X-Gap: Utilizzo Pianificazione Strategica per chiudere l'esecuzione del progetto Gap

Squadre e organizzazioni sono costantemente afflitto da errori di esecuzione dei progetti e fallimenti. Questi fallimenti creano un divario di esecuzione - un divario tra ciò che un individuo e /o team ha in programma di fare e quello che fanno invece. Proprio come ritenzione degrada rapidamente dopo l'apprendimento, così fa l'esecuzione del progetto dopo la pianificazione strategica. Quindi, cosa si può fare?

Nel 1885, Hermann Ebbinghaus, uno psicologo tedesco, notoriamente dimostrato una teoria di concludere che le persone cominciano a dimenticare ciò che imparano appena imparano. Nel suo studio "dimenticando curva", ha dimostrato che gli esseri umani dimenticano la metà di ciò che imparano entro un'ora di impararla, e il giorno seguente, hanno dimenticato ben due terzi della nuova informazione. Dal momento che lo studio Ebbinghaus ', gli psicologi hanno scoperto che ci sono molti modi per migliorare la conservazione e la memoria; tuttavia, se la memoria è così fragile, qual è il suo impatto sulla esecuzione del progetto e la pianificazione strategica - ottenere le cose fatto che voi e il vostro team dovrebbe fare?

Pianificazione strategica: The Execution Gap Meeting

La pianificazione strategica è una forma di apprendimento squadra. Quando si avvicinò collaborazione, la pianificazione è un processo di creazione della conoscenza e di problem-solving. E la pianificazione strategica in grado di creare molto particolare che è difficile da gestire, e, quindi, eseguire. Grande l'esecuzione del progetto richiede il 100% di ritenzione nel processo di apprendimento squadra. Senza un livello così perfetto di conservazione, l'esecuzione del progetto sarà vacillare; tuttavia, così come ci sono tecniche per migliorare la ritenzione individuale dopo aver appreso, ci sono tecniche per migliorare progetto di esecuzione della squadra dopo la pianificazione strategica. Una di queste tecniche è l'esecuzione Gap Meeting, o X-Gap.

In linea di principio, la X-Gap è semplice. Prendi la squadra insieme ad intervalli regolari durante la fase di esecuzione del progetto, affrontare lo stato di avanzamento di ogni singola attività che deve essere eseguita, e agire prima progresso rimane indietro. In "teambuilding: strategie comprovate per il miglioramento delle prestazioni della squadra," riconosciute come il lavoro autorevole sui fondamenti di team building, gli autori fanno notare l'importanza di interventi regolari all'interno dei team per evitare la regressione come quella del Ebbinghaus Dimenticare Curve. Inoltre, si nota che la regressione è più efficace fermato quando gli interventi regolari sono tenuti a concentrarsi sulle attività come una squadra piuttosto che su una base one-to-one supervisore-to-subordinato. Sembra una semplice tecnica di pianificazione strategica; tuttavia, in pratica, in possesso di un efficace X-Gap richiede disciplina.

Una delle sfide maggiori per primo un X-Gap sta controllando la discussione e mantenerla in attività. Fondamentalmente, l'X-Gap è un metodo di pianificazione strategica trasparente di esercitare la pressione reciproca per migliorare le prestazioni di esecuzione del progetto. Così, i partecipanti hanno la tendenza a fornire scuse e aprirsi lunghe discussioni a distrarre il gruppo dalla responsabilità individuale. Leader X-Gap devono combattere questa tendenza.

Leading un efficace X-Gap richiede un impegno di quattro principi di base - di messa a fuoco, la risoluzione, l'azione e la frequenza.

Principio numero uno: Concentrarsi

In primo luogo, le riunioni X-Gap devono essere brevi e concentrati solo sui compiti richiesti. Questa tecnica di pianificazione strategica non è l'occasione per una discussione aperta, risoluzione di problemi complessi o lo scambio di informazioni generali. Ha un solo punto all'ordine del giorno - la revisione di tutte le attività previste e aperte all'interno del piano. In un X-Gap, il leader convoca la riunione in tempo e procede task-by-task attraverso il progetto chiedendo proprietario ogni compito di segnalare i loro progressi.
Risposte devono essere succinta. Le attività completate e le attività in corso, ma non ancora scaduti o sono semplicemente "completato", "in pista", o "verde". Le attività che sono in corso, ma hanno una certa incertezza circa la capacità di portare a termine come previsto sono "gialli". Infine, compiti che sono scadute o hanno incontrato qualche ostacolo fondamentale che deve essere affrontato sono "critico" o "rosso". Gli ultimi due classificazioni sono il bersaglio di X-Gap riunione di pianificazione strategica. Lo scopo del capo X-Gap è quello di identificare e isolare i "gialli" e "rossi" categoria compiti per ulteriore revisione

Principio numero due:. Risoluzione

Il secondo principio fondamentale della X-Gap è agire per risolvere incertezze, ambiguità e altri ostacoli. Una volta che le lacune di esecuzione del progetto sono esposti, il leader dovrebbe prendere decisioni e, eventualmente, di riassegnare le risorse al fine di colmare tali lacune. Qualche spiegazione e discussione è di solito necessario. Pertanto, i leader X-Gap devono rimanere in guardia contro improduttive, discussioni sconclusionate. I responsabili per l'attività mirata per la discussione dovrebbe spiegare brevemente la questione alla squadra e dichiarare quello che credono di cui hanno bisogno, al fine di realizzare il compito - per colmare il divario. Questa necessità è di solito indicato come una richiesta di risorse o di una decisione da parte del leader.

A questo punto, le squadre tenderà a voler avere una discussione aperta sulla questione; tuttavia, il leader X-Gap deve contenere questa pianificazione discussione strategica a solo pochi minuti. Se la squadra è permesso di prendere troppo tempo, allora ci sarà meno tempo per affrontare altri "rosso" e le attività di "gialli". Come regola generale, qualsiasi compito che richiede più di due minuti per spiegare e discutere dovrebbe essere rinviata ad una discussione a parte che si svolge dopo la riunione X-Gap. I leader devono tenere la riunione X-Gap concentrati e in movimento lungo senza problemi in modo che tutte le attività rilevanti nell'ambito del piano sono indirizzati

Principio numero tre:. Azione

X incontri Gap dovrebbero individuare le azioni specifiche che devono avvenire durante la fase di esecuzione del progetto, a meno che non sono state completate tutte le attività o su attività come previsto. I dirigenti devono aver cura di indicare chiaramente sia le azioni che devono avvenire come risultato del processo di revisione compito, o indicare come e quando le decisioni o le altre risoluzioni si svolgerà e chi è responsabile per loro. Essi devono determinare se le risorse aggiuntive sono necessarie, che li e quando acquisterà. E se è necessario una nuova delibera per ottenere una decisione, i leader devono decidere quando questo avverrà e che i membri del team sarà una parte della discussione. Pianificazione strategica di successo nelle riunioni X-Gap dovrebbe mai concludere senza chiarezza sui prossimi passi da intraprendere.

Principio numero quattro: Frequenza

Infine, incontri X-Gap dovrebbe essere un evento di pianificazione strategica ricorrente che si allinea con la squadra o il ritmo di esecuzione del progetto generale dell'organizzazione. Se la squadra in possesso di un X-Gap ogni Lunedi mattina alle ore 10, per esempio, la squadra sarà meglio in grado di anticipare, di partecipare più pienamente, e preparare in modo più approfondito.

La preparazione è la chiave per il successo di incontro X-Gap e sessione di pianificazione strategica. I membri del team riferire alla X-Gap al loro tempo di pre-designato e posto con gli stati dei loro compiti assegnati nel piano. Questo significa essere preparati a rispondere al suo stato complessivo, oltre a fornire una descrizione sia succinta di uno status "giallo" o "rosso". I partecipanti devono essere preparati a rispondere alla domanda: "Che cosa credi è necessario per andare avanti" Naturalmente, ci sono spesso alcune dipendenze di fuori del controllo di un singolo membro del team che possono essere la causa di fondo. Pertanto, lo scopo della X-Gap è quello di esporre questi problemi di esecuzione del progetto e di affrontare in modo appropriato come una squadra. Una buona preparazione significa anche che gli individui possono sostituire gli altri non possono partecipare alla X-Gap, che fornisce lo stato dei loro compiti e discutere ciò che è necessario per andare avanti.

Un X-Gap riunione di pianificazione strategica deve essere condotto. Come insegnante conduce una classe e si avvale di tecniche per aiutare gli studenti a migliorare la conservazione, un leader dovrebbe utilizzare tecniche come la X-Gap per migliorare l'esecuzione del progetto Hotel  .;