Stare davanti alla SOVRACCARICO PRATICHE

stare davanti alla
PRATICHE SOVRACCARICO Con
Bill Cottringer

“ Tenere il passo con il sovraccarico di informazioni è come cercare di sorseggiare acqua da un idrante. &";
~ Anonimo.

Così si pensa di sono sovraccarichi di lavoro di ufficio al vostro lavoro? Il mio primo lavoro professionale è stato un consigliere in una carcere di massima sicurezza nel Kentucky nel 1970. Ho avuto un carico di lavoro di circa 1500 detenuti, sempre cercando di tenere il passo (ma non riuscendo molto bene) con infinita report giornalieri, settimanali e mensili su ogni sorta di cose da visite e permessi di scrittura liste a buon tempo cliente di pre-parole report.

Niente nella mia istruzione o di formazione potrebbe avere adeguatamente preparato per affrontare me con il volume incredibile di documenti richiesti in questo lavoro. E ricordate, non i computer allora. Tutto è stato scritto molto tempo mano e /o trascritto e poi a macchina e modificato.

Il primo paio di mesi ho trascorso la maggior parte del mio tempo a cercare di stare anche con il carico di lavoro — non avendo alcun tempo rimasto per il lavoro di ufficio — e lamentano stop. Dopo un po ', un consigliere anziano e più saggio mi prese da parte e mi ha avvertito che se volevo risparmiare un po' di tempo ho sprecato lamentano le pratiche burocratiche, vorrei avere più tempo per farlo. Così ho preso occupato di essere intelligente per ottenere questa montagna scontroso di sovraccarico di lavoro di ufficio fatto più veloce e meno dolorosamente con semplici liste di controllo Potrei riempire con entrambe le mani e la combinazione di tre diverse forme in uno solo. Presto stavo riempiendo tutti gli schedari e mi chiedevano di rallentare

Nel corso degli anni il mio obblighi di documentazione haven &';. T ottengono più facile, ma ci sono alcune cose che ho &'; ve imparato a tenere il sovraccarico di ottenere il meglio di me. Ecco sette consigli pratici per unload alcuni dei sovraccarichi e mantenere il mostro scartoffie di ottenere il meglio di voi:

1. Ovviamente i computer aiutano, ma se non si sta attenti si possono anche creare più lavoro e diventano la coda che agita il cane in tutto il luogo. Utilizzare la tecnologia informatica per semplificare il sovraccarico di lavoro di ufficio, non rendere più complicata.

2. Rendetevi conto che il multi-tasking è un mito. Quando si cerca di multi-task con lavoro di ufficio, tutto si finisce per fare è di cinque cose male. Prendete difficile, alto scartoffie priorità ad un posto tranquillo dove si può dare la vostra piena messa a fuoco senza interruzioni fastidiose o peggio ancora, altre persone &'; s priorità. Finire una cosa alla volta secondo una lista di priorità conveniente. E considerare sempre chiedere due buone domande: (a) Qual è il costo di fare questo? (b) Cosa ci produrrà?

3. D'accordo o no, la realtà è che montagne di carta solo ottenere più alto con lamentarsi, preoccupante, frustrazione, stress e altri pensieri e sentimenti negativi. Per quanto difficile possa essere, pesare il valore si avvicina alla montagna davanti a voi con un atteggiamento più positivo e poi guardarlo ottenere più piccolo. Un tale approccio positivo, can-do ha un modo di espandere il tempo e liberare l'energia di fare di più in meno tempo.

4. Rallentare e farlo bene la prima volta; ci vuole troppo tempo per tornare indietro e correggere gli errori frettolosi. Ricordate che lento e costante ottiene più fatto di incoerente iper-drive correre in giro a scatti. L'obiettivo è quello di usare il tempo in modo intelligente come un alleato piuttosto che cercare di attaccare come un nemico da controllare.

5. Regolarmente pianificare pezzi significativi di down-tempo in cui si può dedicare attenzione necessaria al mondano scartoffie noioso, noioso che ha un modo di accumularsi sulla scrivania. In caso contrario, ha vinto &'; t mai essere gestito solo a guardarla volerlo sarebbe andato via

6.. Continuamente valutare la produttività reale sulle priorità, apertamente e onestamente. Queste cose possono ottenere facilmente messo in minoranza da altre persone &'; s priorità se si lascia loro. Quella standard rispetto al quale valutare la priorità di fare qualsiasi cosa è, Quanto valore per la società che contribuirà completando questo?

7. La maggior parte delle incombenze comporta inutili ripetizioni o la ridondanza che può e deve essere eliminato. Cercare sprechi e duplicazioni e unire il doppio lavoro in un pezzo di carta. Scopo di ottenere il doppio di quanto fatto in metà del tempo. Personalmente ho vista tutta la montagna di sovraccarico di informazioni come un problema molto grave che è l'accattonaggio per noi per risolvere e semplificare.

Provare alcuni di questi suggerimenti e guardare te stesso ottenere il doppio di quanto fatto in metà del tempo. < . br>