una buona idea, soprattutto se una prospettiva è una buona misura per le vostre abilità e stile di lavoro. Eppure avere troppi clienti o troppi progetti significa che i tuoi sforzi sono sparsi troppo sottili. Mettendo da parte la questione della qualità, assumendo più lavoro che è possibile gestire avrà un notevole impatto negativo sui vostri sforzi di servizio al cliente.

Hai un paio di scelte in questa situazione. È possibile noleggiare un subappaltatore VA per aiutarvi con alcuni dei vostri progetti, iniziando così il processo di costruire e far crescere la propria pratica in una società multi-va, o si può indirizzare il cliente ad un'altra società di assistenza virtuale che si conosce e fiducia

Ignorando cliente &';. s necessità di trasparenza

La trasparenza è una parola popolare oggi. Ma tutto ciò che significa veramente è semplicemente mostrando i vostri clienti che cosa è che si fa per loro. Questo include lasciare i vostri clienti vedono work-in-progress, nonché strumenti e le procedure che si utilizzano quando si lavora sui loro compiti.

Ci sono un sacco di opzioni che permettono proprio questo scambio di informazioni. Può essere qualcosa di semplice come la condivisione di documenti tramite Google Docs o dettagliato come creare un wiki specifica client per contenere tutti i documenti, link a risorse e le procedure operative standard. Noi utilizziamo e consigliamo ClientSpot che permette al nostro team di collaborare con il cliente su progetti, condividere file, e tenere traccia delle assegnazioni e delle scadenze

Non affrontare i problemi e ignorando le emergenze

&';. S ok per fare errori. La maggior parte dei proprietari di imprese a capire che gli errori occasionali sono inevitabili. Ciò che conta è il modo di gestire gli errori e le emergenze. Gestita correttamente, anche un grave errore può trasformarsi in un'opportunità per costruire cliente &'; s fiducia e lealtà.

Quando si esegue commette un errore o di affrontare una situazione di emergenza, lasciare che il cliente sa subito. Scusarsi e confessare a tutto ciò che &'; ve fatto male. Poi buttare tutte le risorse nel fare le cose per bene. E quando &';. È tutto finito, chiedere scusa ancora una volta e lasciare che il cliente sa come si prevede per evitare problemi simili in futuro

Non premiare i vostri clienti

A volte affari proprietari di ottenere così occupato seguito i cavi e inseguire potenziali clienti che si dimenticano di loro quelle esistenti. Andare oltre note di ringraziamento e di stagione &'; s biglietti di auguri. Mentre io non sono un fan di offrire sconti per il vostro duro lavoro, io consiglio di fare qualcosa in piu 'o “ lagniappe per un cliente come un dono di tanto in tanto. Qual è lagniappe

Qualcosa di inaspettato Hotel – l'ulteriore vantaggio o regalo dovrebbe essere una sorpresa. Si tratta di un “ Bakers Dozen &" ;, qualcosa gettato in buona misura che sorprende e delizia il destinatario

Relevant Hotel – l'elemento o beneficio devono essere di valore per il beneficiario. Il vostro cliente mai avuto una pagina Squidoo costruita per il loro business? Prendete un'ora e mettere insieme uno come un dono

Autenticità Hotel – è più su “ come &"; si è dato, in contrapposizione a “ ciò &"; viene data. Il piccolo regalo o lagniappe comunica che vi preoccupate per il vostro cliente e che apprezzate il loro rapporto con voi.

Commettere uno qualsiasi di questi errori di servizio al cliente rallenteranno il vostro assistente virtuale crescita del business, come non sarà in un grado di chiedere, o ricevere i rinvii. Commettere diverse un breve forma di suicidio commerciale.

La vostra capacità e la volontà di fornire sincera “ valore aggiunto &"; vi distinguono dalla concorrenza, coltivare la vostra nicchia e sviluppare la vostra reputazione professionale. I vostri clienti soddisfatti e felici saranno più che felici di fare riferimento i vostri servizi per la loro sfera di influenza.

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