Pianificazione di un sistema

Che cos'è un sistema?

Un sistema è composto da molti processi. Questi processi hanno pro ei contro. Processi hanno partenze e fermate. Possono essere maturo, o in via di sviluppo. Alcuni di loro lavorano liscio e alcune hanno più collegamenti interrotti. Può essere utile a considerare il lavoro di gestione come l'esecuzione di un sistema complesso. Ad esempio, supponiamo &'; s dire, di gestire un call center, che prende centinaia di telefonate al giorno da parte dei clienti. Un giorno 4 dipendenti chiamano in malattia. Come manager questa carenza di 4 persone avrà un impatto sul sistema. Forse i clienti avranno tempi di attesa più lunghi o gli orari del pranzo dovranno essere adeguati. In qualità di manager di apportare tali modifiche al sistema globale per ridurre l'impatto per i clienti. Un messaggio viene inserito nel sistema telefonico di avviso ai clienti che a causa di volume di una chiamata, le chiamate saranno risposte oggi in 6 minuti contro i soliti 2 minuti. Nella gestione, è importante per capire i processi più importanti, che sono necessari per soddisfare gli obiettivi aziendali, e quindi apportare le modifiche necessarie.

Gestione come un sistema di pianificazione

Il sistema di pianificazione della gestione ha più processi importanti. Si dividono tra l'impostazione dei piani strategici e tattici, lo sviluppo di persone, e dei processi operativi. Prima di stabilire le strategie, è importante definire una visione organizzativa ed assicurare tutti i dipendenti comprendere la visione e avere l'opportunità di contribuire verso di essa. Questa visione inizia con un stato finale descritto. Il miglior manager deve spiegare ciò che l'organizzazione sarà come in 1-2 anni o il termine dell'orizzonte di pianificazione. E 'importante per la gestione definire altri elementi di questo stato finale. Ad esempio, quali saranno le clienti dire? Quali saranno i dipendenti dire? Quali obiettivi ti aspetti di raggiungere? Questo assicura che tutti nel team capisce e lavora nella stessa direzione, verso l'attuazione e lo sviluppo della visione. Avanti è la missione. Esso dovrebbe descrivere ciò che l'organizzazione fa e come aiutare tutti a capire lo scopo principale e obiettivo dell'organizzazione.

Valori e comportamenti

La cosa più importante in questo ambiente? I valori devono essere chiari, comunicati, e il ruolo modellato. Per esempio, forse uno dei valori dell'organizzazione è la qualità del servizio al cliente. Questo dovrebbe essere definita chiaramente. I manager devono modello ruolo valori organizzativi. 3-5 valori sono abbastanza, se definite in modo chiaro, e le persone sono in grado di seguire
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Ad esempio, i valori definiti potrebbero essere intorno a servizio clienti, dipendenti l'assunzione di rischi, la creatività, lavorando insieme, e così via. Quali sono i comportamenti previsti nell'organizzazione? Essi dovrebbero allineare bene sotto ogni valore. Comportamenti allineati a valori fondamentali, che vengono insegnate e ruolo modellata in tutta l'organizzazione, danno una potente lezione e il modello per le persone a seguire. Senza questa coerenza nella vita organizzativa, le decisioni vengono prese in modo non strutturato senza prestare attenzione agli obiettivi generali dell'organizzazione.

Analisi ambientale

Una volta che l'organizzazione ha definito il quadro di base per come opererà allora è tempo di raccogliere i dati per il processo di pianificazione. Questo dovrebbe essere come minimo un processo annuale di rivedere, ma guidato da processi di routine durante tutto l'anno. E &'; s importante raccogliere ipotesi organizzative. Quali sono i presupposti generali che guideranno le attività di pianificazione che tutti possono concordare? Ad esempio, l'azienda crescerà del 10% nel prossimo anno, aggiungere 8 posizioni, e assumere 67 persone. Saranno gradualmente alcune tecnologie e portare in un'altra tecnologia. Con presupposti chiaramente indicati, il management può fare progetti che abbiano un senso. Ogni piano deve avere input del cliente. Troppe volte leader organizzativo trovare ciò che stanno facendo bene, misurarlo, e decidere di fare ancora di più. Questo è un approccio all'indietro. Prima di tutto, i manager dovrebbero sorvegliare i propri clienti e capire che cosa è più importante soprattutto tra i prodotti ei servizi attualmente offerti. Poi, i manager dovrebbero misurare come l'organizzazione sta eseguendo in base a ciò che è importante per il cliente. Questo porta ad una migliore sistema di pianificazione

tendenze clienti

&';. S anche importante guardare ai clienti, ei loro obiettivi. Quali servizi e prodotti o fanno sembrano essere utilizzare più di o meno? Quali altri fattori di comportamento del cliente possono essere spiegati e svalutati per aiutare il processo di pianificazione? Che tipo di clienti sono la dissolvenza in chiusura, l'acquisto di meno, e quale base di clienti è in crescita? Queste domande dovrebbero capire i motivi? In qualsiasi piano dell'economia esterna deve essere preso in considerazione. Dove è la crescita, il declino e perché? In che modo le nuove leggi, le politiche, ei fattori esterni influiscono sull'organizzazione? Ci dovrebbe essere una chiara dichiarazione nel piano intorno l'economia, e come influisce l'organizzazione in modo positivo o negativo.

Concorso?

Chi sono i concorrenti dell'organizzazione? Cosa fanno meglio o peggio? Quali sono i processi più importanti nella società necessario per raggiungere gli obiettivi organizzativi? Per esempio se la vostra azienda esporta scarpe, poi la spedizione è importante processo. Un produttore di scarpe potrebbe rivedere il processo che utilizzano per le scarpe delle navi ai distributori e confrontare questo per come i loro concorrenti gestire il loro processo di spedizione? Come fanno gli altri al di fuori del trasporto industria maniglia finiti prodotti ai loro distributori? Come altre aziende eccellenti di lavoro di gestire i loro rapporti con i loro distributori? Una volta che si prende il tempo di fare questo tipo di ricerca si paga dopo il miglioramento di tutti i processi dell'organizzazione e del suo sistema di pianificazione!

Ora guardate dentro

Come sono le competenze di base dipendente corrente corrispondendo up ai nuovi progetti? Quali competenze stanno emergendo e richiederà nuovi piani didattici e strumenti? Quali competenze sono in declino e richiederanno formazione ri per le persone a spostarsi verso nuove aree di maggiore ritorno. I manager dovrebbero creare un database per capire i punti di forza e le aree di interessi del loro popolo. Questo aiuterà quando è in corso il processo di revisione delle competenze emergenti e in declino. Abbinato con un database questo permette una potente risorsa conoscenze sulla organizzazione &'; s risorsa più critica! E &'; s importante a questo punto del piano per esaminare tutte le persone e capire le loro idee, e ciò che sentono sta andando bene vs male. I dati dovrebbero essere disponibili a tutti e, soprattutto, i punti di azione e le raccomandazioni sempre visibile. A seguito di questo approccio progettuale basato processo globale, il bilancio può essere impostato. Troppi i budget vengono impostati prima di qualsiasi pianificazione e di conseguenza nuovi obiettivi sono stabiliti senza base chiara. Il bilancio deve essere impostato a seguito del feedback dei clienti, la direzione strategica, e finanziamenti disponibili!

Un sistema di pianificazione nidificato

È possibile che consente lo sviluppo di una serie di livello aziendale strategie 1- 3 anni , tattiche anno 1 e piani trimestrali, che possono essere impostati e condivisi. Ogni elemento piano dovrebbe avere un proprietario e metriche chiare da rispettare, che descrivono ciò che l'obiettivo è, quando si prevede, e cosa metrico rappresenterà il successo? I manager dovrebbero assicurarsi che il maggior numero di persone possibile contribuire ai piani annuali. Leader piano dovrebbe tenere riunioni di aggiornamento periodici aperti a tutti i dipendenti. Quando le persone sanno entrambi i piani e lo stato su base regolare, si aprirà comunicazioni e permetterà alle persone di sentirsi più libero passaggio sul posto di lavoro. Allo stesso tempo, vi aiuterà a muoversi in avanti i piani.

Quando il miglior manager guarda al processo di pianificazione della gestione come un sistema che aiuta a prevenire le decisioni prese senza dati e, per quanto importante, comprende tutti nel processo di cliente di leadership dell'azienda.

sintesi Apprendimento e prossimo passi

Management è un sistema ed è importante capire che quando si prende una decisione, l'intero sistema viene colpito. E 'importante capire anche quali processi lavori unità nell'organizzazione. Questo porta l'importanza della pianificazione. In questo processo tutti i dati possibili dovrebbero ottenere raccolti, e tutti i membri del team devono essere coinvolti. L'organizzazione in grado di produrre nuovi obiettivi per il seguente periodo di piano ben definito con le metriche e proprietari assegnati. Questo sarà come risultato di input del cliente chiave, che sono stati raccolti intorno importanza e prestazioni. E 'importante per la gestione di dare visibilità a progredire durante l'anno tramite revisioni operative rendendo loro un processo di routine. Infine, ponendo l'accento sullo sviluppo le persone nel processo programma farà in modo che le persone si stanno muovendo in avanti e in linea con i piani di organizzazione. Pianificazione della gestione richiede disciplina, il pensiero di qualità, e il coinvolgimento. Di conseguenza, le probabilità sono maggiori che gli obiettivi di business saranno raggiunti

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